Anställd arbetsbeskrivningar är skriftliga uttalanden som beskriver plikter, ansvar, kvalifikationer och rapporteringsförhållanden för ett visst jobb. De bygger på objektiv information som erhållits genom jobbanalys, en förståelse för de kompetenser och färdigheter som krävs för att utföra nödvändiga uppgifter och organisationens behov för att producera arbete.
Arbetsbeskrivningar för anställda identifierar och anger ansvarsområden för ett specifikt jobb. De innehåller också information om arbetsförhållanden, verktyg, utrustning som används, kunskaper och färdigheter som behövs och relationer med andra befattningar inklusive den närmaste chefen.
Effektivt utvecklade arbetsbeskrivningar för anställda är kommunikationsverktyg som är viktiga för din organisations framgång. Dåligt skrivna arbetsbeskrivningar för anställda, å andra sidan, bidrar till förvirring på arbetsplatsen, felkommunikation och gör att människor känner att de inte vet vad som förväntas av dem.
Om du använder arbetsbeskrivningar för anställda som levande, andande dokument som uppdateras regelbundet för att spegla varje anställds förändrade krav, kan dessa beskrivningar
Positivt om jobbbeskrivningar
Arbetsbeskrivningar som har en positiv inverkan på en anställds förståelse av sitt jobb och den förväntade prestationsstandarden ger följande komponenter.
Ge en möjlighet att kommunicera ditt företags riktning och informera anställda om hur de passar in i helheten
Oavsett om du är ett litet eller stort företag eller en organisation på flera platser, kommer välskrivna arbetsbeskrivningar för de anställda att hjälpa dig att anpassa de anställdas riktning med ledning av ditt högre ledarskap och deras strategiska plan för verksamheten.
Anpassa medarbetare till dina mål, syn, och uppdrag betecknar framgång för din organisation. Som ledare garanterar du transfunktionaliteten för alla positioner och roller som behövs för att tillfredsställa dina kunder.
Sätt tydliga förväntningar på vad du förväntar dig av människor:
Ferdinand Fournies, i "Varför gör inte anställda vad de ska göra och vad ska de göra åt det?" säger att arbetstagarnas förväntningar är det första stället att leta efter om människor inte gör som du vill att de ska göra. Han säger att du måste se till att alla anställda tydligt förstår dina förväntningar – och att förståelsen börjar med arbetsbeskrivningen för de anställda.
Detta gäller oavsett om du rekryterar nya medarbetare eller lägger ut jobb för interna sökande.
Hjälp dig att täcka dig lagligt
Som ett exempel, för efterlevnad av Americans With Disabilities Act (ADA), vill du se till att beskrivningen av de fysiska kraven för jobbet är korrekt ner till punkt och pricka. Detta hjälper dig att svara på lämpligt sätt om en anställd begär ett boende under ADA.
Hjälp organisationsanställda, som måste arbeta med den nyanställde, att förstå gränserna för personens ansvar
Människor som har varit involverad i anställningsprocessen är mer benägna att stödja den nya medarbetarens framgång eller befordrad medarbetare. Att ta fram arbetsbeskrivningar för anställda är ett enkelt sätt att involvera människor i din organisations framgång.
Kom ihåg att när du utvecklar arbetsbeskrivningar för anställda, inse att de är en komponent i en effektivt resultatstyrningssystem. Tänk på dessa varningar om arbetsbeskrivningar för anställda.
Negativ potential för anställdas arbetsbeskrivningar
Arbetsbeskrivningar för anställda har sina baksidor, inklusive följande:
De blir föråldrade i en snabb, föränderlig, kunddriven arbetsmiljö
Du ska komplettera medarbetarbeskrivningar med regelbundet förhandlade mål och utvecklingsmöjligheter, åtminstone kvartalsvis – helst månadsvis. Det kräver att medarbetaren träffar chefen, eller teamet, för att fastställa nästa uppsättning specifika, mätbara mål.
Detta möte måste också vara realistiskt. Om medarbetaren får nya mål och fortfarande är ansvarig för varje uppgift som anges i den ursprungliga arbetsbeskrivningen är detta orättvist. Det är nedslående för den anställde som aldrig känner att de når framgång på sitt jobb.
Speciellt om målen och jobbprestationerna är knutna till lön eller bonus, måste du ta en titt på var medarbetaren investerar sin tid. Om de anställdas arbetsbeskrivningar ger en felaktig bild, ändra arbetsbeskrivningen.
Ha inte alltid tillräckligt med flexibilitet så att individer kan "arbeta utanför lådan"
Anställdas arbetsbeskrivningar måste vara flexibla så att medarbetarna är bekväma med cross-training. De måste göra det möjligt för en annan gruppmedlem att utföra en uppgift och den anställde att ha förtroendet för det de kan fatta lämpliga beslut att betjäna sina kunder. Du vill utveckla människor som är bekväma med att ta rimliga chanser att tänja på sina gränser.
Ge inte alltid en recension av en anställds dagliga arbete
Förutom uppdateringen av regelbundna mål och mål som föreslås, är arbetsbeskrivningar för anställda en integrerad del av prestationsstyrnings- och utvärderingssystemet. Dom är används för att fastställa löneökningar och bonusberättigande.
De är en jobbreferens för att avgöra hur en anställd spenderar sin tid på jobbet dagligen. De ger ett mätbart fokus för en anställds energi och uppmärksamhet.
Kan sitta oanvänd i en låda och är därför ett slöseri med tid
Arbetsbeskrivningar för anställda måste vara integrerade i din anställning valprocess. Om du misslyckas med att använda de arbetsbeskrivningar du utvecklar i dina feedback- och resultatledningssessioner, har hela processen varit ett slöseri med din tid och energi. Vem har tid med det i dagens snabba organisationer?
Poängen
Du kan använda arbetsbeskrivningar för anställda för att få medarbetarägande och för att spåra parametrarna för de färdigheter och förmågor du söker för tjänsten. När du anställer kan välskrivna arbetsbeskrivningar hjälpa dig att fatta sunda anställningsbeslut. Och att anställa rätt team är avgörande för din framtida framgång.
