Dessa bästa metoder för e-post har fungerat fantastiskt bra.
Vad är CAN-SPAM Act?
E-post, i dess tidiga dagar, var som vilda västern. Nästan vad som helst hände. Lyckligtvis blev CAN-SPAM-lagen lag 2003 för att minska antalet vilseledande e-postmeddelanden. Som ett resultat måste e-postmottagare vanligtvis anmäla sig två gånger, kan snabbt avregistrera sig från listor och få mycket färre e-postmeddelanden med vilseledande ämnesrader.
Vet du vad CAN-SPAM betyder? Det fullständiga namnet på denna lag är "Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act." Gudskelov, de förkortade det!
Vad har detta med ideella organisationer att göra?
Du kanske först tror att lagen har något att göra med de e-postmeddelanden som hamnar i mottagarens skräppostmapp. Men så är det inte, även om det kan vara ett problem för ideella organisationer också.
CAN-SPAM Act är tänkt att avskräcka e-post som du aldrig har registrerat dig för eller bett om. Det är verkligen menat att hålla skurkarna borta från din e-postlåda.
Även om CAN-SPAM främst gäller kommersiell e-post, kan en ideell organisation falla under dess paraply om de marknadsför produkter (t.ex. presentbutiker, böcker, t-shirts eller seminarier) som människor köpa. Eller om en företagssponsor är inblandad i något som din organisation skickar ut via e-post. Även om insamlingsmeddelanden bör undantas från CAN-SPAM, lönar det sig att vara försiktig.
Lagen innehåller inte heller något specifikt undantag för ideella organisationer. Så du kan också få höga böter om du skulle gå över gränsen, även av misstag.I praktiken bör vi alla följa CAN-SPAM-reglerna. De har blivit de bästa metoderna för e-post och har fungerat fantastiskt bra.
Vad en ideell organisation bör göra för att följa CAN-SPAM
- Ge tydligt och iögonfallande meddelande om möjligheten att välja bort. Meddelandet måste finnas i varje e-postmeddelande och måste ges till alla personer som tar emot meddelandet.
- Inkludera ett fungerande opt-out i varje e-postmeddelande, till exempel en returadress eller annan internetbaserad funktion. Kräv ingen annan information än e-postadressen för att avsluta prenumerationen. Du har tio dagar på dig att skrubba namnet från din lista, så skicka inte efterföljande erbjudanden efter det. Vidare, om mottagaren har valt bort, får avsändaren inte hyra, byta eller på annat sätt överföra eller lämna ut mottagarens e-postadress.
- Ange en giltig fysisk avsändarens postadress.
- Om det finns en kommersiell annons i ditt mejl måste du vara tydlig med att mejlet är en annons. Använd fraser som "du kanske är särskilt intresserad av det här erbjudandet" i brödtexten av e-postmeddelandet.
- Ange en "från"-rad som exakt och tydligt indikerar avsändaren. Genom att göra det försäkrar anhängare och givare att e-postmeddelandet kommer från en pålitlig organisation.
- Använd en ämnesrad som inte är vilseledande när det gäller vad som finns i mejlet. Vi vill alla fånga folks uppmärksamhet, men se upp för dessa "unika" eller "fångande" ämnesrader.
- Särskilt ideella organisationer bör se till att varje prenumerant har valt att delta, helst två gånger. Det innebär att skicka abonnenten ett sätt att bekräfta sin prenumeration. Även om tekniken gör detta enkelt och ganska sömlöst, kommer vissa människor inte att klara av det andra steget, och du kommer att förlora dem. Gör det ändå. Dubbla opt-in-prenumeranter är mindre benägna att klaga på att de aldrig registrerade sig.
Lyckligtvis, alla legitima e-postmarknadsföringsföretag (där du kan lagra din lista, designa e-post insamlingsupprop, nyhetsbrev och skicka massmail) är inställda för att hjälpa dig att följa CAN-SPAM.
