Att ha en formell skriftlig närvaropolicy som alla anställda är insatta i är viktigt för de flesta företag. Från förväntningen att alla dyker upp på jobbet och lägger ner de timmar som krävs till konsekvenser av att inte dyka upp, bör de spelregler som en organisation sätter upp förstås av alla anställda. Nedan hittar du ett exempel på närvaropolicy som du kan anpassa till ditt företag.
Närvaro
Utmärkt närvaro är en förväntan av alla anställda på XYZ Company. Daglig närvaro är särskilt viktig för timanställda vars kunder och medarbetare har förväntningar på produktleverans och leverans i tid.
Akut personlig tid görs tillgänglig för anställda för sådana oplanerade händelser som personlig sjukdom, sjukdom i närmaste familjemedlem, läkarbesök eller dödsfall i familjen.
Akut personlig tid
Anställda samlar på sig 2,15 timmar akut personlig tid per löneperiod. På årsbasis motsvarar det 56 timmar. Anställda kan använda akut personlig tid upp till 56 timmar.
Om en anställd lämnar anställningen på XYZ Company med ett negativt periodiserat saldo, kommer timmar som använts men ännu inte intjänade att dras av från en anställds slutliga lön. Den akuta personliga tid som uppstår när en anställd lämnar XYZ Company kommer inte att betalas ut.
Anställda som använder akut personlig tid ska ringa och prata med sin chef så snart som möjligt, dock senast en timme efter start av sitt pass. Om arbetsledaren inte är tillgänglig kan anställda lämna ett meddelande till arbetsledaren med ett telefonnummer där de kan nås. Handledaren ringer sedan tillbaka.
Underlåtenhet att ringa in på varandra följande dagar kommer att betraktas som en frivillig avgång från anställningen på XYZ Company.
Antalet minuter och/eller timmar som en anställd missar – eller är försenad till jobbet, från lunch eller från raster – kommer att subtraheras från den personliga tiden. Dröjsmål uppstår när en anställd inte är på sin arbetsstation (eller arbetar) som planerat.
När en anställd missar ett slag bör den anställde träffa sin chef omedelbart. Deras arbetade tid kommer att hanteras som om den anställde precis har anlänt från och med det ögonblick de rapporterar till sin chef. Missad tid räknas också som försenad.
Timanställda kan schemalägga ledighet i förväg för sådant som läkarbesök, klasser, hushållsreparationer möten, föräldramöten och religiösa evenemang och gudstjänster – så länge ledigheten inte påverkar arbetskamraterna negativt eller kunder.
När det är möjligt, inom sitt normala schema, får den anställde ta igen den uteblivna tiden under den vecka då tiden missades. Anställda måste ha tillstånd av sin chef för att ta igen denna tid. Annars måste semestertiden schemaläggas i förväg för att täcka dessa händelser.
Inga personliga akuttimmar får överföras till nästa kalenderår.
Konsekvenser av överanvändning av akut personlig tid
Ackumuleringen av 12 förseningar under ett rullande år (d.v.s. alla på varandra följande 12 månader) är skäl för uppsägning. Disciplinära åtgärder, som kan leda fram till och inbegripa uppsägning av anställningen, kan påbörjas när den sjätte förseningen på en tremånadersperiod har registrerats.
Disciplinära åtgärder, upp till och inklusive uppsägning av anställning, kommer att påbörjas, för överanvändning av akut personlig tid, när 56 timmars frånvaro har ackumulerats. De disciplinära åtgärder kommer att bestå av en skriftlig varning för de kommande åtta timmarna missade, därefter tre dagars avstängning utan lön för de kommande åtta missade timmarna, följt av uppsägning när en anställd har förbrukat några överblivna timmar 72.
Närvarobonus för timanställda
Livshändelser kan störa arbetsnärvaro. XYZ Company behöver dock att anställda använder så få personliga akuttider som möjligt och för att undvika försening så att XYZ Company kan driva verksamheten på ett ordnat och effektivt sätt.
Därför har XYZ Company etablerat ett närvarobonussystem för att uppmuntra anställda att dyka upp på jobbet och komma i tid.
Närvarobonussystemet består av följande fyra komponenter:
- Varje anställd som inte använder någon akut personlig tid och inte har några förseningar under en kalendervecka kommer att få sitt namn inskrivet i den månatliga närvarodragningen. Ritningen hålls på det månatliga personalmötet för hela företaget. För varje vecka den anställde hade perfekt närvaro får de vara med på dragningen. Fyra anställda i månaden, vars namn dras slumpmässigt, kommer att få $50,00.
- Varje anställd som inte använder någon akut personlig tid och inte har några förseningar under ett kalenderkvartal kommer att få en gåva från XYZ Company, med ett ungefärligt värde av $25,00, som tack för deras närvaro och engagemang.
- Varje anställd som uppnår följande närvarorekord under ett kalenderår är berättigad att få den angivna årliga bonusen efter kalenderårets utgång.
- Om en anställd missar upp till 16 timmar och inte har mer än en försenad, kommer den anställde att få 100 % av bonusen, eller 300,00 USD
- Om en anställd missar upp till 24 timmar och inte har mer än två förseningar kommer den anställde att få 50 % av bonusen, eller 150,00 USD
- Om en anställd missar mer än 24 timmar och/eller har mer än två försening, får den anställde ingen närvarobonus.
- Anställda som inte använder sina akuta personliga timmar kommer att få betalt för de outnyttjade timmarna med 110 % av sin fasta lön efter kalenderårets utgång.
Family and Medical Leave Act (FMLA)
Om du eller en närmaste familjemedlem har ett återkommande medicinskt tillstånd som resulterar i frekvent frånvaro, kan du kvalificera dig för obetald ledighet enligt FMLA. Se den separata policyn för FMLA.
Observera att FMLA-ledighet måste ordnas i förväg och befriar inte nödvändigtvis en anställd från deras ansvar som anges i denna policy.
Det undertecknade policydokumentet för anställdas närvaro
Jag har läst och blivit informerad om innehållet, kraven och förväntningarna på närvaropolicyn för timanställda på XYZ Company. Jag har fått en kopia av policyn och samtycker till att följa policyriktlinjerna som ett villkor för min anställning och min fortsatta anställning på Ditt företag.
Jag förstår att om jag har frågor när som helst angående närvaropolicyn kommer jag att rådgöra med min närmaste chef, en personalmedlem, fabrikschefen eller ordföranden för företag.
Läs policyn noggrant för att säkerställa att du förstår policyn innan du undertecknar detta dokument.
Den anställdes underskrift: _______________________________________.
Anställd tryckt namn: ____________________________________.
Datum: _________________________.
