Oavsett om du är starta ett evenemangsplaneringsföretag för sociala evenemang, affärsevenemang eller en kombination av båda bör du veta hur du tar betalt för tjänster.
Flera faktorer spelar in för att bestämma ditt pris, inklusive Evenemangsplanering och driftskostnader, löner och vinster. Priserna varierar beroende på var du driver ditt företag, typer av projekt du tar på dig och vad marknaden är villig att betala.
Sätt evenemangsplanerare strukturerar sina avgifter
Om du vill starta ett deltids- eller till och med heltidsföretag finns det ungefär fem sätt att strukturera din evenemangsavgift och citera dina avgifter till dina kunder:
- Fast projektavgift
- Andel av utgifterna
- Timtaxa
- Procent av utgifterna plus timpris
- Provisionspliktiga priser
För följande förklaringar och exempel, låt oss anta att du vill tjäna i genomsnitt 75 USD per timme för dina tjänster.
Avgifter baserade på ett fast projektpris
Många kunder föredrar att veta hur mycket ett projekt kommer att kosta, inklusive alla avgifter.
Fasta projektavgifter används vanligtvis för paketerade evenemang, till exempel de som finns med sportmarknadsföringsprogram, och kan beräknas per person med många bestämmelser och varningar. I detta scenario kan kunden avtala direkt med evenemangsplaneraren för att koordinera all logistik, catering, lokal, logikostnader etc.
Anta till exempel att du anställs för att organisera en endags historisk stadsrundtur för 15 gäster. Din kund vill att du ska citera en fast avgift för transport, en privat guide, lunch och alla inträdesavgifter till arenor. Men de ber dig också att tillhandahålla en uppdelning på hög nivå av varje utgiftspost.
Som en evenemangsplanerare, för att erbjuda detta måste du komma med en fast avgift genom att bestämma hur mycket alla aspekter av projektet kommer att kosta. Du måste förhandla och beräkna kostnaden för alla tjänster, inklusive din tid, och citera en sammanlagd summa för utgifter.
Detta lägger ansvaret för att hantera en budget direkt på dig och kräver att du förutser en mängd olika scenarier där omständigheterna kan förändras. Det är ditt ansvar och din risk att identifiera nödvändiga insättningar, betala för alla tjänster och hålla ansvar för alla serviceavtal.
Avgifter baserade på en procentandel av utgifterna
I genomsnitt bör evenemangsplanerare ta ut mellan 15-20 % av den totala kostnaden för ett evenemang som en del av sin avgift. Beroende på programmets komplexitet och hur lång tid det tar att planera och genomföra ett evenemang, räcker det ibland för att täcka en planerares hela kostnad och vinstkälla.
Anta till exempel att du anställs för att organisera en privat middag på en exklusiv restaurang för 40 gäster med ett genomsnitt på 175 USD per person. Låt oss uppskatta att det tar dig totalt 15 timmar att träffa din kund, planera, delta och slutföra all uppföljning av detta evenemang. Om du tar ut en avgift på 18 % av de totala kostnaderna, tjänar du bara lite mer än din målinriktade timpris på 75 USD/timme:
175 USD x 40 gäster = 7 000 USD x 18 % = 1 260 USD
15 timmar x 75 USD/timme = 1 125 USD.
Om kunden har avtalat med dig för alla tjänster direkt, skulle delsumman för evenemangskostnaden för kunden vara totalt $8 260.
Avgifter baserade på timpris
Vissa kunder föredrar att evenemangsplaneraren anger ett timpris för tjänster och uppskattar det totala antalet timmar för att hantera och utföra ett visst kundprogram. Det kan tyckas likna det schablonmässiga projektpriset, men det ger mer flexibilitet från båda parters sida att anpassa sig till förändringar som kan behövas under vägen.
Många affärsevenemangsplanerare kommer att fakturera varje timme för tjänster. Det låter en kund veta hur mycket det kommer att kosta att hyra dina tjänster och låter dem beräkna en rimlig budget. Anledningen till detta är ofta för att kunden vill ha bättre koll på eventuella oväntade utgifter.
Kom alltid ihåg att definiera noggranna parametrar kring förväntningar så att båda parter är överens om vilka tjänster som kommer att tillhandahållas. Som evenemangsplanerare bör du inkludera en hänvisning till fakturering för alla rimliga affärskostnader som kan uppstå.
Vissa evenemangsplanerare kan sätta upp driftskostnader som frakt, biluthyrning och andra diverse utgiftsposter med så mycket som 15-20 %. Om du gör det bör du avslöja sådana markeringar och få överenskommelse med din klient i förväg.
När det gäller timpriser för evenemangsplanering är det också viktigt att bestämma hur ofta du får fakturera för din tid.
