Kommunikation är handlingen att dela och förmedla information mellan två eller flera individer. Det har så många komponenter, och att misslyckas med att kommunicera effektivt på arbetsplatsen är vanligt.
Effektiv kommunikation kräver att alla komponenter samverkar perfekt för "delad mening", en favoritdefinition av kommunikation. Det är särskilt viktigt när frågor ställs och besvaras. Du hittar komponenterna i effektiv kommunikation och formerna och användningarna av frågor för att förbättra den.
Komponenter i kommunikation
Det finns fem komponenter i all kommunikation och en sjätte som är den övergripande miljön på arbetsplatsen där fram och tillbaka sker.
Individen som skickar meddelandet
Avsändaren måste presentera meddelandet tydligt och tillräckligt detaljerat så att mottagaren delar mening med avsändaren under och efter kommunikationen.
Kontexten för meddelandet
Kontexten är hur meddelandet levereras av avsändaren av meddelandet. Kontext involverar icke-verbal kommunikation som gester, kroppsspråk, ansiktsuttryck och element som tonfall. Det mesta av sammanhanget för ett meddelande är endast tillgängligt när mottagaren kan se och höra meddelandets avsändare. E-post- och IM-emojis/emojis är till exempel en dålig ersättning då avsändaren formulerar dem utan input från mottagaren.
En annan del av sammanhanget är de känslor som är involverade i kommunikationscirkeln. Är avsändaren arg? Är mottagaren likgiltig för innehållet i kommunikationen eller föraktar avsändaren? Normala mänskliga känslor påverkar huruvida ett meddelande lyckas delas.
Personen som tar emot meddelandet
De mottagaren måste lyssna noga och uppmärksamt, ställ frågor för tydlighetens skull och parafrasera för att säkerställa att de delar mening med avsändaren. Om mottagaren litar på avsändaren ökar chanserna för effektiv kommunikation. Till exempel kan en lyssnare säga: "Jag tror att det du sa är att du känner dig respektlös. Är det här meddelandet du gav mig?"
Leveransmetoden du väljer
Leveransmetoden bör väljas utifrån det medium som är mest effektivt för att förmedla innebörden av budskapet. Eftersom kommunikationsmetoderna är så olika sedan datorernas och mobila enheters gryning, har besluten om leveransmetoden blivit mer komplexa. Leveransmetoden måste passa både avsändarens och mottagarens kommunikationsbehov för att delad mening ska uppstå.
Kommunikationsmetoder inkluderar verbal kommunikation, snabbmeddelanden (IM), e-post, brev, tecken, affischer, videor, skärmdumpar, telefoner, anteckningar, formulär, skrivna dokument, Facebook-meddelanden, Face Time, och mer. Dessa metoder kommer att fortsätta att expandera och medarbetarnas förväntningar på omedelbar kommunikation om allt som har med deras arbete att göra kommer att fortsätta växa.
Personlig kommunikation har ökat i betydelse, särskilt för organisatorisk information som kan kräva förändring, ge medarbetarnas erkännande eller möjliggöra frågor på plats. Personlig kommunikation gynnas också eftersom anställda har tillgång till en annan komponent, sammanhanget för meddelandet.
Innehållet i meddelandet
Innehållet i meddelandet bör vara tydligt och presenterat och beskrivits tillräckligt detaljerat för att få en förståelse från mottagaren. Förstå att om meddelandeinnehållet resonerar och ansluter, på någon nivå, med mottagarens redan hållna övertygelser, är det mest effektivt.
Miljö och kommunikation
Ovanstående komponenter i kommunikation främjar delad mening när de arbetar tillsammans för att leverera ett budskap effektivt. Arbetsmiljön där de komponenterna sker påverkar också kommunikationen och om kommunikationen tas emot. Så gör frågorna du ställer.
När du ställer giltiga frågor bygger du relationer och inger förtroende. Frågor utgör en annan del av grunden för arbetsplatskommunikation som delar mening mellan kommunikatörer.
I en arbetsmiljö som betonar öppen kommunikation, medarbetarnas engagemang, och gemensamma mål, kommunikation tätare och mer effektiv. Men förväntningarna på betydande kommunikation sätter ribban högre på dessa bästa arbetsplatser. Så även i hög moral, medarbetarfokuserade arbetsmiljöer, anställda klagar över att de inte vet vad som händer.
På grund av alla komponenter och den övergripande miljön på en enskild arbetsplats förblir kommunikationen utmanande. De uråldriga frågorna om vem som behöver veta vad och när behöver de veta det är aldrig helt besvarade till nästan någons tillfredsställelse.
Anställda klagar på för mycket information, inte tillräckligt med information, och till och med informationsöverbelastning, kommer att fortsätta att ge resonans på arbetsplatserna.
Poängen
Du kommer aldrig att bota problemet med kommunikation på arbetsplatsen. Men med engagemang, omtänksamhet och en förståelse för komponenterna i effektiv kommunikation och lämpligt ifrågasättande kan du öka effektiviteten hos både din interpersonell och din kommunikation på arbetsplatsen.
