Medan många bra evenemangsplatser har en köksmästare eller en bankettavdelning i personal, många av världens vackraste och mest unika lokaler erbjuder inte cateringtjänster. Även om det extra arbetet med att anlita en privat cateringfirma eller cateringfirma kan vara avskräckande för vissa, är det bra evenemangsplanerare är alltid redo att boka den perfekta lokalen även om det innebär att man ringer sitt professionella nätverk för att få det gjort. Innan du anlitar en cateringfirma eller cateringfirma för att utföra evenemanget, är det bra att ha en initial idéer om cateringmenyn och att ha dessa tips i bakfickan.
Expertråd om menyplanering från en cateringexpert
"Etablera en bra balans med din meny", föreslår Stacy Ziegler, CPCE, CMP, förste vice ordförande för Storkökschefernas riksförbund (NACE) och försäljningschef på Bold American Events & Catering. Bold American erbjuder fullservice cateringtjänster till arenor i hela staden Atlanta, Georgia och organiserar mer än 500 företags- och sociala evenemang varje år.
"Du kan vara mer riskfylld med dina passerade hors-d'oeuvres, sidorätter och efterrätt, men för huvudrätten måste du komma ihåg att du matar en mångfaldig grupp människor. De flesta tycker om att känna igen vad de äter. Det betyder inte att alla måste serveras vanlig kyckling, men var försiktig med något väldigt exotiskt."
Årstiden för evenemanget har också betydelse. Och evenemangsplanerare håller ofta diskussioner om framtida evenemang under en helt annan säsong. "Även om du kanske diskuterar din meny mitt på vintern, kan den faktiska händelsen vara i juni. Revben och potatismos i januari låter fantastiskt, men när ditt junievenemang rullar runt, kommer du att vilja ha något mycket lättare, säger Ziegler. I händelsen, planera en evenemangsmeny handlar om mycket mer än själva matvalen. Men nästa steg är att anlita en cateringfirma som hjälper dig att klara det.
Expertråd om att anlita ett privat cateringföretag
Kanske har du redan idéer för cateringmenyn i åtanke, nästa steg är att anlita en cateringfirma för ditt event. "Prata med din cateringfirma om vad de är bäst på," råder Ziegler. "De har mycket erfarenhet av publikfavoriter och vet vad de kan utföra bäst."
Förutom att använda din cateringfirma som mat- och dryckeskonsult samt som leverantör av cateringtjänster för ditt evenemang erbjuder Ziegler även följande tips för att anlita en cateringfirma eller cateringfirma för evenemangen:
Prova Caterer's Food
Genom att provsmaka cateringfirmans mat ger det dig en chans att smaka på cateringen och även uppleva hur den kommer att presenteras. Detta är också ett bra tillfälle att träffa kocken och avgöra hur flexibel han eller hon är. Alla föremål kan justeras efter din egen smak, så se till att din feedback tas på allvar. Fråga hur maten tillagas.
Catering Pro Tips: Fråga om cateringen är klar på plats eller tillagad i förväg och lämnad i en varm låda för att hålla sig varm. Dessa olika metoder kommer att ha stor inverkan på kvaliteten på maten när den serveras till dina gäster.
Kontrollera referenser
Även om du med största sannolikhet kommer att få en lista över mycket nöjda kunder, finns det fortfarande bra mängder information du kan lära dig om du faktiskt tar dig tid att kontrollera en cateringfirmas referenser. Det är ett utmärkt sätt att få insikter om vad cateringfirman är bäst på. Bra frågor för referenser inkluderar: Hur många gånger har de använt cateringfirman? Vad tyckte du bäst om med deras cateringtjänster för evenemang? Vad är en sak du skulle ändra för deras nästa event?
Begär foton från tidigare händelser
Cateringbilder ger dig en bra känsla för cateringfirmans estetik. Foton av tidigare evenemang kan ge dig insikt i hur deras evenemang i allmänhet är upplagda. Ställ dig själv följande frågor: Gillar du deras service, användning av mellanrum och finputsning? Är det den stil du vill ha på ditt event? Slutligen, att titta på bilder av en cateringfirmas tidigare arbete är också ett bra sätt att förklara för cateraren vad du gillar med referenser. Vad skulle du vilja se upprepas på ditt event?
