En kommersiell exportfaktura innehåller mycket information och fungerar som en köpebrev mellan köpare och säljare. Den beskriver vad du exporterar, hänvisar till viktiga transaktionsnummer och den fungerar också som ett medel för att få betalt. Du kommer att belönas för att vara uppmärksam på detaljer när du arbetar med dina kommersiella exportfakturor.
Förbereder formuläret
Din faktura ska upprättas precis som du och din kund kommit överens om i ditt proforma faktura, inklusive om du ska förbereda handelsfakturan på din företagets brevpapper eller inte. Du måste vara konsekvent.
Om ni båda kommer överens om en ändring av försäljningsvillkoren senare, notera den ändringen på din faktura. Det är inte ovanligt att ett företag upprättar en kommersiell exportfaktura på både engelska och destinationslandets språk. Kontrollera med importören och ditt transportföretag för att utvärdera om du behöver göra detta eller inte.
Inkludera också alltid var och en av följande informationspunkter på din faktura för tydlighetens skull och för att skydda dina egna intressen, även om ingen begär dessa uppgifter:
Nyckelinformation för kommersiell exportfaktura
- Referensnummer för proformafaktura
- Kundens inköpsordernummer.
- Datum då fakturan fylldes i.
- Avsändarens och/eller säljarens adress samt köparens adress.
- Betalningssätt: identifiera och ange alla referensnummer som hör till den.
- Fraktvillkor från din prisuppgift (till exempel CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
- Valuta i vilken transaktionen kommer att göras (US-dollar, japanska yen, franska franc, etc.).
- fraktsedelnummer.
- Priser och kvantiteter för försändelsen.
- Antal förpackningar, märken, vikt och mått.
- Containernummer, om det skickas med container.
- Ut- och infartshamnar.
- Ursprungslandsbeteckning och den harmoniserade tullkoden (för att garantera korrekta tullberäkningar).
- Instruktioner för sjö- eller flygtransitering: fartygets eller flygplanets namn, rese- eller flygbrevsnummer, avresedatum och ankomstdatum till destinationen.
Om du gör allt ovanstående och rådgör noggrant med ditt transportföretag, detta kommer att underlätta förflyttning av varor och tullklarering. Vissa länder kräver en underskrift på den kommersiella exportfakturan. För att vara på den säkra sidan, lägg till den tillsammans med ditt namn och titel tryckt läsligt under.
Varför använda dessa fakturor?
Följande beskriver de olika sätten på vilka en exportfaktura används, men kom ihåg att exportfaktura är bara start- eller initieringsdokumentet som ligger till grund för resten av exporten transaktion:
- Exportörer kan använda den för att stödja lån, försäkringskrav och bidragsprogram.
- En köpare och säljare använder det som ett grundläggande uttalande för att beskriva de föremål som köps och säljs.
- Köparen (importören) använder den för att frigöra pengar via sin bank till säljaren.
- Om det finns ett försäkringskrav på försändelsen, om den var försäkrad, fungerar fakturan som ett viktigt stöddokument.
- Importören eller tillförordnad tullmäklare i destinationslandet kräver det innan varorna tullklareras.
- En bank för köparen undersöker exportfakturan innan den frigör medel enligt en remburs eller dokumentinsamling.
- Du kan använda den tillsammans med en kontrollintyg ger bevis på att det du skickar faktiskt är det som kunden beställt, och att det dessutom är av god kvalitet.
- En regering kan använda en handelsfaktura för att fastställa varornas verkliga värde vid bedömning av tullar.
- Tullmyndigheterna kan använda den för att bedöma tullar, använda den för inspektionsändamål och för att föra statistik.
- En bank kan i syfte att förhandla fram en remburs begära legalisering av handelsfakturan av konsulatet i köparens land. I det här fallet måste det legaliserade dokumentet som tillhandahålls av leverantören skickas till köparen när dokumenten har godkänts.
Handelsfakturan används av tullmyndigheter över hela världen för inspektionsändamål, uppskattning av tullavgifter och för att upprätthålla internationell handelsstatistik. Om det krävs att specifik information visas på handelsfakturan av tullmyndigheterna i importlandet bör importören informera dig om detta, och helst i god tid före exporten försäljning.
Viktigast av allt är att informationen på den kommersiella fakturan måste överensstämma exakt med all information som förekommer i någon form av en inkassodokument, t.ex. en remburs eller siktutkast, annars kan du stöta på problem när du försöker få betalt för din varor.
