Kontorsassistenttjänster finns i alla branscher och delar en stor uppsättning kompetenser. Kontorsassistenter kallas ibland sekreterare eller administrativa assistenter, men vad de gör är att hjälpa till med att fungera på ett kontor.
Oavsett om kontoret tillhör en advokatbyrå, en medicinsk praxis, en utbildningsinstitution eller ett företag, är behoven liknande: någon måste arkivera register, upprätthålla scheman och ta hand om rutinkommunikation för de personer som använder kontor.
Vissa kontorsassistenter arbetar på distans. Virtuella assistenter arbetar vanligtvis hemifrån och utför uppgifter som en administrativ assistent eller sekreterare normalt skulle göra.
Arbetsuppgifter för kontorsassistent
Medan kontorsassistenttjänster i allmänhet liknar varandra, är jobbet fortfarande varierande - det varierar bara från dag till dag, snarare än från kontor till kontor. Idag kan du agera som en receptionist, imorgon kan det krävas reparation av skrivaren, och dagen efter det måste du överföra hela arkivskåpet till molnet. Du behöver en mycket bred kompetens för att lyckas.
Kontorsassistenter är bland de stora obesjungna hjältarna i affärsvärlden, för när du gör ditt jobb rätt är det ingen som märker det - kontoret verkar driva sig självt. Men vissa människor tycker om det snabba men ändå flexibla arbetet, känslan av att vara i hjärtat av allt. En bra sekreterare kan hitta arbete nästan var som helst, i vilken typ av organisation som helst.
Top Office Assistant färdigheter
Här är några av de bästa färdigheter som arbetsgivare letar efter när de anställer kontorspersonal.
Verbal kommunikationsförmåga
Kommunikation är en kritisk mjuk färdighet för en kontorsassistent. Du kommer att behöva interagera med din handledare, andra kontorspersonal, de yrkesverksamma som du hjälper, och eventuellt kunder eller personer på andra kontor i samma organisation. Ni arbetar alla som ett team och ni är dess främsta kommunikationsnav.
Du måste vara glad, hjälpsam, välinformerad, välformulerad och en god lyssnare varje dag.
- Svara i telefoner
- Kundrelationer
- Kommunikation
- Vidarekoppla telefonsamtal
- Meddelande tar
- Dirigera telefonsamtal
- Växel
- Telefon
- Muntlig kommunikation
Skriftlig kommunikationsförmåga
De flesta kontorsassistenter skriver mycket. De kan skriva anteckningar, fylla i formulär eller skriva utkast till brev eller e-postmeddelanden. Vissa skapar innehåll till företagets webbplats eller redigerar text åt andra. Tydlig, professionell skriftlig kommunikation är ett måste.
- Korrespondens
- E-post
- Post
- Utskick
- Skriver
- Ordbehandling
- Skriftlig kommunikation
Vänlighet
En kontorsassistent kan vara den första personen en kund ser när han kommer in på kontoret. Om kontorets primära person råkar vara ute för tillfället kan kontorsassistenten vara den enda personen som besökaren interagerar med. Du måste vara redo att välkomna varje besökare med ett leende och ett vänligt ord och att hjälpa dem med vad de behöver så långt du kan. Så goda interpersonella färdigheter är en nödvändighet.
- Kundservice
- Leda besökare
- Flexibel
- Vänlig
- Hälsa gästerna
- Interpersonell
- Positiv attityd
- Pålitlighet
- Välkomna besökare
Tekniska färdigheter
Förr i tiden skrev sekreterare mycket. Tiderna har förändrats och tekniken likaså, men kontorsassistenter kan fortfarande förvänta sig att spendera mycket tid framför ett tangentbord. Istället för en skrivmaskin måste du känna dig runt en mängd olika programvaror. Att veta hur man gör lite lätt teknisk support och hur man fixar en motsträvig skrivare skadar inte heller.
- Dator
- Google Dokument
- Google Drive
- Google Formulär
- Google Kalkylark
- Google Presentationer
- Gmail
- Internet
- Microsoft excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- Slak
- Teknologi
- Videokonferenser
- Zoom
Organisation
Kontorsassistenter måste vara extremt organiserade för att effektivt kunna jonglera med sina många uppgifter. Du måste hjälpa till att hålla andra människor organiserade också, från att underhålla kalendrar till att hålla ordning på kontoret.
- Administrativt stöd
- Utnämningar
- Fakturering
- Kalendrar
- Prästerlig
- Datainmatning
- Levererar post
- Elektronisk arkivering
- Kostnadsredovisningar
- Arkivering
- Drift i receptionen
- Pengarhantering
- Kontorsuppgifter
- Kontors material
- Inventering av kontorsmaterial
- Kontorsmaterial
- Office Support
- Organisation
- Pappersarbete
- Frakt
Problemlösningsförmåga
Problemlösning eller kritiskt tänkande är viktigt för alla kontorsassistenter, eftersom du ofta är den person som andra kommer till med frågor eller problem.
- Samordna kontorsaktiviteter
- Möten
- Problemlösningsförmåga
- Svara på förfrågningar
- Schemaläggning
- Screening och dirigering av samtal
- Kalkylblad
- Lagarbete
- Tidsplanering
- Researrangemang
Exempel på CV och följebrev
Granska exempel på CV och följebrev, och få mallar att ladda ner, för en mängd olika kontorsbefattningar:
- Administrativ assistent CV
- Följebrev för administrativ assistent
- Personlig assistent CV
- Receptionist CV
- Receptionist följebrev
- Exempel på företagsresumé
Hur du visar upp dina färdigheter
- Namnen på dessa färdigheter fungerar som nyckelord, så använd så många du kan när du skriver ditt CV.
- Du kan använda samma sökord i ditt följebrev. Fokusera specifikt på de som din blivande arbetsgivare bryr sig mest om.
- Se till att du har minst ett exempel på en gång du visade färdigheter från varje kategori redo att dela med intervjuare.
