Vad är det bästa sättet att skriva ett brev? Fungerar pappersbrev fortfarande eller är e-post ett bättre alternativ? Det finns inte ett bästa sätt att kommunicera. I vissa fall är det vettigt att kommunicera via e-post, vid andra tillfällen kan du behöva skicka traditionella maskinskrivna, tryckta och signerade brev.
Vilken du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens.
E-post är snabbare och enklare, men vissa e-postmeddelanden öppnas aldrig och beroende på vem du är skriver till och varför du skriver, kan du behöva posta ett maskinskrivet och undertecknat brev eller till och med ladda upp det uppkopplad.
Vilken typ av meddelande du väljer beror på vem du kommunicerar med och syftet med din korrespondens.
Riktlinjer för att skriva professionella brev och e-post
Här är riktlinjer för att skriva brev och e-postmeddelanden, inklusive hur du skriver, formaterar och korrekturläser dina brev, med exempel på olika typer av affärsbrev.
Vad ska inkluderas i ett brev eller e-postmeddelande
Oavsett hur du kommunicerar innehåller välskrivna brev flera avsnitt. Vad du inkluderar i varje avsnitt och hur dokumentet formateras beror på om du skickar ett maskinskrivet brev eller ett e-postmeddelande.
Den här guiden för att skriva brev innehåller vad som bör anges i varje del av ett brev, hur man adresserar och signerar maskinskriven kommunikation och e-postkommunikation, brevformat och layouter samt exempel och mallar.
Delar av ett brev
- Kontaktinformation
- Hälsning (hälsning)
- Brevkropp
- Stängning
- Signatur
Kontaktinformation
Hur du inkluderar din kontaktinformation kommer att variera beroende på hur du skickar ditt brev. När du skickar ett e-postmeddelande kommer din kontaktinformation att finnas i slutet av meddelandet istället för högst upp på sidan.
Hälsningsexempel
Hälsningen är hälsningsdelen av ditt brev. Här är en lista med exempel på brevhälsningar som fungerar bra för professionell korrespondens.
Brevkropp
Brödet i ditt brev kommer att innehålla flera stycken.
- Första stycket bör innehålla en introduktion och en kort förklaring av din anledning till att skriva.
- Det andra stycket (och eventuella följande stycken) bör förklara dina skäl till att skriva ytterligare.
- Det sista stycket bör antingen begära åtgärd från läsaren, om du efterfrågar något, eller ange hur du kommer att följa upp.
Se till att syftet med ditt brev är tydligt. Läsaren kommer att behöva veta vad du efterfrågar och hur de kan hjälpa dig. Eller, om du erbjuder tjänster eller hjälp vad du kan ge till läsaren.
Stängning
Ett brev avslutas med en term som "Bästa hälsningar" eller "Vänliga hälsningar" som följs av ett kommatecken, sedan din signatur om du skickar ett maskinskrivet brev. Om du skickar ett e-postmeddelande, skriv bara ditt namn efter stängningen. Här är en lista över brevavslutningsexempel som är lämpliga för affärs- och anställningsrelaterad korrespondens.
Signatur
Pricken över i: et på ditt brev är din signatur, som i ett e-postmeddelande kommer att innehålla dina kontaktuppgifter.
- Hur man skriver under ett brev
- Hur man ställer in en e-postsignatur
Hur man adresserar ett brev
Det är viktigt att vända sig till den person du skriver till formellt, om du inte känner dem mycket väl. Så här adresserar du ett brev, inklusive generisk information som du kan använda om du inte har en kontaktperson på företaget.
Formatera din korrespondens
Nu när du har all information du behöver inkludera, granska standardformatet för brev och e-postmeddelanden:
- Bokstavsformat
- E-postmeddelandeformat
Riktlinjer för brevskrivning
Nästa steg är att putsa upp ditt brev, så det finns gott om utrymme mellan stycken och toppen och botten av sidan. Du kommer också att vilja välja en läsbar, professionell stil och storlek på teckensnittet. Vad du säger beror på anledningen till att du skriver, så se till att skräddarsy ditt brev så att det passar din personliga och professionella situation.
Här är steg-för-steg-guider för att skriva en mängd olika typer av bokstäver, inklusive sidmarginaler, teckensnitt, mellanrum och detaljer om vad som ska inkluderas, tillsammans med exempel på varje.
- Hur man skriver ett personligt brev
- Hur man skriver ett ansökningsbrev
- Hur man skriver ett referensbrev
- Hur man skriver ett uppsägningsbrev
- Hur man skriver ett tackbrev
- LinkedIns riktlinjer för meddelande och inbjudningar
- Riktlinjer för professionella e-postmeddelanden
Exempel och mallar
Att använda en mall är ett bra sätt att starta ditt eget brev eller e-postmeddelande eftersom du börjar med grundformatet på plats. Fyll bara i dina uppgifter i lämplig del av brevet.
Att titta på exempel är också bra, eftersom du får idéer om vad du ska säga i din egen korrespondens.
Bokstavsprover
Brevprover inklusive affärsbrev, följebrev, tackbrev för intervjuer, uppföljningsbrev, jobbacceptans och avslagsbrev, avskedsbrev, uppskattningsbrev, affärsbrev och fler brevprover och mallar.
Exempel på e-postmeddelanden
Exempel på anställning, jobbsökning och e-postmeddelanden för företag, plus e-postmallar, formaterade meddelandeexempel och ämnesrad, hälsningar och exempel på signaturer.
Korrekturläsning och stavningskontroll
Slutligen, innan du skriver ut eller laddar upp ditt brev eller skickar ditt e-postmeddelande, stavningskontroll, grammatikkontroll och korrekturläs det. Ett tips för att se till att det inte finns några fel är att läsa det högt. Du kanske märker misstag som du inte upptäckte när du granskade den genom att bara titta på den.
