Bra matservering på ett evenemang – även om det har några andra små missöden – kommer fortfarande att göra att gästerna känner sig nöjda och glada. Men att servera mat som är mindre än par eller är direkt fruktansvärd kommer att få ner allt annat välplanerade, underbara aspekter av ditt evenemang. Så lägg lite tid och eftertanke på att välja en cateringfirma för ditt evenemang och följ dessa användbara tips när du sätter igång.
Om du är som många människor i den digitala tidsåldern, konsulterar du onlinerecensioner när du överväger ett restaurangval. När allt kommer omkring kan någon annans negativa matupplevelse spara dig slöseri med tid och kostnader. God mat kan uppväga dålig atmosfär eller en mindre än fantastisk serveringspersonal. Dålig mat är dock bara dålig mat. Och den dåliga smaken som den lämnar i munnen kan överskugga snygga sängkläder eller en leende servitör. Det är en av anledningarna till att det är så viktigt att noggrant välja en cateringfirma för ditt evenemang.
Starta din cateringplanering
Catering är ofta den första eller andra radkostnaden i en evenemangsplaneringsbudget. Beloppet som spenderas på mat och dryck kan avsevärt påverka hur mycket pengar som finns kvar till andra saker. Ditt evenemang är viktigt för dig och det borde det också vara för din cateringfirma.
Innan du överväger de faktiska menyalternativen och prislista, utvärdera hur snabb cateringfirman är när han svarar på telefonsamtal eller e-postmeddelanden. Om de inte returnerar telefonsamtal eller e-postmeddelanden innan du anlitar dem, vilken typ av tjänst kommer du då att få när du har gett dem en insättning?
Var specifik
Cateringföretag erbjuder varierade menyer och prisstrukturer så att det kan vara ganska utmanande att jämföra en med en annan. Var specifik angående vilken typ av evenemang, vilken mat du vill ha serverad och dina förväntningar på menyn och tjänsten. En blivande cateringfirma som är genuint intresserad av att få ditt företag bör ta tid att komma till känner dig, lär dig om ditt företag och ställ många frågor om evenemanget och dina tankar om meny.
Cateringmästarens erfarenhet räknas
En cateringfirma som specialiserat sig på eleganta, svarta affärer kanske inte passar bäst för en avslappnad utomhusgrill. Erfarenhet av den typ av evenemang du planerar är viktigt, så undvik misstaget att automatiskt anlita en cateringfirma som du tidigare använt för en annan typ av evenemang. Prata istället med dem om dina behov och sök även förslag från andra cateringföretag med visad erfarenhet av den typ av evenemang du planerar. En bra cateringfirma som vill behålla dig som kund kommer att berätta för dig om de inte kan leverera den typ av meny du söker.
Flexibilitet
Cateringföretag har vanligtvis standardmenyalternativ att välja mellan. Leta efter menyer som är aktuella och speglar de senaste trenderna inom mat och dryck. Diskutera andra menyalternativ som kan vara tillgängliga; flexibilitet är viktigt när du söker efter en cateringfirma som levererar enligt dina behov och förväntningar.
Det handlar inte bara om catered food
När välja en cateringfirma, kom ihåg att du anlitar dem för mat, dryck, och service. Detta inkluderar den service du får som deras kund samt den service dina gäster kommer att få vid evenemanget. Även om du inte har någon kontroll över serveringspersonalen på en restaurang, har du kontroll över vilken typ av personal som serverar maten vid evenemanget du planerar. Fråga om antalet servrar, deras erfarenhet av att arbeta med ett evenemang som liknar ditt, och antalet anställda i övervakande roller.
Förslag
När du söker affärsförslag är den allmänna tumregeln att begära tre förslag. Detsamma gäller när du efterfrågar cateringförslag till ditt evenemang. Som i berättelsen om Guldlock och de tre björnarna, ett förslag kan vara för högt, ett för lågt, men förhoppningsvis blir ett förslag helt rätt.
Referenser
Vill du veta hur en blivande cateringfirma var att arbeta med? Om de levererade som utlovat? Om maten och drycken var så bra som man säger? Fråga. Cateringföretag bör kunna tillhandahålla en referenslista; ta tillfället i akt och ta reda på vad andra kunder har att säga om sitt arbete. I vissa fall kanske du kan observera en händelse som de arbetar för närvarande så att du kan se första hand vad de kan göra.
Ge det en smak
Beroende på storleken på cateringbudgeten och vilken typ av evenemang som planeras, erbjuder vissa cateringföretag en avsmakningsmeny så att du bokstavligen kan få en smak av vad de har att erbjuda. Om det finns en cateringfirma som du är särskilt intresserad av, be om ett smakprov på den föreslagna menyn. Bättre att ta reda på i förväg om minipajerna är blöta och om sparrisen är mjuk.
Kontraktsdetaljer
Som med allt annat i affärer, få det skriftligt. I cateringfirmans kontrakt bör det anges vilken mat, dryck och tjänster de kommer att tillhandahålla samt detaljer om datum, tid och plats. Detta inkluderar utvalda menyer, antal portioner, drycker, barservice, bordslinnen, tillbehör, servrar, alla priser och eventuella tilläggstjänster.
Skydda dig
Kontrakt bör skydda båda parter i ett avtal. Se till att avtalet med din cateringfirma är utformat för att skydda dig från bristande prestationer. Överväg att låta en advokat granska kontraktet - advokatarvodet för detta kommer att vara mycket lägre än vad du kommer att förlora om cateringfirman inte levererar.
Avbokningsregler
När du planerar ett evenemang, avbokning av samma händelse kanske inte kommer in i ditt sinne. Det uppstår dock oväntade saker och det är bäst att i förväg bestämma hur en avbokning ska hanteras. Ditt cateringkontrakt bör innehålla avbokningsförfaranden och straffavgifter om din cateringfirma löser sig i sista minuten. På liknande sätt, om din klient oväntat ställer in evenemanget och du sedan tvingas ställa in cateringfirman, beskriv tydligt de ekonomiska påföljderna för avbokning och införliva det i avtalet med din klient.
