En effektiv internet- och e-postpolicy som hjälper anställda att förstå vad som förväntas av dem hur de använder sina enheter i arbetet är ett måste för arbetsgivare och anställda. Du vill gå på journal för att definiera vad anställda kan göra från arbete som tillhandahålls eller personalägda enheter som används av eller involverar dina anställda, din arbetsplats eller ditt företag.
När nästan 80 % av människorna i USA använder sociala medier har vägledning om vad anställda kan säga och dela blivit viktigare.De flesta anställda har inget emot riktlinjer eftersom de inte vill agera olämpligt eller ovetande över en gräns. Så utvecklingen av en rättvis, begriplig och förnuftig politik tillsammans med grundlig utbildning bör vara en högsta prioritet.
Överväg att använda denna exempelpolicy för internet och e-post för att ge dina anställda tydlig vägledning om vad som är lämplig internet- och e-postanvändning på jobbet. Anpassa den för att passa behoven i din kultur och den miljö du vill ge anställda på jobbet. För att vara säker på lagligheten i ditt område och i din bransch, kontakta en advokat.
Exempel på internet- och e-postpolicy för anställda
Röstbrevlåda, e-post och internetanvändning tilldelad en anställds dator eller telefon förlängningar är uteslutande i syfte att bedriva företagsverksamhet. Vissa arbetsuppgifter på företaget kräver tillgång till internet och användning av programvara utöver Microsoft Office-produkterna.
Endast personer som är lämpligt auktoriserade, för företagsändamål, får använda internet för att komma åt och ladda ner ytterligare programvara. Detta tillstånd är i allmänhet exklusivt för beslut som avdelningen för informationsteknologi (IT) fattar i samband med mänskliga resurser.
Procedur för åtkomst till programvara
Programvara som behövs utöver Microsoft Office-produkterna måste godkännas av din chef och laddas ner av IT-avdelningen. Om du behöver tillgång till programvara eller webbplatser som för närvarande inte finns på företagets nätverk, prata med din chef och rådgör med IT-avdelningen för att förklara vilken avkastning du förväntar dig att få från produkt.
Alla rimliga förfrågningar som inte anses vara en nätverksrisk kommer att beaktas. Syftet med denna policy är inte att begränsa anställdas tillgång till produkter som gör dig mer produktiv. Målet är snarare att minimera risken för organisationens nätverk.
Företagsägd utrustning
Alla enheter eller datorer inklusive, men inte begränsat till, bordstelefoner, smartphones, surfplattor, bärbara datorer, stationära datorer och iPads som företaget tillhandahåller för din användning, bör endast användas för företag företag. Tänk på att företaget äger enheterna och informationen på dessa enheter. Om du lämnar företaget av någon anledning kommer företaget att kräva att du lämnar tillbaka utrustningen på din sista arbetsdag.
Du får använda personliga elektroniska enheter som inte är anslutna till företagets nätverk för att komma åt lämpliga internetsidor under raster och lunch.
Internetanvändning
Internetanvändning på företagets tid eller användning av företagsägda enheter som är anslutna till företagets nätverk är endast behörig att bedriva företagsverksamhet. Detta begränsar möjligheten till brott mot säkerheten för konfidentiell företagsinformation.
Internetanvändning skapar också möjligheten för kontaminering av vårt system via virus eller spionprogram. Spionprogram tillåter obehöriga personer utanför företaget potentiell tillgång till företagslösenord och annan konfidentiell information.
Att ta bort sådana program från företagets nätverk kräver att IT-personal investerar tid och uppmärksamhet som är bättre ägnad åt att göra tekniska framsteg. Av denna anledning, och för att säkerställa korrekt användning av arbetstid, ber vi personalen att begränsa internetanvändningen.
Dessutom, under inga omständigheter får företagsägda datorer eller annan elektronisk utrustning, inklusive enheter som ägs av den anställde, vara används på företagets arbetstid för att skaffa, se eller nå pornografiskt eller på annat sätt omoraliskt, oetiskt eller icke-affärsrelaterat internet webbplatser. Att göra det kan leda till disciplinära åtgärder upp till och med uppsägning.
Sociala media
Din arbetsgivare förstår att en del av det du gör i sociala medier är uppsökande verksamhet som rekryterar nya medarbetare och stärker vårt företags varumärke. Många anställda har till och med sociala medieansvar i sina arbetsbeskrivningar, inklusive marknadsförare för sociala medier, teknisk support och rekryterare.
Din arbetsgivare förstår också att våra anställdas relation till en online-värld som du tillbringar tid i 24/7 kan leda till suddiga arbetstider och lediga tider. Vi uppmuntrar dig starkt att begränsa användningen av sociala medier till arbetsrelaterat innehåll och uppsökande verksamhet under arbetstid.
Dessutom är du förbjuden att dela konfidentiell eller skyddad information som tillhör eller handlar om företaget. Du uppmuntras starkt att inte dela nedsättande information som ställer ditt företag eller dina medarbetare i ett ogynnsamt ljus.
Företagets rykte och varumärke bör skyddas av alla anställda. Dina medarbetares liv och handlingar bör aldrig delas online. Vänligen notera preferenser för medarbetare – till exempel skaffa tillstånd från de som är föräldrar innan du använder namnet på deras barn online.
I sociala medier deltagande från arbetsenheter eller under arbetstid, sociala medier innehåll som diskriminerar någon skyddad klassificering inklusive ålder, ras, färg, religion, kön, nationellt ursprung, funktionshinder eller genetisk information är förbjudet.
Det är vår företagspolicy att även inkludera sexuella preferenser, könsidentitet och vikt under diskrimineringsskydd. Alla anställda som deltar i sociala medier och bryter mot denna policy kommer att hanteras enligt företaget trakasserier politik.
E-postanvändning på företaget
E-post ska endast användas för företagets verksamhet. Konfidentiell företagsinformation får inte delas utanför företaget, utan tillstånd, när som helst. Du får inte heller göra personliga affärer med företagets dator eller e-post.
Kom också ihåg detta när du överväger att vidarebefordra e-postmeddelanden som inte är affärsmässiga till medarbetare, familj eller vänner. Icke-affärsrelaterade e-postmeddelanden slösar tid och uppmärksamhet från företaget.
Att titta på pornografi, eller skicka pornografiska skämt eller berättelser via e-post, övervägs sexuella trakasserier och kommer att åtgärdas enligt vår policy för sexuella trakasserier. Omedelbar uppsägning är den vanligaste disciplinära åtgärden som företaget kan vidta i dessa fall.
E-postmeddelanden som diskriminerar
Allt e-postinnehåll som diskriminerar någon av de tidigare nämnda skyddade klassificeringarna är förbjudet. Alla anställda som skickar ett e-postmeddelande som bryter mot denna policy kommer att hanteras enligt trakasseripolicyn.
Dessa e-postmeddelanden är förbjudna på företaget. Att skicka eller vidarebefordra diskriminerande e-postmeddelanden kommer att resultera i disciplinära åtgärder som kan leda till uppsägning av anställningen.
Företaget äger anställd e-post
Tänk på att företaget äger all kommunikation som skickas via e-post eller som lagras på företagets utrustning. Ledningen och annan auktoriserad personal har rätt att när som helst få tillgång till allt material i din e-post eller på din företagsdator. Vänligen betrakta inte din elektroniska kommunikation, lagring eller åtkomst som privat om den skapas eller lagras i arbetssystem.
Om du behöver ytterligare information om innebörden av något av detta meddelande, vänligen kontakta din chef eller personalpersonalen för förtydligande.
