Vilka är skälen till att lägga ut lönehantering på entreprenad?
Även om du bara har ett fåtal anställda kan du bestämma dig för att lägga ut din löneadministration – det vill säga överlåta lönehantering och andra löneansvar till någon annan. Nedan följer några överväganden som hjälper dig att bestämma om du ska lägga ut entreprenad.
Vi kommer först att titta på situationer där du kanske vill överväga att lägga ut din lön på entreprenad, sedan några outsourcingsalternativ.
Outsourcing av löner sänker jobbkostnaderna
Om du bara betalar kontorsanställda kan du beräkna lönen genom att multiplicera timmar med taxa och avgöra om någon övertid är skyldig.
Men om du producerar en produkt måste du veta arbetskostnaden för varje produkt, så att du kan bestämma kostnaden för sålda varor.
Låt tjänsten hantera flera stater, orter
Om du har anställda i mer än en stat måste du uppfylla kraven för att betala och rapportera statlig inkomstskatt. Om ditt företag är verksamt i olika städer kan du också ha lokala inkomstskatter att innehålla, betala och rapportera.
Beräkningar av innehållande är knepiga
Det är komplicerat att beräkna beloppen för innehållet för anställda. Kortfattat måste du:
- Bestäm federal inkomstskatteinnehållning baserat på den anställdes W-4-formulär (som kan ändras så ofta som den anställde vill).
- Bestäm statlig källskatt för stater med inkomstskatt, baserat på staten W-4.
- Bestäm FICA skatter på löner till 7,65 % (och du måste titta på högavlönade anställda för att vara säker på att de är sociala Säkerhetsinnehållning är maximerad för året och för att börja innehålla ytterligare Medicare beskatta.
Till och med att göra löner för bara en anställd kan vara tidskrävande, eftersom du måste göra betalningar och lämna in obligatoriska rapporter på samma sätt som om du hade många anställda.
Undvik att försöka hålla reda på deadlines
Betalning och rapportering av löneskatter (federala och statliga, källskatter, FICA-skatter, arbetslöshets- och arbetsskadeersättning och individuella statliga lönealternativ) kan vara skrämmande.
Kom dock ihåg att en missad deadline för antingen betalning eller rapportering kan kosta dig pengar i böter och straffavgifter. Att lägga ut löner på entreprenad, även med bara ett fåtal anställda, är ett alternativ som många arbetsgivare överväger tidigt i sin verksamhet. Det kan vara det rätta alternativet för ditt företag, beroende på dina omständigheter.
Hur debiteras lönehanteringstjänster?
Många lönehanteringstjänster tar ut en grundavgift så att även om du bara har en anställd du betalar mer eftersom tjänsten har samma ansökningar för en anställd som den skulle göra för 10. Till exempel skulle de fortfarande behöva lämna in ett formulär 941 varje kvartal, även om du bara har en anställd.
Den inkrementella kostnaden för varje ytterligare anställd är ganska liten. Med det i åtanke, nedan är några information om lönehanteringstjänster, med sina kostnader och vad de tillhandahåller.
Assisterade lönetjänster
Vissa tjänster gör all din arkivering åt dig. Till exempel debiterar företag som Paychex och ADP per check per betalningsperiod, inklusive arkivering, direkt insättning och checkar. Du kan mata in information online och de utser en lönespecialist som hjälper dig. Som ett exempel kan du se ADP: s hela utbud av tjänster på deras hemsida.
Självbetjäningslön online
Andra tjänster hjälper dig att göra din egen arkivering. Till exempel, Intuits lönetjänst online låter dig fylla i löneformulär online. Innan du väljer dessa tjänster, kontrollera att de är kompatibla med ditt operativsystem och hårdvara. (Vissa fungerar inte på Macintosh-system.)
Vissa företag låter dig göra din egen lönebokning online. De tar betalt efter antalet anställda och antalet stater.
Vissa kan ha ytterligare funktioner som du kan behöva för en specifik situation (tidkortsinmatning, till exempel). Läs informationen på webbplatserna och kontakta företrädare för företagen. Detta är alltid ett bra sätt att berätta hur vänliga de kommer att vara. Jag har bara presenterat ett fåtal av de många tjänster du kan hitta online, men IRS har mer information om lönetjänster och leverantörer som du kanske vill titta på.
Är outsourcing av löner värt kostnaden?
Även om du bara har en anställd, kanske du vill seriöst överväga en lönetjänst som hjälper dig att förbereda lönecheckar och betala och rapportera löneskatter. Kom ihåg att en böter eller straffavgift för en missad betalning eller rapport kan vara mer än ett helt års tjänst. Att sätta upp ett lönesystem för ditt företag är inte din första prioritet, men har du en tjänst är det en sak mindre du måste tänka på.
För mer information om lönetjänster, se den här artikeln från IRS med en lista över löne- och praktikpartners. Kolla till exempel webbplatsen för National Association of Enrolled Agents för en registrerad agent som kan hjälpa till med löneuppgifter.
Varning! Lön är fortfarande ditt ansvar
Även om du anlitar en lönetjänst är du som arbetsgivare fortfarande ytterst ansvarig för insättningar av löneskatt och federala skatteskulder. Om lönetjänsten inte gör federala skattebetalningar, till exempel, kan IRS bedöma dig - inte lönetjänsten - för påföljder och ränta.
Dessutom kan den ansvariga parten (kanske du som ägare) på ditt företag också hållas personligt ansvarig för vissa obetalda federala skatter.
