Om du hanterar människor, arbeta i Human Resources eller bry dig om dina vänner på jobbet, är chansen stor att du en dag kommer att behöva föra en svår konversation. Svåra samtal blir nödvändiga av olika anledningar. De är aldrig lätta att genomföra och du riskerar att orsaka disharmoni på arbetsplatsen när du tar upp ämnet med en anställd.
Varför du kan behöva hålla ett svårt samtal Exempel
Människor klär sig olämpligt och oprofessionellt för jobbet. Personlig hygien är ibland oacceptabelt. Flirtigt beteende kan leda till en sexuella trakasserier problem. Ett rörigt skrivbord är inte tecknet på ett organiserat sinne.
Ej återlämnade popburkar i ganska staplade mästerverk drar myror. Mat som är felaktigt lagrad i arbetsområden drar möss och deras dropp är oerhört obehagligt för personen som sitter vid nästa skrivbord.
Vulgärt språk är oprofessionellt. Avslöjande dekolletage hör hemma på en klubb, en fest eller på stranden. Att lämna smutsig disk till andra att diska är oförskämt och oprofessionellt.
Har du stött på något av dessa exempel på beteende som motiverar ett svårt samtal? De är bara exempel på de typer av beteende som ropa efter ansvarsfull feedback. Oavsett om förövaren är en medarbetare, en rapporterande personal eller kanske till och med din chef, är du skyldig det dem för harmoni och lugn på arbetsplatsen, och arbetsplatsens renlighet och välbefinnande för att hålla en svår konversation.
Dessa steg hjälper dig att hålla svåra konversationer när människor behöver rak, tydlig och professionell feedback.
Steg för att ge feedback i en svår konversation
-
Sök tillstånd att ge feedback. Även om du är medarbetarens chef, börja med att ange att du har lite feedback som du vill dela med dig av. Fråga om detta är en bra tid eller om den anställde föredrar att välja en annan tid och plats. (Inom rimliga gränser förstås.)
Att ge medarbetaren viss kontroll över hur och när feedbacken tas emot kan göra hela skillnaden i hans eller hennes mottaglighet för den svåra feedbacken. - Använd ett mjukt inlägg för att börja din svåra konversation. Dyk inte direkt in i feedbacken – ge personen en chans att förbereda sig för potentiellt pinsam feedback. Berätta för medarbetaren att du behöver ge feedback som är svår att dela. Om du är obekväm med din roll i konversationen kan du också säga det. De flesta människor är lika obekväma med att ge feedback om en individs personliga klädsel eller vanor, som personen som får feedbacken. Detta är normalt och mänskligt. Ingen vill göra en annan person ledsen – eller må dåligt. Men du är skyldig både dig själv och den andra personen möjligheten att göra justeringar av beteendet, vilket förmodligen är det påverkar deras chanser att lyckas på jobbet.
- Ge inte efter för frestelsen att förstärka feedbacken genom att göra den från många, eller ursäkta ditt ansvar för feedbacken genom att säga att ett antal medarbetare har klagat. Ofta är du i feedbackrollen eftersom andra anställda har klagat till dig över vana, beteende eller klädsel hos den anställde som får svår feedback. Ge inte efter för frestelsen att förstärka feedbacken genom att göra den från många, eller ursäkta ditt ansvar för feedbacken, genom att uppge att ett antal medarbetare har klagat. Detta ökar pinsamheten som personen kommer att uppleva och skadar återhämtningen för den person som får feedback.
- Den bästa feedbacken är rak och enkel. Slå inte runt. Säg, "Jag pratar med dig eftersom det här är ett problem som du måste ta itu med för framgång i denna organisation."
- Berätta för personen vilken effekt det kommer att ha att ändra hans eller hennes beteende ur ett positivt perspektiv. Berätta för den anställde hur att välja att göra ingenting kommer att påverka hans karriär och jobb.
- Kom överens om vad individen ska göra för att förändra deras beteende. Ställ in ett förfallodatum – imorgon, i vissa fall. Ställ in en tidsram för att granska framstegen i andra fall. Se till att du och den som du för det svåra samtalet med har en överenskommelse.
-
Uppföljning kort efter att ha lämnat feedbacken för att kontrollera medarbetarens framsteg – och regelbundet därefter om ingenting förändras eller om ytterligare knuffar verkar nödvändiga. Det faktum att problemet existerar betyder att backsliding är möjlig; medarbetaren kan också behöva ytterligare förtydligande av feedbacken för fullständig förståelse.
Sedan, mer feedback och ev. disciplinära åtgärder är möjliga nästa steg om medarbetaren inte reagerar positivt på det svåra samtalet.
Du kan bli effektiv på att föra svåra samtal. Öva och dessa steg hjälper dig att bygga upp din komfortnivå för att hålla svåra konversationer. Ett svårt samtal kan trots allt göra skillnaden mellan framgång och misslyckande för en uppskattad medarbetare. Omtänksam nog att hålla det svåra samtalet.
