Dagarna när nästan alla arbetade 9-till-5-scheman är över. Många arbetsgivare har förväntningarna att du ska vara uppkopplad – och tillgänglig – även när du inte är på kontoret. Arbetsbelastningen är tyngre och kraven på produktivitet är högre.
Anställda måste arbeta smartare och mer effektivt än någonsin för att uppnå allt detta. Det kan resultera i utbrändhet för många, men det blir en möjlighet för andra att förnya sig och sticka ut från mängden. Du kan sänka din stressnivå och förbättra din arbetsprestation om du använder rätt kombination av tidsplaneringsmetoder.
Sätt framstegsmål
Du kommer sällan att uppnå absolut perfektion, och det är nästan alltid onödigt ändå. Perfektionism kan leda till mikrohantering, dåliga relationer med arbetskamrater, förhalning, låg produktivitet, depression, stress och ångest.
De mest framgångsrika är de som är nöjda när ett jobb har slutförts med bästa möjliga insats. De sparar sitt behov av perfektion för verkligt viktiga saker.
Att regelbundet tvinga dig själv att erkänna alla framsteg, oavsett hur små, kommer att hjälpa dig att känna dig mer positiv och energisk.
Du kommer alltid att bli mer produktiv om du fokuserar på framsteg framför perfektion.
Använd Batching
Att ständigt kontrollera och svara på din e-post, röstbrevlåda och andra meddelanden avbryter bara din arbetsdag och din tankegång. Det kan hämma produktiviteten, särskilt i jobb som kräver kreativa, innovativa eller strategiskt tänkande.
Lär dig att svara på inkommande meddelanden i omgångar och överväg att kontrollera dem bara två eller tre gånger om dagen – såvida det inte är en viktig del av ditt jobb att hålla reda på dem förstås. Även då, försök att schemalägga tider för att checka in. Var tydlig annars.
Använd principen "Gör, Delegera, Ta bort eller Arkiv" för att hantera e-postmeddelanden, brev, räkningar, textmeddelanden, röstmeddelanden och andra förfrågningar.
Integrera teknik du redan känner till...
Du är förmodligen bekant med ett antal datorprogram och mobilappar som kan halvera tiden för att utföra vissa uppgifter. Ta en stund för att se hur några av dessa program eller verktyg kan påskynda ditt professionella arbete eller göra det bättre. Mycket av denna programvara är ofta underutnyttjad.
Att vänja sig vid att göra teknik till en del av din arbetsdag kan kännas klumpig i början, särskilt om du är gammal, men din produktivitet borde vara mycket högre när du vänjer dig.
...och lär dig ny teknik
Sök efter högproduktivitetsprogram och investera lite tid på egen hand för att lära dig dem. Många av dessa program erbjuder handledning gratis eller till låg kostnad. Vissa företag kommer att betala för att du ska bli certifierad i vissa program.
Många digitala verktyg kan hjälpa dig att organisera ett brett utbud av kund- och produktdetaljer, vilket möjliggör snabb och enkel återkallelse. Överväg också att anta ett personligt schemaläggningsprogram som låter hålla och organisera kalendrar, att göra-listor, arbetsplaner och kontaktkataloger.
Få hjälp av ditt team
Du behöver inte göra allt själv. Andra människor är kapabla att hantera några av de uppgifter du vanligtvis reserverar för dig själv, särskilt om du arbetar i ett team. Att ta lite extra tid för att diskutera med andra vad som behöver göras kan avslöja att vissa av dina ansvarsområden faller under en annan arbetsbeskrivning.
Fundera på vilka uppgifter du kan dela med andra, sedan långsamt börja paketera några av dem ut. Det låter dig fokusera på högprioriterade frågor samtidigt som dina medarbetare får en chans att växa och glänsa.
Var inte rädd för att säga "nej"
Lär dig att tacka nej artigt men bestämt när det är möjligt om någon ber dig att göra något som inte är din prioritet. Påminn dig själv om att att säga nej till en sak ger dig friheten att säga "ja" till något annat som är viktigare och värdigare för din tid och dina färdigheter.
Du är mycket mer benägen att svika någon genom att inte avsluta allt på din tallrik än genom att avböja att ta på dig ytterligare uppgifter.
Ta en paus
Även de mest upptagna människor behöver rensa sina sinnen och sträcka på benen då och då. Ta en fem till tio minuters andning då och då. Använd den tiden till att ta en rask promenad utanför eller till och med runt kontoret. Gör några stretchövningar, eller gå upp och ner för trappan några gånger. Drick vatten. Ät ett hälsosamt mellanmål.
Att ta ett kort steg bort från ditt arbete kommer att slappna av i kroppen och föryngra ditt sinne. Du kanske till och med upptäcker att du är mindre nedstämd när du kommer hem efter timmar.
Fråga efter hjälp
Lid inte i det tysta om du är överväldigad och det orsakar dig onödig stress. Var transparent med dina kamrater och handledare, åtminstone så mycket som möjligt. Ohållbara arbetssituationer kan oftast lindras om man kommunicerar tydligt om vad som är på gång.
Ju tidigare du kan informera dina teammedlemmar, desto bättre. Du bör kunna förutse arbetsbelastningsproblem om du har varit på ditt jobb ett tag. Inget är värre än att inse att du inte kommer att klara det precis innan en stor deadline.
Poängen
Använd teknik för att öka din produktivitet: Dra nytta av produktivitetshöjande program och appar.
Fråga efter hjälp: Var inte rädd för att fråga om du behöver hjälp med ett projekt eller hjälp med att hantera stress på arbetsplatsen.
Ta en paus: En paus på bara några minuter kan hjälpa dig att fokusera igen och komma tillbaka på rätt spår när du känner dig överväldigad.
Prata med en professionell rådgivare: Prata med en professionell eller terapeut om att uppnå ett balanserat liv fortsätter att vara en utmaning för dig eller om du upplever kronisk stress på arbetsplatsen. Om din arbetsgivare har ett anställdassistansprogram (EAP), kontrollera hur programmet kan hjälpa.
