En nyckelprestandaindikator (KPI) är ett värde som används för att övervaka och mäta effektivitet. Även om vissa, som nettovinstmarginalen, är nästan universella i näringslivet, har de flesta branscher också sina egna nyckeltal.
Några exempel på nyckeltal
KPI: er är naturligt kopplade till ett företags strategiska mål, chefer använder indikatorerna för att bedöma om de är i mål när de arbetar mot dessa mål.
- Ett säljteam kan spåra nya intäkter, totala intäkter, fånga nya kunder, genomsnittlig affärstorlek och affärens pipelinestorlek för att bedöma framstegen mot företagets intäktsmål.
- A kundsupportteam kan mäta den genomsnittliga väntetiden för kunder och andelen samtal som resulterar i ett positivt betyg efter enkätundersökningen.
- En marknadsgrupp tittar på bidraget från marknadsföringsgenererade försäljningsledningar till totala intäkter över tid.
- Verksamhetens produktionsområden mäter effektiviteten i processer och olika kvalitetsmått.
- Personalavdelningar mäta personalomsättning bland andra relaterade mätvärden.
Chefer och nyckelintressenter övervakar dessa indikatorer över tid och justerar planer och program för att förbättra KPI: erna till stöd för företagets strategiska mål.
Ledande och eftersläpande indikatorer
Att utveckla prestationsindikatorer är både konst och vetenskap. Målet är att identifiera åtgärder som på ett meningsfullt sätt kan kommunicera uppnåendet av viktiga mål.
Släpande indikatorer
- Mät prestanda under en period som är förbi. Finansiella mått är klassiska exempel. Som standardfriskrivningen varnar, garanterar inte tidigare resultat framtida avkastning.
Ledande indikatorer
- Innehåller vägledning om framtida resultat. Till exempel, en ökning av orderingången för bildelar tyder på en ökning av ny bilproduktion och försäljning inom en snar framtid.
I de flesta verksamheter är målet att ha rätt balans mellan ledande och eftersläpande nyckeltal.
Fyra utmaningar i att utveckla nyckeltal
Det är inte lätt att utveckla en högkvalitativ uppsättning prestationsindikatorer. Chefer och funktionella experter samarbetar för att diskutera och överväga rätt uppsättning åtgärder och deras relativa betydelse – och det finns fallgropar.
- Om företagets strategi och huvudmål är otydliga, tenderar dess indikatorer att uteslutande fokusera på ekonomiska utfall. Övertilltro till finansiella indikatorer leder till en obalanserad och ofullständig bild av ett företags hälsa.
- Åtgärder som bedöms vara viktiga av ett område av verksamheten kanske inte betraktas som viktiga av andra.
- Om ersättningen är knuten till nyckelmål för resultatindikatorer, byggs intressekonflikter och betydande partiskhet in i processen.
- Att mäta och rapportera indikatorer korrekt kan vara svårt eller omöjligt om det interna rapporteringssystemet för att stödja dem inte finns på plats.
En sund process för att identifiera och implementera nyckeltal inkluderar ett krav på att chefer och andra bidragsgivare regelbundet ser över och reviderar åtgärderna. Denna finjusteringsprocess kräver tid och flit av alla parter.
Designa KPI: er
När du väljer vilka nyckeltal som kommer att erbjuda de mest värdefulla affärsinsikterna, ställ några frågor för att hålla fokus:
- Är dessa nyckeltal härledda från en giltig strategi?
- Är de enkla att förstå?
- Är de relevanta, inte bara nu, utan också över tid?
- Är de tydligt definierade?
- Återspeglar de affärsprocessen korrekt?
- Innebär de faktorer eller kvantiteter som verksamheten helt kan kontrollera eller påverka?
- Fokuserar de på förbättring?
- Ger de snabb feedback?
KPI: er är mer användbara när de avslöjar trender över tid, snarare än att ta en KPI isolerad. Att hålla dem exakta, enkla och relevanta kan belöna ett företag med användbara insikter och vägledning.
Korrekt användning av nyckeltal
Ett korrekt utvecklat och implementerat KPI-program innehåller regelbundna granskningsprocesser under vilka chefer och andra intressenter bedömer innebörden av resultaten. Oavsett hur positiv en indikator är måste den analyseras och bedömas för att kunna upprepa eller till och med stärka prestationen.
Inget enskilt KPI-nummer förklarar hur en situation hände eller hur man kan förbättra. En väldefinierad uppsättning nyckeltal kan dock innehålla siffror som pekar på var förhållandena försämrades och hur de kan förbättras. Beväpnad med dessa insikter kan teammedlemmar vidta åtgärder för att stärka de ledande indikatorerna och driva förbättrade framtida resultat.
Ett enkelt sätt att kontrollera om en KPI kan användas korrekt eller erbjuder meningsfull data är att lägga den genom SMARTfiltret. Varje KPI bör ha:
- Ett specifikt mål
- Ett sätt att mäta målframsteg
- Uppnåeliga, realistiska mål
- Relevans för verksamheten
- En tidsram som är vettig för företaget
Poängen
KPI: er är ungefär som instrument som mäter temperatur och barometertryck. Att veta att temperaturen ökat eller minskat kan vara intressant, men mer avgörande är att veta om en storm är nära förestående. KPI: er samverkar för att ge en mer komplett bild.
