När och hur man ber om ursäkt på jobbet

Ursäkter kan vara svårt och till och med besvärligt, särskilt på arbetsplatsen eftersom du hanterar personliga känslor i en professionell miljö. Men ursäkter uppskattas nästan alltid när de är genomtänkta och uppriktiga.

Medan vissa människor tror att ursäkter, särskilt på arbetsplatsen, är ett tecken på svaghet, kan de visa att du är kapabel och har kontroll, eftersom de fastställer att du känner igen ett fel och hur fixa det.

När ska man be om ursäkt på jobbet

Även om ursäkter är viktiga, vill du undvika ständiga ursäkter för varje litet misstag du gör på jobbet. Om du ger en formell, utförlig ursäkt för varje mindre överträdelse, kan medarbetare och arbetsgivare se dig som svag och osäker. Så om du av misstag lämnar din kaffemugg i diskbänken, eller dyker upp en minut för sent till en kaffedejt med en kollega, kan ett kortfattat "I'm sorry" just nu vara allt som behövs.

Å andra sidan, om du var det sen till jobbet när du egentligen borde ha varit närvarande kan en ursäkt vara på sin plats. Det är viktigt att söka en balans mellan att överbe om ursäkt och att inte be om ursäkt alls.

När ska man be om ursäkt under en jobbsökning

Om du har gjort något för att besvära en blivande arbetsgivare, som att komma för sent eller inte alls till en intervju eller att inte lämna in ansökningsmaterial i tid, ska du be om ursäkt. Hela jobbsökningsprocessen är din chans att visa upp din personliga och professionella egenskaper. Om du har visat en egenskap som du inte tycker är lämplig, som försening eller elakhet, måste du ta itu med problemet.

Hur man ber om ursäkt

Varje ursäkt kommer att skilja sig i metod och innehåll, baserat på den fråga som du ber om ursäkt för och de som du ber om ursäkt till. Men följande tips kan göra nästan vilken ursäkt som helst mer effektiv:

• Ber om ursäkt så snart som möjligt. Genom att snabbt be om ursäkt erkänner du att du gjort ett misstag och ångrar dig verkligen. Ibland, särskilt för mindre överträdelser, som att komma sent till lunch med en kollega, accepteras en ursäkt snabbt. Men när du ber om ursäkt för en särskilt hemsk överträdelse kan du behöva vänta några timmar eller till och med en dag för att alla inblandade ska behandla situationen för att acceptera ursäkten.
• Kom inte med ursäkter. Genom att ge ursäkter för ditt misstag tar du inte ansvar för dina handlingar. Var noga med att säga orden "Jag är ledsen" eller "Jag ber om ursäkt" för att tydligt uttrycka din ånger. Att inkludera skäl för dina handlingar gör att det verkar som att du ursäktar dig själv från misstaget och inte riktigt ledsen.
• Ta ansvar. Efter att ha sagt att du är ledsen, erkänn tydligt och koncist vad det är du gjorde fel. Du kan till exempel säga ”när jag inte lämnade in min uppgift för vårt gruppprojekt svek jag hela laget.” Erkänn regeln eller normen som du brutit mot för att ta ansvar för ditt specifika misstag.
• Förklara hur du åtgärdar misstaget. Förutom att säga varför du är ledsen, förklara hur du förhindrar att problemet uppstår igen. Om du till exempel missade en deadline för en teamuppgift, förklara för dina kollegor att du har organiserat ditt schema på ett sätt som förhindrar att du missar framtida deadlines. Att bara berätta för andra att misstaget inte kommer att upprepas är inte tillräckligt om du inte förklarar de steg du kommer att vidta för att säkerställa att det inte upprepas. Du kan också överväga att fråga personen som du ber om ursäkt till om det finns något du kan göra för att råda bot på situationen.
• Håll ditt ord.  Om du säger att du kommer att arbeta hårdare för att svara snabbt på e-postmeddelanden, håll dig trogen mot ditt ord för att visa andra att din ursäkt är äkta. Genom att följa din lösning visar du också andra att du kan lita på.
• Tänk på metoden. Vissa ursäkter måste sägas personligen. Om du till exempel gjorde ett stort misstag med din chef kan du behöva träffas personligen för att diskutera överträdelsen i detalj. Men om du är obekväm med att hantera dessa situationer personligen, eller om du kanske blir för upprörd eller säger något felaktigt, kanske du vill skicka ett e-postmeddelande om ursäkt. Du kan också välja en mellanväg, som du ber om ursäkt för via mejl och frågar personen om de vill träffas personligen för att diskutera saken vidare.

Exempel på ursäkt via e-post till en kollega för ett misstag på jobbet

Följande e-postmeddelande kan hjälpa dig att skriva din egen ursäkt till en kollega. Mejlet finns även som en mall som kan vara nedladdade för användning med Google Docs och Word Online.

Exempel på ursäkt via e-post till en anställd för beteende

Följande mejl är ett exempel på en ursäkt från en chef till en anställd för olämpligt beteende på jobbet. Beroende på hur allvarligt brottet är, kanske chefen vill antingen träffa den anställde personligen – kanske med en HR-person närvarande – eller skriva ett formellt skriftligt brev.