Nollbaserad budgetering låter som en av de idéer som nybörjare introducerar i en konversation när de vill imponera på industrichefer och ängelinvesterare. Men konceptet behöver inte skrämma bort dig eller få dig att försöka använda det vid varje nätverksevenemang. Förstå istället att det är en rudimentär strategi för företagsledning som företag använder på alla skala, från mikroföretag till multinationella företag, och det kan också hjälpa ditt företag att växa med hållbarhet.
Nollbaserad budget
Med utgångspunkt från en "nollbas" (d.v.s. utan saldon eller utgifter som överförs), budgeteras varje period i ett företags kalender helt i förhållande till behoven och kostnaderna för den perioden. Oavsett om det är en månad, ett kvartal eller årligen kan en period vara vilken tidsmätning som helst som fungerar bäst för ditt företag.
I början av en ny period är de ekonomiska kraven och motiverade utgifter de primära insatser för företagets budget, oavsett om budgeten var högre eller lägre den tidigare period. När nästa period börjar återgår du till nollbasen och upprepar processen.
Hur det fungerar
Traditionell budgetering, eller kostnadsbaserad budgetering, innebär att styra ett företags verksamhet utifrån budgeten från tidigare perioder. Till exempel, om ett företag räknar med en ökning på 5 procent i produktionen tack vare att man landar en ny kund, lägger de helt enkelt till 5 procent till budgeten från perioden innan. Kostnadsbaserad budgetering förutsätter att alla tidigare utgifter för produktion och drift är nödvändiga och går vidare med att upprätthålla budgeten för dessa funktioner utan ytterligare analys.
I nollbaserad budgetering måste varje utgift motiveras varje period, så återkommande utgifter ses över, sedan godkänns, justeras eller avvecklas baserat på nödvändighet. Och nya utgifter analyseras med samma uppmärksamhet som i traditionell budgetering, men alltid med insikten om att kostnaderna ska optimeras för effektivitet och värde.
Om du till exempel är en soloprenör som driver ett kreativt pappersvaruföretag utanför ditt hem, kanske du väljer att implementera en nollbaserad budget för att förbättra effektiviteten efter att du bestämt dig för att ta ditt företag internationellt och skicka utomlands. Ett område som detta kan påverka är dina utskriftskostnader. Efter en omfattande granskning insåg du att du kunde kompensera för de extra fraktavgifterna och förkorta handläggningstiden med köpa två nya skrivare och dra fördel av bulkköp för skrivarbläck tack vare ett nytt partnerskap med en lokal leverantör. Varje period skulle du granska alla eller dina utgifter för att avgöra om kostnaden är motiverad i din budget med en värdefull avkastning på din investering.
Hur man kommer igång
Stegen för att initiera en nollbaserad budgeteringsmetod är enkla:
- Identifiera ditt mål. Hoppas du öka intäkterna med 10 procent? Vill du sänka kostnaderna med 2 procent? Ditt mål måste vara mätbart och uppnåeligt inom den tidsram du har valt.
- Fundera över hur du kan uppnå detta mål. Vad har du i din arsenal som kan användas för att justera kostnader, effektivitet eller resurser för att nå ditt mål?
- Granska dina alternativ från steg 2. Skulle implementering av en uppgift hjälpa dig att nå ditt mål? Eller behöver du implementera flera handlingssätt? Och i så fall, rullar du ut dem individuellt över tiden eller alla på en gång?
- Prioritera dina nya uppgifter och dokumentera nödvändiga kostnader för implementering.
- Utvärdera Allt de kostnader och utgifter som krävs för den kommande perioden i varje aspekt av ditt företag (eller den avdelning du planerar att anpassa för att nå ditt mål). Inkludera nödvändiga kostnader för de nya uppgifterna som du dokumenterade i steg 4.
- Om utvärderingen uppfyller ditt godkännande och alla utgifter är motiverade, engagera dig i implementeringen och följ din budget.
- I slutet av perioden, undersök dina mätningar och avgör om du har uppnått ditt mål. Gick implementeringen smidigt? Om misstag gjordes, vill du justera och gå vidare med processen under nästa period? Eller avbryta uppgiften/uppgifterna helt och hållet?
- Börja om vid steg 1 i början av en ny period.
Varför det kan vara rätt för dig
På grund av dess detaljerade struktur tillåter nollbaserad budgetering företagare att införliva nya strategier under en tidsperiod utan rädsla för att förlora hållbarhet. Processen ställs ofta upp på rullande basis och erbjuder företagsägare möjligheten att djupdyka i deras genomförandeplaner och undvika carte blanche budgetökningar som kanske inte visar avkastning på investeringen länge tidsperioder.
Ett annat plus med denna företagsledningsmetod är att den effektivt kan sänka kostnaderna för den dagliga verksamheten. Resurser tilldelas endast när de behövs, vilket minskar slöseri och redundans samtidigt som kommunikationen mellan avdelningar som kräver bättre samordning för att hålla budgeten ökar.
Varför det kanske inte passar dig
Det är sant att metoden kan leda till lägre driftskostnader för stora företag, men detta innebär ofta att avdelningar som inte producerar intäkter kan bli korta eller underfinansierade. Där vissa delar av din budget, såsom produktion eller försäljning, enkelt kan motivera sina utgifter, andra nödvändiga funktioner som kundservice eller forskning och utveckling kan ha svårare att motivera sina utgifter utöver det bara minimum.
En annan nackdel med nollbaserad budgetering är att det kan vara tidskrävande jämfört med kostnadsbaserad budgetering eller aktivitetsbaserad budgetering. Detta gäller särskilt för större företag, men det gäller även för småföretagare. Att gå igenom varje rad varje period för att motivera dess nödvändighet kan vara arbetskrävande och en ineffektiv användning av din tid.
Vart den kan ta dig
Oavsett ditt företags storlek kräver nollbaserad budgetering att du tar en närmare titt på vad som driver värdet i din process. Även om det är tidskrävande, är det en metod som, när den används på rätt sätt, kan leda till större hållbarhet och balanserad tillväxt.
I slutändan kommer varje entreprenör som väljer att använda nollbaserad budgetering för sin verksamhet lär dig verkligen vikten av att investera tid och resurser för att styra verksamhetens effektivitet och värde.