Arbeta med din e-postleverantörs krav, och du bör vara säker. Om din e-postmarknadsförare inte kräver saker som följer CAN-SPAM, som att be om din fysiska adress i slutet av dina e-postmeddelanden, hitta en leverantör som kommer att bekräfta. Om din leverantör halkar är du ansvarig.
Vad innebär det att anmäla sig?
Det är viktigt för ideella organisationer att förstå vad "opt-in" innebär för att hålla sig borta från problem. Det finns två typer:
Uttryckligt tillstånd – Ett utmärkt exempel på uttryckligt samtycke är när någon ger sin mejladress till dig för att de vill få ett mail från dig. Detta inträffar oftast när någon besöker din webbplats och lämnar sin e-postadress i din registreringsruta för att få ditt nyhetsbrev via e-post.
Den bästa praxisen är att skicka ett e-postmeddelande omedelbart och be abonnenten att verifiera att de har valt att delta genom att svara på det e-postmeddelandet.
Underförstått tillstånd – Exempel på den här typen av samtycke skulle vara när en donator ger en gåva via din donationssida och delar sin e-postadress med dig på det formuläret. Se upp för att bara sätta folk på din e-postlista eftersom du råkade träffa dem någonstans. Det är inte ett underförstått tillstånd.
Oavsett om det finns uttryckligt tillstånd eller underförstått tillstånd, anta aldrig något. Gör det alltid klart på vilket formulär som helst som fylls i att genom att lämna en e-postadress godkänner mottagarna att ta emot e-postmeddelanden från dig. Du bör till exempel göra detta på ditt donationsformulär eller någon form som en volontär fyller i på din webbplats.
Det finns många sätt som dessa typer av tillstånd kan uppstå, så tänk noga på hur du ställer in formulär, registreringsrutor och hanterar utbyte av e-postmeddelanden vid evenemang.
Slutar som SPAM även när du spelar enligt reglerna
SPAM-filter försöker fånga upp misstänkta e-postmeddelanden. Även om din e-post kan följa SPAM-reglerna, kan din e-post fortfarande hamna där. Och det kan skada dig.
En studie från EveryAction (2019) fann att den månatliga spamfrekvensen för e-post som skickades av ideella organisationer var 20,18 % 2018. Studien satte ett dollarbelopp på all den förlorade möjligheten. Studien uppskattade att ideella organisationer förlorade på 92,8 MILJONER USD på grund av spamfilter och låga leveranstider.
När ett e-postmeddelande från din ideella organisation aldrig syns, än mindre öppnas, kommer de åtgärder du hade hoppats och planerat för så noggrant aldrig att ske. Även om e-post är relativt billigt jämfört med direktreklam, har det en kostnad. Du betalar avgifter till e-postföretag som skickar mejlet, plus att din personaltid har gått till spillo.
Till skillnad från olaglig SPAM som regleras av regeringen skapas e-postinkorgen SPAM ofta av just de personer som registrerade sig för att få din e-post. E-poststudien EveryAction tyder på att tilldelningen till SPAM-mappen har att göra med tre saker:
- Du har inte gjort det lätt att avsluta prenumerationen, så att mottagaren markerar din e-post som SPAM. Botemedlet? Ange alltid en länk för att avsluta prenumerationen med ett klick i ditt e-postmeddelande.
- Din e-postlista är inaktuell. Det är tufft nu för tiden att hänga med. Människor flyttar, byter e-postprogram eller bara hoppar av utan någon uppenbar anledning. Svaret? Rengör din e-postlista var sjätte månad eller så. Om det inte finns några tecken på liv (öppningar, svar) från en adress, släpp den.
- Du skickar ett irrelevant e-postmeddelande. Brist på någon form av engagemang innebär att din e-post inte motsvarade mottagarens förväntningar när de registrerade sig. Segmentera din lista och anpassa mer specifikt för bättre engagemang.
