Hantera förändringar i arbetsprojekt

Projektledare lägger mycket tid på att ta fram planer och fastställa teammål. Sponsorer, intressenter och team lägger sedan ner mycket tid på att göra ändringar i arbetets omfattning och utbyggnadsprocessen. Att ha en tydlig, lätt förändringshanteringsprocessen på plats och ett stadigt öga på helheten, även när några av detaljerna ändras, går långt för att hålla projektet framåt och låta dig hålla dig kall.

Acceptera att förändring sker

Förändringar sker vid praktiskt taget varje punkt av projektlednings livscykel. Genom att inse att förändringar är oundvikliga – ja, ofta fördelaktiga – gör delar av processen det möjligt för de bästa projektledarna att anta mer agila metoder för planering och genomförande. Att ha strategier på plats för att effektivt hantera förändringar när de inträffar är det snabbaste sättet att behålla allas ögon på priset, även inför vad som ibland kan tyckas ständiga förändringar riktning.

En definierad, strukturerad förändringshanteringsprocess är din exekveringshandbok; din strategi "bibel". Det kommer att definiera, för dig, hur du bäst kan svara som ledare på förslag – till och med krav – på förändring inom utvecklingsprocessen. Det kommer att hjälpa dig att navigera, graciöst och med säkerhet, ibland kontroversiella samarbetslandskap mot att uppnå alla parters slutliga mål.

Förändringshanteringsprocessen

Förändringshanteringsprocessen ser ut så här:

• Ta emot begäran/krav på ändring i process på projekt
• Bedöm ändringsförfrågan/efterfrågan med fokus på projektbudget gällande:
  • material
  • eventuella relevanta tillståndskrav
  • man timmar
  • förlorad/vunnen tid
• Förbered och presentera för projektets aktieägare/kontakta dina rekommendationer för hur du ska gå tillväga i förhållande till begäran(n)
• Få aktieägarbeslut godkännande eller avslag på att fortsätta

Låt oss titta på vart och ett av dessa steg i tur och ordning:

Ta emot förfrågan/krav på ändring i process på projekt

Du kommer att få en förfrågan om att ändra projektet på hundratals olika sätt: i ett möte, via e-post, på telefon, i korridoren när du rusar ut från kontoret på kvällen. Helst får du informationen på ett formulär för ändringsförfrågan, men du bör veta att i verkligheten är många viktiga intressenter tror att det är projektledarens jobb att fylla i den här typen av pappersarbete – och i ditt företag kan det vara.

Mallen för begäran om projektändring (mer om det inom en minut) bör exakt och kortfattat fånga alla detaljer i begäran, hur informellt de än kommer till dig. När du känner att alla detaljer är korrekt registrerade, kör formuläret förbi initiativtagaren för att verifiera att alla punkter har behandlats fullständigt.

Kom ihåg att förändringar också kan handla om att träna. Anta inte alltid att förändringar kommer att relatera till att lägga ner arbete. Processen är densamma oavsett om du ökar eller minskar projektomfattningen.

Utför förändringsbedömning

Titta på ändringsförfrågan i detalj. Du kommer att bedöma effekten på:

• Schema
• Dokumentation
• Arbete som gjorts hittills och arbete som fortfarande återstår
• Budget
• Kvalitetsåtgärder
• Omfattning
• Resurstillgänglighet

Till exempel kan en mjukvaruändring uppskattas till fem dagar. Detta skulle inte bara lägga till fem dagar till schemat eftersom det skulle driva ut en annan uppgift och flytta den inom en tidsram där nyckelresursen är på semester. Den uppgiften skulle också behöva flyttas, så totalt sett skulle denna förändring lägga till åtta dagar till schemat. Det skulle kosta $5 000 att göra, och de extra åtta dagarna driver oss in i ytterligare en månad med leverantörskontraktet, så det finns kostnader att ta hänsyn till även där. Kvaliteten förblir densamma men omfattningen ändras för att införliva den nya förändringen. All relevant dokumentation skulle behöva uppdateras inklusive projektplanen och utbildningsmanualer, som redan har påbörjats.

Så i den stora bilden har en enkel förändring på fem dagar rungande effekter. Det är viktigt att överväga alla relevanta faktorer innan du fattar ett genomförandebeslut, eftersom en helhetsbild kan förändra resultatet.

Förbered och presentera rekommendationer

Beväpnad med en förståelse för den fulla effekten av den begärda ändringen eller ändringarna, presentera dina rekommendationer angående skiftets lönsamhet.

I vissa fall kommer ändringar inte att genomföras eftersom den upplevda nyttan blir mindre än kostnaden. I andra fall kan tillräcklig nytta hittas för att kompensera kostnaderna för att utföra det extra arbetet. Andra fall kommer fortfarande att visa sig att förändringar är oundvikliga och utanför din kontroll, oavsett negativa effekt, till följd av regulatoriska eller efterlevnadsfrågor, eller interna frågor såsom organisatoriska omstrukturering.

Beslutet

För små ändringar som faller inom din behörighetsgräns ligger beslutet om att acceptera eller förkasta ändringar hos dig (med rätt input från teamet). Allt större bör godkännas av projektsponsorn eller projektstyrelsen. Villkor för vad som faller under vilken kategori är i allmänhet tydligt skrivna i början av ett projekt.

Oavsett resultatet är det viktigt att hålla alla involverade i processen informerade. Att alienera teammedlemmar när som helst i utvecklingen kan kosta integriteten för hela projektet, och även eventuella framtida samarbeten.

