Arbetsrelaterade utgifter för anställda som sköter sina jobb på distans täcks ofta av arbetsgivare, och det kan inkludera användning av mobiltelefoner. När det gäller mobiltelefontjänster finns det två vägar som arbetsgivare kan gå. De kan ersätta anställda för utfört arbete eller affärsrelaterad kommunikation via sina mobiltelefoner eller smartphones, eller så kan de ge anställda företagsägda mobiltelefoner.
Från och med 2018 äger 95 procent av amerikanerna mobiltelefoner och 77 procent av amerikanerna äger smartphones, enligt Pew Research Center. Av dessa siffror är det rimligt att förvänta sig att anställda kommer att ha sina egna telefoner, så återbetalning kan vara ett vettigt alternativ. Men att tillhandahålla mobiltelefoner har också sina egna fördelar, så det är viktigt för arbetsgivare att överväga så många faktorer som möjligt, både för och emot, innan man bestämmer sig för om man ska förse anställda med mobiltelefoner eller inte.
En av de största fördelarna med att ge anställda företagsägda mobiltelefoner är möjligheten att alla använder samma hårdvara och mjukvara. Men de flesta människor gillar inte att bära två mobila enheter samtidigt, så anställda kan se att bära en företagsägd telefon utöver sin personliga telefon som en betydande nackdel.
Pro: Kompatibilitet
Genom att tillhandahålla mobiltelefoner kan arbetsgivare välja en operatör, hårdvara och ett operativsystem som bäst passar företagets behov. Företag kan besluta att de vill använda Apples iOS, Googles Android eller något annat alternativ. Men vad de än väljer vet de att alla deras anställda ska ha tillgång till samma programvara och funktioner. Detta kan förbättra den interna kommunikationen och det effektiviserar verkligen arbetet för IT-avdelningar.
Nackdel: Bära flera telefoner
Det är sällsynt längre att se människor utan mobiltelefon inom räckhåll, men det är inte många som vill ha med sig två mobiltelefoner. Företag kan (och bör) upprätta policyer för personlig användning av företagets mobiltelefoner, men de flesta anställda vill inte göra personliga affärer på en mobiltelefon som de vet att deras arbetsgivare kan övervaka. Detta gör att bära en andra mobiltelefon som det enda alternativet, och det är vanligtvis inte populärt bland anställda.
Dessutom skulle de flesta anställda uppskatta att få ersättning för sin personliga telefon som ett alternativ till att bära en andra telefon. Detta gäller särskilt eftersom de återbetalningar är inte skattepliktiga, från ett beslut från IRS 2011. För att detta ska vara fallet måste dock beloppet som återbetalas vara rimligt och bevisligen relaterat till verksamhetens behov.
Pro: Kostnadsbesparingar
Om du ersätter anställda för affärsanvändning av deras personliga mobiltelefoner, täcker du kostnaden för flera individuella prisplaner. Du kommer sannolikt att betala en betydligt lägre avgift per telefon om du upprättar ett företagskonto för flera linjer hos en enda leverantör. Som med de flesta bulkköp, ju fler rader du behöver, desto mindre kan du förvänta dig att betala per rad. Konkurrensen är hård bland mobiltelefonleverantörer, så du kan vara aggressiv när du förhandlar fram bästa möjliga pris.
Nackdel: Mer arbete för IT-avdelningar
Även om det gynnar IT-avdelningarna om alla har samma hårdvara och använder samma mjukvara, måste företagsägda mobiltelefoner fortfarande servas av teknikspecialister. När anställda äger sina egna mobiltelefoner förväntas de också underhålla dem, men om det uppstår problem med företagsägda mobiltelefoner kommer din IT-avdelning behöva lösa dem.
Dessutom, eftersom anställda inte äger sina företagsutgivna telefoner, kanske de inte är lika försiktiga med dem som de skulle vara om de ägde dem personligen. Detta kan leda till en ökning av ersättningstakten för företaget.
Pro: Tillgång dygnet runt
Att arbeta på distans är inte den enda anledningen för anställda att ha mobiltelefoner. Vissa anställda, såsom chefer eller medlemmar av IT-personalen, behöver ha jour eller på annat sätt tillgängliga med kort varsel. Att bära en företagsmobil av denna anledning kan vara en del av deras arbetsbeskrivningar. I brådskande situationer kan tiden vara kritisk och en företagsmobil kan ge snabb åtkomst till rätt person.
Nackdel: Uppgraderingskostnader
Mobiltelefontekniken förändras snabbt, även jämfört med andra teknikrelaterade produkter. Även om företag kan investera i hårdvara och mjukvara som kan hålla i flera år, så är det orealistiskt att förvänta sig att mobiltelefoner som är äldre än ett par år kommer att kunna hålla jämna steg med nuvarande krav. Om du tillhandahåller mobiltelefoner till anställda, förvänta dig att uppgradera sina enheter minst vartannat år. Om anställda är frustrerade över långsam eller inaktuell teknik, kommer det sannolikt att minska produktionen.
Det är en bra idé att ta hänsyn till detta när du först förhandlar om ett avtal med din leverantör så att du kan få bästa möjliga pris på förväntade uppgraderingar.
