A katastrofåterställning plan är ett dokument som beskriver hur ditt företag kommer att återhämta sig från en katastrofal händelse.
När du är säker på att alla dina anställda är säkra och friska efter en katastrof, bör implementering av din katastrofåterställningsplan vara ditt första uppdrag. En snabb och välplanerad återhämtning kan göra skillnaden mellan konkurs och ditt företags överlevnad.
Det finns många olika typer av katastrofala händelser. Följande steg fokuserar på att skapa en katastrofåterställningsplan som du kan använda om du förlorar ditt kontor men inte din verksamhets produktionskapacitet. Till exempel skulle ett tillvägagångssätt liknande det nedan vara lämpligt om en brand eller annan händelse förstörde affärskontoren för ett tillverkningsföretag, men inte fabriken.
Gör en lista över kritiska jobb
Hero Images/Getty Images
Det första steget i att skapa en katastrofåterställningsplan är att göra en lista över alla kontorsjobb som skulle behöva flyttas till en annan plats så att verksamheten kan fortsätta drivas.
Markera sedan med en stjärna eller asterisk de jobb som du anser vara avgörande för att fortsätta fungera om du befann dig i en katastrofåterställningssituation.
Till exempel bör kundtjänstrepresentanter och redovisningspersonal markeras som kritiska, medan telemarketingpersonal som ringer utgående säljsamtal kan vara sekundära.
Inventering Nödvändig kontorsutrustning
Hero Images/Getty Images
För varje anställd, lista bara den nödvändiga kontorsutrustningen och möblerna som de behöver för att utföra sina jobb. Kom ihåg att i händelse av en katastrof kommer utrymme, pengar och tid att vara på topp.
Koncentrera dig på de verkligt nödvändiga föremålen och inte alla föremål de använder för närvarande. Katastrofåterställningslistan kan innehålla följande:
- Skrivbord och stol
- Dator
- Datormjukvara
- Telefon
- Point-of-sale-system
Lagerstödjande utrustning
Ta sedan en titt på den väsentliga kontorsutrustningen som används bakom kulisserna. Telefonerna på servicerepresentanternas skrivbord måste anslutas till telefonnätet.
Datorerna på kontoret måste ansluta till någon sorts server eller applikation som tillåter beställningar tas, material som ska skickas, tjänster som ska utföras, fakturor som ska postas eller lön träffade.
Gå runt på ditt kontor och du kommer att se de saker som knyter ihop ditt företag.
Din återställningslista kan innehålla följande:
- Backup-servrar
- Kopior av viktig programvara
- Säkerhetskopiering av data
- Business telefonsystem
- Kontorsäkert
- Daglig start-up kassalåda pengar
Planera för alternativa kontorsutrymmen
Nu när du har en lista över personer, möbler och utrustning behöver du en fysisk plats att placera dem på.
Det betyder inte att du måste hyra kontorslokaler och låta den stå tom. Vad det betyder är att du redan borde ha undersökt flera alternativa platser för att flytta ditt kontor i händelse av en katastrof.
Alternativ kan inkludera något eller alla av följande:
- Lokal fastighetsmäklare med en lista över lediga kontorsplatser
- En överenskommelse med ett närliggande företag om att dela kontorsyta om en katastrof inträffar
- Ett flyttalternativ inom ditt företag (till exempel flytt till en tom del av lagret)
- En plan som tillåter anställda att arbeta på distans hemifrån eller från ett lokalt hyrt utrymme tills kontoret är återställt
- En lista över coworking-utrymmen i området
Försäkring och budget
Ämnesbilder/Getty Images
När du har bestämt dig för var du ska placera människor, måste du börja köpa dem vad de behöver för att göra sitt jobb om det har förstörts.
Uppskatta hur mycket det kommer att kosta att ersätta varje del från listan över nödvändig kontorsutrustning som du skapade i steg två.
Den tid du spenderar nu på den här uppgiften kommer att raka lediga dagar från återhämtningsprocessen senare eftersom du kommer att kunna ge en lista till ditt försäkringsbolag med exakt vad du behöver, så kommer du sannolikt att få en försäkringskontroll förr.
Dela det och lagra det utanför platsen
Den bästa katastrofåterställningsplanen hjälper dig inte om den brinner upp i elden eller om ingen kan hitta den.
Den bästa strategin är att dela din katastrofåterställningsplan med minst en annan person i ditt företag och se till att minst en kopia lagras digitalt eller utanför platsen.
Lagra kopior av all viktig programvara, säkerhetskopior av data och nödvändiga filer eller dokument digitalt med hjälp av en molnbaserad tjänst, eller lagra dem på en backup hårddisk som förvaras på en säker plats utanför kontor.
