Viktiga färdigheter för kontorsjobb

Kontorarbete säkerställer att ett kontor fungerar smidigt och effektivt. Det involverar de dagliga administrativa uppgifterna på ett kontor, som att svara i telefoner, schemalägga möten, skicka fax och arkivera dokument.

Administrativa och administrativa färdigheter är användbara för nästan alla som arbetar på ett kontor. De flesta anställda behöver göra åtminstone en del kontorsarbete. Därför är dessa färdigheter viktiga oavsett din officiella tjänstetitel. Kontorstjänstemän och sekreterare behöver ha särskilt starka kontorsfärdigheter. Anställda i dessa positioner utför majoriteten av ett kontors vardagliga uppgifter.

Typer av kontorsjobb

Medan vissa människor använder dessa jobbtitlar omväxlande, skiljer sig kontorstjänstemän och sekreterare från administrativa assistenter. Administrativa assistenter behöver ofta en högskoleexamen och får mer ansvar, inklusive att leda projekt och ibland leda team.

Däremot behöver kontorister och sekreterare vanligtvis inte omfattande utbildning utöver en gymnasieexamen (även om det finns högre utbildningsprogram som fokuserar på kontors- och sekreterararbete). Tjänstemän och sekreterare sköter den dagliga verksamheten på ett kontor men har i allmänhet inte ledningsansvar.

Kontorister och sekreterare arbetar i en mängd olika branscher, inklusive finans, affärer, medicin, myndigheter och juridik.Vissa av dessa positioner kräver specifika färdigheter. Det finns dock grundläggande färdigheter som är nödvändiga för nästan varje kontors- och administrativ assistenttjänst.

Bästa kontorsfärdigheter

Listan nedan beskriver kontorsfärdigheter som arbetsgivare söker hos kandidater för anställning. Inkluderat är en detaljerad lista över de fem viktigaste kontorsfärdigheterna, samt kompletterande listor över relaterade administrativa färdigheter.

Uppmärksamhet på detaljer

Kontorarbete innebär att uppmärksamma de dagliga detaljerna på ett kontor – saker som andra människor kan förbise – som att svara på och hålla reda på e-postmeddelanden, spåra möten och granska dokument. Som kontorist eller sekreterare är det viktigt att fokusera på dessa detaljer och inte låta något glida mellan stolarna. Till exempel förväntas tjänstemännen granska dokument för eventuella stavfel eller fel innan de går ut till intressenter.

• Aktivt lyssnande
• Analytisk
• Flit
• Identifiera risk
• Göra researrangemang
• Observation
• Organisation
• Planera
• Prioritering
• Problemlösning
• Resonemang
• Journalföring
• Schemaläggning av möten
• Tidsplanering
• Skriver

Kommunikation

Tjänstemän måste ha starka skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga med överordnade, kollegor och kunder. De kommer vanligtvis att svara på telefoner, skriva PM, skicka e-postmeddelanden och hälsa på kunder och kunder.De måste kunna tala och skriva tydligt och effektivt och på ett sätt som är lätt att förstå. Kontorister och sekreterare kommunicerar med många olika personligheter dagligen, så att du vet hur man gör att effektivt kommunicera med medarbetare kommer att betyda skillnaden mellan en långsiktig karriär och kortsiktig ett.

• Svarar i telefoner
• Kommunikation
• Korrespondens
• Kundservice
• Delegera
• E-post
• Faxa
• Reception
• Språkkunskaper
• Lyssnande
• Muntlig kommunikation
• Korrekturläsning
• Lagarbete
• Skriftlig kommunikation

Datorfärdigheter

I dessa tider är datorkunskaper avgörande för alla kontorsjobb. Tjänstemän och sekreterare måste vara snabba och noggranna maskinskrivare. De är vanligtvis också skyldiga att göra viss datainmatning, så de bör vara bekanta med Microsoft Excel och annan programvara för datainmatning. De bör också vara bekanta med andra Microsoft Office-program, såsom Word och PowerPoint. Eventuella ytterligare datorkunskaper, såsom förmågan att designa eller redigera webbsidor, skulle anses vara ett stort plus.

