Negativa risker är när det kan gå fel i ett projekt. Men det är också möjligt att riskerna är positiva. Ja verkligen! Vi tenderar att tänka mindre på positiv risk i projektledning, förmodligen för att teammedlemmar, chefer och projektsponsorer fokuserar mer på vad som kan gå fel.
Positiva risker är situationer som skulle kunna ge stora möjligheter om du bara utnyttjar dem effektivt. Det finns också formella förvaltningsstrategier för att reagera på positiva risker. De är: utnyttja, dela, förbättra och acceptera. Låt oss titta på dem mer i detalj.
Utnyttja
Denna responsstrategi försöker se till att risken inträffar, så att du får den upplevda nyttan av situationen. Enkla sätt att göra detta kan vara att träna teamet att ge dem extra kompetens eller att justera dina leveranser något så att de svarar bättre på möjligheten. Kom ihåg att positiv risk inte bara behöver gälla de resultat du skapar. Det kan också gälla hur du skapar dem.
Ett utmärkt exempel på detta är om någon i ditt team kommer på ett sätt att minska projektets tidsskalor med 10 % om du gör en förändring i en projektledningsprocess. Genom att utbilda människor i den nya processen kan du öka chansen att du utnyttjar möjligheten att leverera 10 % snabbare. Det kan vara svårt att komma på hur du kan utnyttja möjligheten så att du får situationen att hända. Lägg lite tid på att brainstorma för att se vad du kan hitta på.
Dela med sig
Ett utmärkt exempel på aktieresponsen är att bjuda på arbete. Du kanske upptäcker att ditt bud skulle bli mer framgångsrikt om du samarbetade (dvs. delade) med ett annat företag. Möjligheten (i det här fallet att vinna budet) skulle vara mer sannolikt om ni arbetade som ett team. Ett annat exempel kan vara om du bygger något, att arbeta i partnerskap med en specialistfirma för en viss komponent kan ge dig fördelen.
Förbättra
Att förbättra möjligheten kan komma till stånd när du fokuserar på orsakerna till möjligheten. Med andra ord, vilka är de faktorer som kommer att få denna positiva risk eller möjlighet att hända? Fundera på hur du kan påverka dessa faktorer. Detta kan vara genom att introducera mjukvarufunktioner för att göra den nya produkten mer säljbar eller delbar.
Den förlitar sig på att på ett adekvat sätt kunna formulera vad som kommer att orsaka en fördelaktig situation att hända så att du kan fokusera dina ansträngningar på lämpligt sätt. Få alla på projekt lag tillsammans för att komma på idéer. Du kommer att finna det lättare att ta reda på hur du bäst kan reagera på situationen eftersom positiva riskresponsstrategier kan vara utmanande att komma överens om.
Acceptera
Som ovan är detta "gör ingenting"-svaret. Det är ett helt giltigt svar, men ett som kanske behöver förklaras lite för din projektsponsor. Det betyder helt enkelt att du accepterar att möjligheten kommer att dyka upp eller inte. Du gör ingenting för att påverka det på något sätt, och du lägger inga planer på att hantera det. De mest troliga situationerna för att använda detta tillvägagångssätt är:
- När du vidtar åtgärder kommer att bli för kostsamt för den nytta du skulle få tillbaka om möjligheten hände.
- När åtgärder är oproportionerliga när det gäller arbete: det är för mycket ansträngning att sätta planerna på plats baserat på sannolikheten för att risken inträffar.
Det kan finnas andra situationer där du istället inte skulle göra något. Så länge du tar det här alternativet som ett övervägt tillvägagångssätt och inte för att du inte kom runt för att fatta ett beslut, så är det bra.
Talar om positiv risk
Den mesta riskhanteringen är inriktad på att försöka undvika situationer som kommer att vara dåliga för ditt projekt. Det är därför det kan vara svårt att få folk att tänka på de saker som kan gå rätt och hur man i dessa fall ska dra nytta av situationen och göra det bästa av det. Använd dina projektstyrelsemöten som utgångspunkt för den här typen av diskussion.
Vilken av dessa positiva riskresponsstrategier du än väljer, bör din riskresponsstrategi noteras i din risk Registrera.
