För första gången som ringer, du har bara en chans att göra ett bra första intryck, och det kommer att vara från din datoriserade automatiska assistenthälsning. För personer som ringer ditt företag ofta vill du göra din automatiserade telefonistprocess lika effektiv som möjligt så att de inte slösar tid på att lyssna på hela ditt automatiska assistentmanus varje gång de ring upp.
Det snabbaste och enklaste sättet att programmera och spela in den automatiska telefonistfunktionen i ditt telefonsystem är att skriva ett skript i ett ordbehandlingsprogram. Välj en person att spela in manuset som har en vänlig röst, någon som kan prata utan att stamma eller tveka och kan uttala och uttala varje ord och namn tydligt.
Bästa tillvägagångssätt för automatiserad assistent och saker att undvika
Den första delen av manuset blir hälsningen. Det är din möjlighet att presentera ditt företag för dina uppringare och muntligt välkomna dem till ditt företag. Här är några tips om hur du spelar in en välkomsthälsning.
Bästa metoder
- Börja med en uppskattning för deras samtal eller verksamhet.
- Håll hälsningen kort så att återkommande uppringare inte försenas varje gång de ringer.
- Använd din slogan, företagets slogan och webbplatsnamn, eller båda om du har dem.
Saker att undvika
- Använd inte mer än två eller tre meningar för att hälsa på dina uppringare.
- Marknadsför inte din webbplats om den inte har något av värde att erbjuda dina kunder.
- Hitta inte på en slogan eller Tagline bara för att fylla hälsningen.
Automatiska alternativ bästa praxis och saker att undvika
Den viktigaste delen av den automatiska telefonisthälsningen är att presentera alternativen som dina uppringare måste välja för att komma till personen de behöver prata med. Det finns två typer av uppringare: personer som inte är bekanta med ditt företag och behöver vägledning, och uppringare som vet exakt vem de behöver prata med och känner till deras anknytning.
Bästa metoder
- Använd alternativ som är allmänt accepterade. Till exempel, "Tryck på noll för receptionisten", "Tryck på pundknappen för att återgå till föregående meny."
- Berätta för dina uppringare så snart som möjligt när de kan ringa sin anknytnings anknytning om de redan vet det.
- Låt dina uppringare veta i förväg om dina menyalternativ har ändrats nyligen. Ta bort detta meddelande efter tre veckor.
- Sätt de vanligaste alternativen först.
- Ge alternativbeskrivningen innan du anger alternativnumret. Till exempel "För kundsupport, tryck '5'."
- Kontrollera systemets dokumentation för reserverade menyalternativsnummer. (t.ex. alla anknytningar börjar med siffran "8" och därför kan "8" inte användas som ett menyalternativ).
Saker att undvika
- Säg inte "Vänligen" innan du presenterar varje alternativ (t.ex. "Tryck på 1 för att... Vänligen tryck 2 för att... Vänligen tryck 3 för att..." osv.)
- Visa inte mer än sex alternativ åt gången. Om du har fler än sex alternativ, skapa en menystruktur med flera nivåer. Till exempel "För försäljnings- och servicealternativ, tryck på 5."
- Anta inte att alla har en touchtone-telefon. Om ett menyalternativ inte väljs inom tre sekunder efter slutet av hälsningen, koppla uppringaren till receptionisten.
Exempel på automatiserade attendant-skript
- Tack för att du ringer The Operations Tech Company, en plats där teknik och affärer möts. Om du känner till ditt partis anknytning kan du ringa det när som helst. Annars väljer du något av följande alternativ:
För kundtjänst, tryck '1' - För teknisk support, tryck '2'
- För våra ordinarie öppettider, tryck "3"
- För bokföring, tryck '4'
- För inköp, tryck '5'
- För att hitta en plats nära dig, tryck '6'
- Annars, tryck på '0' för receptionisten, eller stanna på linjen så hjälper någon dig inom kort.
- Välkommen till The Operations Tech Company. Besök oss på webben för att kontrollera din kontostatus. Om du känner till personens anknytning kan du ringa den när som helst.
För företagskatalogen, tryck '1'. Om du känner till personens anknytning kan du ringa den när som helst. - För teknisk support, tryck '2'
- För kundtjänst, tryck '3'
- För försäljning och marknadsföring, tryck '4'
- Om du vill prata med receptionisten, tryck på '0' eller stanna på linjen så hjälper en av våra vänliga personal till dig. Tack för att du ringer The Operations Tech Company, där "Teknik och affärer möts."
Eftertid och helghälsningar
Om ditt företag stänger efter en viss tid eller på helgerna, och det inte finns någon som kan svara eller hjälpa dina uppringare, skapa en automatisk telefonisthälsning efter arbetstid. Berätta för dina uppringare att företaget är stängt och be dem ringa tillbaka i slutet. Se också till att inkludera dina normala öppettider. Här är några exempel på skript för automatisk skötare efter arbetstid och helg:
- Tack för att du ringde The Operations Tech Company. Vi har för närvarande stängt. Vi har öppet från 9.00 till 22.00 måndag till fredag, och 10.00 till 12.00 på lördag, Central Standard Time. Om du känner till ditt partis anknytning kan du ringa det när som helst. Annars, ring tillbaka under våra normala öppettider så kan vi hjälpa dig. Tack för att du ringer The Operations Tech Company, där "Teknik och affärer möts." Adjö.
- Tack för att du ringde The Operations Tech Company. Vi har för närvarande stängt. Om detta är en nödsituation, ring vår telefonsvarare på 585-555-1234. Om du känner till ditt partis anknytning kan du ringa det när som helst. Om du har ett konto hos oss kan du kontrollera din status 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan på www.operationstech.about.com. Våra normala öppettider är från 9.00 till 17.00 måndag till fredag, och 10.00 till 12.00 på lördagar, Central Standard Time. Annars, ring tillbaka under våra normala öppettider så kan vi hjälpa dig. Tack för att du ringer The Operations Tech Company, en plats där teknik och affärer möts. För att upprepa det här meddelandet, tryck på pund-knappen. {3 sekunders paus} Adjö.
Säsongsbetonade Automated Attendant Hälsningar
För att marknadsföra ditt företags säsongsbetonade specialerbjudanden eller bara för att förlänga en speciell säsongsbetonad hälsning till alla dina uppringare, kanske du vill inleda din automatiska telefonisthälsning under en begränsad tid. Använd detta sparsamt och bara om det speglar ditt företags anda. Till exempel, en säsongsbetonad semesterhälsning som önskar dina uppringare glädje och välstånd under det nya året skulle knappast vara lämpligt för en inkassobyrå.
- Du har nått The Operations Tech Company. Från "vår familj" till "din familj" vill vi önska dig en glad semester och ett framgångsrikt nytt år. Om du känner till ditt partis förlängning kan du ...
- Tack för att du ringde The Operations Tech Company. Fråga din kundtjänstrepresentant om våra 4 juli-rabatter på alla ersättningstjänster. Om du känner till ditt partis förlängning kan du ...
Öva och testa din hälsning
Innan du spelar in ditt automatiska assistentmanus, låt personen du valde att läsa det repetera det flera gånger framför dig. Använd detta för att finjustera uttal och uttalande. Efter att den nya hälsningen har spelats in, ring ditt telefonsystem omedelbart för att kontrollera inspelningen för fel och se till att alla annonserade alternativ fungerar som avsett.