Ändringshanteringsverktyg

Ett antal verktyg för förändringshantering har utvecklats för att göra denna process enklare och mer strömlinjeformad. Centralt i varje verktygslåda för förändringshantering bör vara:

• En checklista eller processkarta som leder intressenter genom de rätta stegen för att göra en förändring av projektets omfattning
• Ett formulär för begäran om malländring (Notera: Om dina projekt fungerar online från ett automatiserat arbetsflöde är det en bra idé att ha detta formulär inkluderat i din dokumentlista)

Utveckla ett formulär för begäran om projektändring

Blanketten för begäran om projektändring bör innehålla:

• Namnet på den person som begär ändringen (”begäraren”).
• En unik identifierare, som ett ändringsnummer (du kan lägga till detta på dig själv senare eftersom det är osannolikt att någon av personerna som gör begäran och använder formuläret kommer att veta vad de ska ange här).
• En beskrivning av den föreslagna ändringen, så detaljerad som möjligt.
• Ändringens kategori. Helst bör begäranden kunna välja från en i förväg ifylld kategori för detta avsnitt så att de bara behöver kryssa i rutan. Det här är ett bra ställe att notera om en ändringsbegäran är relaterad till reglering eller intern efterlevnad — om det är det (på riktigt) kan du kringgå många av planerings- och bedömningsstegen och helt enkelt gå vidare Det.
• "varför" av förändringen. Vad är motiveringen för att genomföra den? Varför vill den som begär det?
• Den föreslagna förändringens potentiella inverkan på olika delar av projektet, inklusive tid, kostnad, kvalitet och omfattning. Begäraren kanske inte har alla detaljer så kan behöva din hjälp med att fylla i dessa tomrum genom ändringsbedömningssteget. Det minsta du letar efter vid denna tidpunkt är ett förtydligande av om det kan öka, minska eller ändra de befintliga projektparametrarna.

Blanketter för ändringsförfrågningar bör avrundas med utrymme för detaljer som du kan fylla i eftersom ändringen diskuteras ytterligare. En mall bör även innehålla utrymme för:

• Ändra beslut: Acceptera, avvisa eller skjuta upp
• Namn på den person som fattar beslutet (eller gruppen) plus datum för beslutet och eventuella ytterligare kommentarer.

Förändringar och projektomfattningsledning

Projektomfattningshantering är processen som filtrerar och förfinar distinktionerna mellan vad som är nödvändigt för att genomföra ett projekt framgångsrikt och vad som inte är det. När projektändringsförfrågningar tas emot är det nödvändigt att överväga hur dessa ändringar kan påverka projektet överlag. Din förändringshanteringsprocess hjälper dig att förfina och definiera i sammanhanget varför en förändring är eller inte är praktisk eller nödvändig.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Sjätte upplagans täckning projekt förändringshantering är värt att nämna eftersom det inte är så intuitivt som du kanske tror. "PMBOK-guiden" innehåller utmärkta startguider i form av en process som kallas "Kontrollomfattning" i avsnittet Projektomfattningshantering. Förändringshanteringsprocessen på projekt behöver dock hanteras på ett mer integrerat sätt, och det återspeglas i texten. "PMBOK Guide"-användare bör också hänvisa till Utför integrerad ändringskontroll process eftersom den tydligt anger hur allt hänger ihop i det större landskapet.

I syfte att bli en PMP, är det viktigt att förstå hur "PMBOK-guiden" täcker förändringshantering eftersom det kommer att vara en del av din undersökning. Men kom ihåg att förändringshanteringsprocessen du faktiskt kommer att använda i projekt måste vara integrerad, lätt att följa och praktisk.

Leda ditt team genom förändringsprocessen

Projektteamet är avgörande för framgången för alla projekt, så det hjälper att ha dem aktivt engagerade när de hanterar förändringar i processen.

Här är fem sätt som du kan hjälpa ditt team att snabbt komma överens med processen för projektförändringshantering:

1. Var öppen med ändringar. Låt ditt team veta att förändringar i projekt förväntas.

2. Var öppen om processen. Förändringshanteringsprocessen som diskuteras här faller inte naturligt för alla. De flesta teammedlemmar vet inte vad som förväntas av dem förrän de har fått råd. Skapa en genomgång för att gå igenom processen med dem, och låt var och en få veta vad deras roll är i genomförandet.

3. Gör det enkelt. Projektbyten är ofta i bästa fall kontrollerat kaos. Stegen du tar för att framgångsrikt navigera i den definiera din skicklighet som projektledare. Ditt team kan tycka att förändringar är oroväckande – särskilt stora eller sådana som vänder på beslut som länge ansågs vara avklarade och hinder som länge anses vara klara. Schemat är fel, budgeten kan vara annorlunda, kraven är säkert olika.

Ditt team ser till dig för vägledning och stabilisering. Gör processen så enkel som möjligt för dem.

4. Var där för att hjälpa till. Ett nytt sätt att arbeta tar tid att framgångsrikt integrera. Om du tidigare har hanterat projektförändringar på ett informellt sätt (eller inte alls) kan det ta ett tag att byta till en formell process bli "så här vi gör saker här". Låt teamet veta att du finns där för att hjälpa dem om de behöver springa något förbi dig.

5. Var inte rädd för att säga nej. Alla förändringar är inte vettiga förslag. Låt ditt team veta att om de känner starkt för att en förändring inte är det rätta för projektet just nu, kommer du att stå vid sidan av dem i det samtalet med den som begär förändring.

Att misslyckas med att hantera förändringar effektivt är det främsta sättet för ett projekt att spåra ur helt, så se upp. Med rätt information och processer kan projektförändringar hanteras på ett kontrollerat, smart och fördelaktigt sätt för alla inblandade.