Låt oss till exempel anta att en klient är det anställa dig i oktober för att anordna ett endagsseminarium i mars. Dina tjänster anlitas för att köpa och förhandla om platsen, cateringtjänster, A/V och bidra till innehållsskapandet för ett begränsat antal kommunikationspunkter (t.ex. inbjudningar, agenda, utvärderingsformulär, etc.).
Din kund anlitar dig också för att tillhandahålla hantering på plats. Du upprättar ett avtal i förväg om att du kommer att fakturera för identifierade tjänster vid olika tidpunkter, och kommer att skicka in fakturor för alla tjänster som har utförts hittills på en vecko-, varannan vecka eller månadsbasis.
Enligt detta avtal ska både du och din klient utarbeta en detaljerad arbetsbeskrivning som inkluderar båda parters förväntade ansvar. Sedan kan du uppskatta en total budget på så många timmar plus rimliga utgifter (vara tydlig med vad dessa detaljer kan innehålla).
Avgifter baserade på procentandel av utgifter plus fast avgift/timpris
Ibland anlitas du för att organisera ett evenemang, och av någon anledning föredrar kunden ett pris baserat på en procentandel av utgifterna. Detta är dock inte tillräckligt för att täcka kostnaden för din totala tid och tjänster. I dessa situationer är det rimligt att presentera dina avgifter till en sammanlagd kostnad i två olika kategorier.
En kund anlitar dig till exempel för att organisera evenemang i samband med en konferens. Ditt uppdrag är att anordna två privata middagar och en golfutflykt med vardera 50 gäster. Den totala kostnaden för dessa kombinerade evenemang uppgår till cirka $20 000, men det kräver cirka 60 timmar av din tid, och komplexiteten i detta projekt kan motivera en högre vinstmarginal. Med det i åtanke kan du komma till din slutliga fasta avgift och timpris med följande beräkningar:
Procentuell kostnadsuppskattning:
20 000 USD x 18 % = 3 600 USD
Uppskattad timpris:
60 timmar x 75 USD/timme = 4 500 USD
Timunderskott:
$3,600-$4,500 = -$900.
Om du kommer till ett underskott, som vi gjorde i exemplet ovan, kan du välja att citera 15 timmar för att hantera logistiken för flera externa leverantörer. Ditt citat kan då återspegla följande:
Delsumma händelsekostnader: $23,600
Fast avgift: 1 125 USD (baserat på 15 timmar vid 75 USD/timme)
I det här scenariot måste du noggrant avgöra att du har uppskattat dina timmar på rätt sätt (ett konto för att täcka icke-standardiserade driftskostnader som personliga resor). Som väntat är det få kunder som är glada över att se kostnadsökningar senare om inte motiverade skäl ges.
Avgifter baserade på provisionspliktiga priser
Ett annat sätt som evenemangsplanerare kan ta ut avgifter för tjänster är genom att säkra evenemangsutrymme genom arenor som erbjuder ett provisionsfritt pris. Dessa är avgifter som vanligtvis tillhandahålls resebyråer för bokning av biljetter, hotellrum och andra former av transport.
Till exempel kan många hotell förlänga en provisionspliktig taxa upp till så mycket som 10 % för gästrum och andra utgifter.
Även om vissa evenemangsplanerare kommer att anamma provisionspliktiga priser som en inkomstkälla för sig själva, smartare kunder kan ifrågasätta evenemangsplanerarens känsla av lojalitet när provisionsbara priser är inblandade. Av den anledningen kommer många erfarna planerare att begränsa alla planeringsval som inkluderar en provisionspliktig pris eller förhandla fram icke-kommissionsfria priser för sina program och skicka den källan till besparingar direkt till kundens slutsats.
Vidare kan vissa kunder vara medvetna om att det finns provisionspliktiga priser och förväntar sig inte deras utsida konsulter att fakturera med någon av de andra identifierade faktureringsmetoderna vi har beskrivit och fortfarande betalar en provisionspliktig taxa. Generellt sett anses det inte vara bra av många evenemangsplanerare att i princip "dubbla" sin intäktsström på detta sätt.
Om du accepterar uppdragspriser är det bäst att inte ta ut dina kundavgifter för dina tjänster med alternativa faktureringsmetoder.
Det finns scenarier när provisionspliktiga priser är mest meningsfulla, till exempel en mindre ideell organisation eller förening som kanske anställer dina tjänster för ett medlemsevenemang eller möte och huvuddelen av avgifterna betalas direkt av deltagarna snarare än organisation.
Ett annat scenario kan vara om din kund köper kundpresenter från dig, och du kan även erbjuda distributionstjänster för reklamartiklar. I så fall förhandlar du helt enkelt om reklamartiklarna och tar inte betalt för dina tjänster på timbasis om inte din kund är medveten om alla avgifter i förväg.