Diskutera tillgängliga tjänster
Vissa cateringföretag är mer fullservice än andra, med förmågan att tillhandahålla sängkläder, bord, stolar, blommor och till och med inredning. Du kan ge dem en uppfattning om vad du gillar och de kan dra ihop allt åt dig och organisera alla leverantörer. Å andra sidan tillhandahåller vissa cateringföretag endast evenemangsmat och matservice, och du kommer att ansvara för att samordna alla dina andra föremål och leverantörer. Oavsett vilket är bra, så länge som cateringfirmans tjänster matchar dina behov.
Granska allt personligen
Personliga möten är inte bara ett bra sätt att se till att det inte finns några missförstånd när det gäller viktiga frågor som den planerade cateringmenyn och cateringförslaget, men de är också ett bra sätt att få en bättre känsla för din valda cateringfirma. Till exempel kan personliga möten ge dig en chans att se cateringverksamheten. Är kontoret rent? Hälsas du i rätt tid? Om du har någon tvekan under den här processen, se till att fixa det nu och det kan föras över till evenemangsdagen.
Se till att de är organiserade
Om ditt förslag kommer i rätt tid och din försäljningschef är professionell och flexibel är det förmodligen ett tecken på god företagskultur. Detta är särskilt viktigt eftersom dessa egenskaper med största sannolikhet kommer att överföras till teamet som hanterar ditt evenemang. Men se upp: motsatsen kan också vara sant. Om ditt förslag skickas till dig efter det utlovade datumet eller om det finns en allmän känsla av desorganisation under försäljning och planeringsprocess, kan det vara ett tecken på att aktualitet och organisation inte är ett viktigt värde för matleverantör.
Läs det finstilta
När det gäller att skriva av sig på ditt cateringförslag är det viktigt att se över och förstå varje detalj. Inkluderar ditt förslag allt du bad om? Ingår skatt? Kommer priset att variera per person om ditt antal gäster går upp eller ner? Hur fungerar serviceavgiften för arbete? Kommer du att ansvara för att ge personalen dricks den kvällen? När du jämför förslag från en cateringfirma till en annan är det viktigt att du jämför äpplen med äpplen och förstår alla dina kostnader i samband med det föreslagna evenemanget.
Kolla med evenemangsplatsen
Många ställen har en lista över föredragna leverantörer, som sannolikt kommer att inkludera cateringtjänster för de ställen som inte erbjuder cateringtjänster. Du kan behöva arbeta med någon av de listade cateringföretagen, men även om du inte är det kan det vara till din fördel. Om du använder någon på den listan kommer de att vara bekanta med dina evenemangsplatser och allt som hör med det från reglerna till rumsinställning. Du kan sannolikt råka ut för färre missöden på dagen för ditt evenemang. Föredragna leverantörer kan också ha andra privilegier som de kan förmedla till dig. Cateringföretag som inte är bekanta med en lokal kan vara billigare vid första anblicken, men du kan få avgifter efter evenemanget från din plats eftersom cateringfirman inte tog bort skräpet som krävdes eller någon annan påföljd för att inte förstå platsen politik.
Fråga om särskilda krav
Bra cateringföretag kommer att arbeta med dig på särskilda krav. Stora cateringfirman föregriper dem. Hur som helst, se till att fråga din cateringfirma hur de hanterar speciella krav som kostrestriktioner, ändringar på plats och sena tillägg. Även de bästa planerare ställs vanligtvis inför minst en överraskning på plats. Kommer din cateringfirma att kunna få ihop en glutenfri måltid? Om välkomsttalet går 15 minuter för sent, kommer köket att kunna rulla med en ny tidslinje? Flexibilitet och en kan-göra-attityd från alla inblandade i ett evenemang är avgörande.
Vet vem som ansvarar
Oftast kommer inte personen som du arbetar med under försäljnings- och planeringsprocesserna att vara din primära kontakt dagen för evenemanget. Om du vill göra ändringar eller har frågor den dagen är det viktigt att känna till din kontakt. Djup i teamet kommer att ge dig en viss försäkran om att om en person saknas under ditt evenemang på grund av sjukdom eller en konflikt, finns det fortfarande ett helt team bakom dem.
