Varje företag som har anställda (även bara en anställd) bör ha en handbok för anställda. Vad är en handbok för anställda? Det är ett tredelat dokument (eller tre olika dokument) som hjälper dig som företagare på flera sätt:
- Att ge information till anställda för att hjälpa dem att utföra sitt jobb och för att känna till deras fördelar och rättigheter
- För att hjälpa dig som företagare att hantera ditt företag, och
- För att skydda både dig och dina anställda.
De tre delarna av handboken är:
- En policymanual som berättar för anställda vad som krävs av dem och hur de ska följa verksamhetens regler,
- En procedurhandbok som hjälper till att utbilda anställda och hjälper nuvarande anställda att veta hur de ska göra sina jobb, och
- En förmånsbeskrivning, inklusive ledighet, lön och andra förmåner med arbete.
Den här artikeln beskriver de avsnitt som bör inkluderas och några juridiska frågor som måste ingå i handboken.
Anställningsförmåner
Beskriv de förmåner som ges till anställda. Förklara hur anställda kan bli berättigade till förmåner och om alla anställda är kvalificerade. Vissa arbetsgivare begränsar vissa förmåner endast till heltidsanställda, så förklara vad "heltid" betyder.
Du kan begränsa förmånerna till anställda som har avslutat sin provanställning; förklara hur detta fungerar. Förklara vilka förmåner som är skattepliktiga för anställda. Inkludera förmåner som krävs enligt lag, som arbetsskadeersättning och arbetslöshetsförsäkring. Du måste betala för dessa, så du kan lika gärna få kredit för dem.
Slutligen, inkludera din diskussion om höjningar och kampanjer här, snarare än i utvärderingsavsnittet nedan. Utvärderingar bör inte kopplas direkt till höjningar, även om de ofta är svåra att skilja åt.
Fritidspolicyer och förmåner
Du är inte lagstadgad att ge anställda ledigt, för semester, semester, sjuktid eller personlig tid. Så om du ger ledigt, få lite kredit för det. Förklara vilka dagar som ges för semester och hur semesterberättigande bestäms.
Inkludera en beskrivning av hur lönen bestäms för ledighet, till exempel för deltidsanställda. Förklara omständigheter som kan få en anställd att förlora ledighet; om en anställd till exempel inte arbetar dagen före och efter en semester, utgår ingen lön för semester.
Office-policyer
Förklara alla policyer, inklusive restriktioner för rökning och droganvändning ("Vi är ett rökfritt, icke-drogbrukskontor.") Förklara skälen till policyerna om du vill. Inkludera en policy om icke-diskriminering. Viktigast, förklara policyer för närvaro och konsekvenserna av överdriven frånvaro och försening. Se denna kompletta lista över kontorspolicy.
Medarbetarutvärderingar, disciplin, uppsägningar
I det här avsnittet förklarar du hur och när anställda utvärderas. Diskutera disciplinprocessen för brott mot policyer.
Till exempel, hur många varningar får en anställd för att dyka upp sent? Inkludera information om vilka brott som är så allvarliga att de är orsak till omedelbar uppsägning (drog användning, stöld, trakasserier etc.), och förklara vad som händer med anställdas löner i händelse av en uppsägning.
Du bör också ta med en mening eller två om att säga upp (du vill ha två veckors varsel såklart). Men du behöver inte säga upp anställda som sägs upp om du inte vill.
Office-rutiner
En medarbetarhandbok är ett bra ställe att gå igenom kontorsrutiner. Vad händer först på morgonen? Vad gör vi vid brand? Hur hanteras externa leverantörer/förfrågningar? Att ta upp de viktigaste frågorna i handboken gör utbildningen av nyanställda enklare och ger personalen en plats att leta efter när något dyker upp.
Juridiska villkor i personalhandböcker
Två juridiska artiklar som också måste inkluderas i din personalhandbok:
- Uttalande om "Inget kontrakt": Du vill inte att någon anställd ska tro att de har ett kontrakt enligt vilket du måste behålla dem under en viss tidsperiod. Se till att anställda vet att du inte ger dem ett underförstått anställningsavtal. Du måste när som helst kunna säga upp en anställd. Var försiktig så att du inte säger något i stil med "Efter din 90-dagars provanställning..." Detta uttalande innebär att personen anställs i 90 dagar, och du kan besluta att de inte tränar efter en dag! Säg istället något i stil med detta: "Om du lyckas fullfölja din provanställning..." Ta hjälp av en advokat för att utarbeta detta språk utan kontrakt.
- Den anställdes underskrift: Ge varje nyanställd ett exemplar av handboken vid anställningen, låt den anställde läsa och underteckna sedan att han/hon förstår innehållet i handboken. Även om detta inte kommer att förhindra anställdas problem, kan det hjälpa om en anställd väcker en stämningsansökan mot dig och säger att de "inte visste" att deras beteende kunde få dem att få sparken.
Viktigast: Få hjälp av en advokat
När du arbetar med din personalhandbok, skriv den med dina egna ord, men det är så viktigt att ha en advokat granska den för att se till att den är (a) komplett, (b) följer gällande lagar i ditt land och är (c) rättvis mot alla anställda.
