När organisationer växer blir planering för bemanning och utrymmesutnyttjande avgörande. Du behöver skåp och kontor för dina nyanställningar samtidigt som du behåller närheten till anställda som ofta arbetar tillsammans. Du måste planera för gemensamma utrymmen och konferensrum, skapa en miljö som främjar positivitet, medarbetarnas motivation, och tillfredsställelse.
När utrymme blir ett problem tenderar chefer att tänka "bygga fler kontor." Ofta är en billigare utrymmesplaneringslösning rimlig med planering och omdesign av utrymme. Få ledningens input för människors behov ger en beprövad metod för att försöka ligga ett steg före ditt företags tillväxt.
Tillmötesgående vad anställda vill
Om du tillfrågas kommer nästan alla anställda att berätta att de skulle vara mer bekväma, produktiva och framgångsrika att arbeta utan distraktioner på ett privat kontor. Ofta är beslutet att använda skåp en funktion av utrymme och kostnad.
Beroende på storleken på ditt företag kan skåp vara vettigt. Om du är ett stort företag med 300 eller fler anställda på varje våning, maximerar skåpen kvadratmeterantalet och tillåter anställda att stanna kvar på snyggt kategoriserade avdelningar. Vissa tycker dock att miljön är kvävande. Detta möjliggör alternativet för en kontorsstruktur med öppen planlösning, som inte offrar något av utrymmet i skåpen och ger en mindre sammandragen arbetsmiljö.
Dessutom styr byggnormer och föreskrifter vissa utrymmesplaneringsbeslut du fattar. Så gör aspekter av arbetsrätt inom områden som personalboende och tillgänglighet.
Steg i rymdplanering
Inse att många av svaren kommer att vara åsikter, och du måste lita på professionella designers och byggare för definitiva svar och rekommendationer i rymdplanering. Även om insamling av feedback från anställda kan göra underverk för deras tillfredsställelse, är det värt att inte glömma de ekonomiska aspekterna av förändringen. I storskaliga projekt kommer detta att vara en viktigare faktor.
- För att avgöra om du ska lägga till den nuvarande byggnaden, bygga upp, flytta platser, hyra utrymme, bygga en kontorsbyggnad, eller designa om nuvarande utrymme, är ditt beräknade antal anställda för i år och nästa år nödvändig.
- Av denna beräknade personalökning, hur många anställda behöver kontor och hur många kräver skåp?
- Om du tittar på din nuvarande bemanningsnivå, har du lämplig bostad för varje anställd (har du till exempel chefer utan kontor)?
- Om man tittar på både nuvarande och planerade anställda, är deras tillgång till konferensrum, lunchrum, förvaringsutrymme och toaletter lämplig? Kommer detta att förändras när du lägger till nya medarbetare?
- Skriv eventuella ytterligare tankar du har om vår utrymmesplanering. Har du sett framgångsrika koncept implementeras i andra organisationer? Vad mer bör organisationen tänka på när rymdplanen utvecklas? Bilder på rymddesign som har imponerat är också välkomna. Skicka länkarna till personalen.
Poängen
Innan du bygger måste du beräkna hur mycket utrymme du verkligen behöver. Med hjälp av det befintliga kontoret som utgångspunkt, fundera över hur du bättre kan utnyttja den befintliga ytor innan du tar dig an ytterligare utrymme i det slutliga projektet. Ofta kommer en enkel omarrangering att hitta det utrymme du behöver, även om det ibland påverkar de anställdas bekvämlighet.
Kontor vs. öppna ytor är fortfarande den stora debatten även om under de senaste 25 åren har andelen anställda som arbetar i ett skåp ökat till 70 procent, enligt Robert J. Grossman i en artikel med titeln "Offices vs Open Space."