• Leverantörsreskontra/reskontra
• Datainmatning
• Datahantering
• Datavisualisering
• Databas flytande
• Desktop publishing
• Digitala kalendrar (Google, Outlook, etc.)
• E-postkommunikation
• Microsoft Office
• Kontorsmaskiner
• Kalkylblad
• Skriver
• Ordbehandling

Räknefärdighet

Kontorarbete innebär räknekunskap, vilket kräver grundläggande matematiska färdigheter för att förstå numerisk information. Vissa kontorister ansvarar i viss mån för bokföring och/eller redovisning för ett företag, bland andra numeriska uppgifter. Tjänstemän som kan utföra dessa funktioner snabbt och effektivt kommer att trivas i dessa roller. Om du inte är en stor matematiker, oroa dig inte. Se bara till att ha grundläggande matematiska färdigheter och analytiskt tänkande.

• Bokföring
• Noggrannhet
• Aritmetisk
• Beräkning
• Fakturering
• Bokföring
• Budgetering
• Dataanalys
• Uppskattning
• Bekostnad
• Logiskt tänkande
• Organisera information
• Kalkylblad
• Teknologi
• Förstå trender
• Väg olika alternativ

Organisation

Tjänstemän och sekreterare måste vara organiserade eftersom de ansvarar för att se till att kontoret fungerar smidigt. Deras uppgifter kommer att innebära att hålla reda på arbetsgivarens schema, svara på e-post och telefonsamtal och underhålla filer.

Att ha starka organisatoriska färdigheter gör att du kan utföra dessa uppgifter effektivt. Det kommer att vara bra att inventera de områden där du är organiserad och vad du bör arbeta med. Att skriva ner uppgifter och saker att komma ihåg på lappar är till exempel ett sätt att säkerställa att ingenting förbises.

• bedömning
• Samarbete
• Beslutsfattande
• Delegation
• Levererar post
• Dokumentera
• Effektiv
• Arkivering
• Förvaltning
• Göra flera saker samtidigt
• Kontorsledning
• Tillsyn
• Kopiering och sortering
• Fysisk organisation
• Planera
• Att prioritera
• Journalföring
• Sortering
• Tidsplanering

Problemlösning

Att vara en stark problemlösare är nyckeln till att effektivt utföra kontorsfunktioner och problem när de uppstår. Beroende på omfattningen av din roll kommer du att behöva lösa problem med kunder, bland kollegor, eller tekniska problem. Att göra det i tid och samtidigt behålla lugnet under press kommer att säkerställa det bästa resultatet varje gång.

• Aktivt lyssnande
• Anpassningsförmåga
• Analyserar
• Kommunikation
• Kreativt tänkande
• Kritiskt tänkande
• Kundklagomål
• Beslutsfattande
• Delegera
• Känslomässiga färdigheter
• Interpersonell
• Överväldigande
• Elasticitet
• Riskhantering
• Teknisk felsökning

Rådighet

Som kontorist kommer att kunna anpassa dig hjälpa dig att trivas i en miljö med högt tempo. Du förväntas få jobbet gjort under förändringstider och vara en pålitlig resurs för dina kollegor. Att göra det effektivt kommer att kräva en rad färdigheter, från multitasking och kritiskt tänkande till öppenhet. Det kan finnas vissa fall där din chef eller en överordnad inte kan hjälpa dig med felsökning. Har du förmågan att arbeta självständigt under press blir du en framstående medarbetare.

• Administrativt kunnande
• Kreativt tänkande
• Flexibilitet
• Hantera förfrågningar
• Oberoende
• Övervakning av kontorsinventering
• Göra flera saker samtidigt
• Öppenhet
• Uthållighet
• Kopiering/skanning
• Proaktiv
• Problemlösning 
• Forskning
• Självdisciplin

Viktiga mjuka färdigheter

Utöver dessa fem främsta kontorsfärdigheter har de bästa kontorsarbetarna också mjuka färdigheter som ofta är medfödda personlighetsdrag snarare än inlärda kompetenser.

Dessa inkluderar starka interpersonella färdigheter, lagarbete, flexibilitet, pålitlighet, anpassningsförmåga och kreativitet. De är väsentliga egenskaper för kontorschefer, receptionister, personliga assistenter, kontorsassistenter och verkställande assistenter.