Inse det. Förr eller senare låter även den bästa arbetsgivaren anställda säga upp sig. De tror att de har hittat en bättre möjlighet eller att deras make har accepterat ett jobb utanför staten. De bestämmer sig för att stanna hemma med barn eller hitta på att ge långtidsvård åt en förälder.
Anledningarna är oändliga för vad som orsakar en anställd avgång. Men varje anställds avgång ställer arbetsgivaren med samma serie frågor.
- Hur meddelar man att medarbetaren säger upp sig?
- Vem behöver veta vad om anställds avgång?
- När berättar du för dina anställda om anställds avgång?
- Ska du låta den anställde posta ett säga hejdå-mejl på företagets diskussionsforum eller mejla hela personalen med ett säga hejdå-meddelande?
- Vad ska man göra om den avgående medarbetaren ber dig att skriva ett allmänt referensbrev?
Svar på frågor om uppsägning av anställda
Här är svaren på de många frågor du kan ha om anställds avgång.
En anställd har precis sagt upp sig. Normen är att medarbetaren muntligen berättar att han eller hon säger upp sig från ditt företag. Du måste omedelbart hänvisa uppsägningen till din personalavdelning för att försäkra dig om att du följer din organisations beprövade rutiner. Du vill inte behandla den här avgående medarbetaren annorlunda än din organisation har behandlat anställda tidigare.
I de flesta fall kommer du att be den avgående medarbetaren att skriva ett formellt uppsägningsbrev med sitt sista anställningsdatum angivet. Detta brev skyddar dig från arbetslöshetsanspråk och andra anklagelser om oegentligheter.
Hantera en anställds uppsägning
En anställdas avgång orsakar alltid vissa störningar i arbetsflödet, dock om den anställde som säger upp värderas och du bestämmer dig för att låta honom eller henne jobba sina sista två veckor, de kan göra mycket för att göra övergången framgångsrik. Detta förutsätter att du har bedömt att individen kommer att förbli en positiv bidragsgivare fram till sin sista dag. Majoriteten av de anställda som lämnar ett jobb vill lämna dig med en positiv upplevelse av att de lämnar för sin framtida framgång.
De kan slå ihop lösa trådar, ge information om pågående projekt och skicka e-post till vänner och kollegor om att de lämnar. Se till att du tilldelar anställda att hämta den avgående medarbetarens arbete. De kommer att få ett försprång om de kan konferera med personen som lämnar för att förstå utmaningarna och detaljerna i deras jobb.
Dessa tilldelade ersättare behöver också se en lista över de mål och ansvarsområden som tjänsten ansvarar för. Det är till allas fördel att de förstår sammanhanget, inte bara de dagliga uppgifterna, för den anställde som lämnar organisationen. Detta kommer att göra det möjligt för dem bättre träna hans eller hennes ersättare när den personen anställs.
Dessutom, om den anställde som avgår har kundkontaktansvar, kan de ge en introduktion till den person som ska ta upp deras ansvar.
Du kanske frågar administrativt anställda, och andra som har jobb med tydligt och dokumenterbart ansvar, för att skapa en procedurhandbok före avresan. Men förhoppningsvis har du redan dessa procedurer dokumenterade och på plats.
Meddelande till medarbetare och kunder om en anställds uppsägning
För att meddela andra anställda om en anställds avgång, börja med att berätta för den anställdes egen avdelning om den anställdes avgång. Kanske kalla till ett snabbmöte och informera övriga anställda om att medarbetarens sista dag är om två veckor.
Berätta för dem att du kommer att uppskatta deras hjälp att plocka upp alla lösa trådar och informera dem om vilka de olika ansvarsområdena har tilldelats.
Dina andra anställda kommer också att vilja veta tidslinjen för ersättningen av den avgående medarbetaren. Allmänt, bra medarbetare är ganska villiga att utföra extraarbete eller arbeta längre timmar för att fylla i, men de uppskattar att veta under vilken tidsram detta kommer att förväntas.
Med en pålitlig, uppskattad anställd som kommer att arbeta ut sina två veckors uppsägningstid, skicka ut ett e-postmeddelande för att meddela de andra anställda omedelbart om medarbetarens avgång. Du kan säga något som:
"Mary lämnar oss för att utöva nya möjligheter på x company. Hennes sista dag på vårt företag är den 15 mars. Var med och önska Mary enormt framgång i hennes framtida ansträngningar. Vi kommer att hålla en avskedsfest på Tom's Tavern på Marys sista dag som är den 22:a. Vänligen gå med oss för att önska Mary framgång i sin nya anställning och för att säga adjö."
Naturligtvis, innan du skickar ut denna information, kolla med Mary för att se om hon är bekväm med allt ovanstående. Hon kanske till och med har en personlig e-postadress som hon vill dela så att folk kan hålla kontakten.
Se i alla fall till att du vet vad hon vill ska delas med sina medarbetare. Att behålla sin konfidentialitet, om det är vad hon föredrar, rekommenderas starkt.
Efter anställds avgång
Många av dina anställda visste säkert att Mary letade efter ett nytt jobb och de vet också troligen varför. Anställda gillar stängning när en uppskattad kollega lämnar så din nåd är inte bara uppskattad, den skickar ett kraftfullt budskap till de anställda som är kvar.
Självklart kommer du att hålla en avgångsintervju där du får veta varför medarbetaren slutar.
Att ge moterbjudanden eller locka Mary att stanna rekommenderas inte för arbetsgivare även om du förlorar en seriöst uppskattad anställd. I tankarna har hon redan gått vidare. Du måste se på situationen på samma sätt. Mary gick vidare mentalt när hon började leta efter ett nytt jobb eller när hon bestämde sig för det personliga svaret som var nödvändigt i hennes livssituation. Tiden för att identifiera och lösa eventuella problem hon kan ha upplevt är innan Mary började leta för ett nytt jobb.
Hur man meddelar anställda när en anställd avgår är välkommen
Scenariot ändras om den anställde som säger upp sig inte värderas eller om du inte litar på att personen utför sitt ansvar framgångsrikt under deras två veckors uppsägningstid. I dessa fall, berätta för den anställde att du kommer att göra det betala honom eller henne för sin tid, men deras tjänster behövs inte längre.
Fråga dig själv varför du fortsatte att anställa den här personen under några omständigheter för att undvika att upprepa ditt misstag i framtiden. Avskeda en anställd kan vara etiska, juridiska, moraliska och lämpliga.
För att meddela att den anställde säger upp sig, skicka ett omedelbart e-postmeddelande till alla anställda om att Mary har lämnat företaget för att utöva nya möjligheter som gäller från dagens datum. Du kan tillägga att du önskar henne framgång när hon utövar sina nya möjligheter.
Kommunicera också om något av hennes ansvarsområden har omfördelats. Du kanske vill lägga till några detaljer om hur och när du planerar att söka en ersättare på grund av att medarbetaren säger upp sig. Dessa flera uppgifter kommer att räcka när en anställd ombeds lämna lokalen omedelbart.
