Skatteproffs kallar dem "Shoebox Business People." Det är de företagare som dyker upp vid skattetid med all information till sina företagsdeklarationer i skokartonger. Skatteberedarna måste reda ut kvitton och kontoutdrag från skokartongerna och försöka lista ut skatterna för verksamheten så att en skattedeklaration kan upprättas.
Ibland kommer dessa Shoebox Business People med en inkomstutskrift, men oftast har de bara sina kontoutdrag (oavstämda, förstås). Eftersom de är oorganiserade måste dessa affärsmän betala mer för sina företagsdeklaration än någon som gick in på kontoret med en utskrift av balans- och resultaträkning i slutet av året.
Varför du inte vill vara en Shoebox Business Person
Om du behåller din affärsregister i en skokartong eller någon form av oorganiserat tillstånd kan du förlora pengar:
1. Din skattedeklaration tar mycket längre tid att förbereda, vilket innebär att kostnaden för skattedeklarationen ökar.
2. Du kan missa många avdragsgilla utgifter för att du har förlorat – eller aldrig fått – de kvitton du behöver för att säkerhetskopiera utgiftsavdraget.
3. Andra affärsutgiftsavdrag kan gå förlorade eftersom du inte har registrerat dem. Till exempel måste utgifter för körning fångas upp vid tidpunkten för resan. Du kan inte bara hitta på affärsresor i slutet av året.
4. Förutom skattefrågor kan inte vara organiserad göra att du förlorar pengar dagligen. Att till exempel driva ditt företag utan att känna till din kassaflödesstatus innebär att du kan drabbas av övertrasseringsavgifter och andra bankavgifter.
5. Att inte känna till din övergripande finansiella ställning kan göra att du förlorar möjligheter att köpa vid goda tider och investera för att dra nytta av god avkastning.
Skatteexperter kommer att berätta för dig att det finns en klar korrelation mellan företagets ekonomiska hälsa och tillståndet i deras affärsregister.
Vill du undvika att vara en skokartongföretagare?
1. Skaffa ett onlinebokföringssystem och håll det uppdaterat. Lägg alla konton i anteckningen ovan i det systemet. Använd deras länkar till dina konton och få de automatiska uppdateringarna, så att du inte behöver göra manuell inmatning.
2. Skapa ett sätt att fånga varje enskild transaktion (finansiell händelse) när den inträffar. Jag skickar alla onlinekvitton till min bokhållare via e-post och berättar för honom vilken kategori jag ska lägga det i. Då kan jag glömma det. Ett annat enkelt sätt är att hålla alla dessa register online med Evernote. Du kan skicka ett e-postmeddelande till ditt Evernote-konto. Glöm inte små transaktioner; registrera dem i ett kontantsystem.
3. Lägg en loggbok i din bil och håll koll på företagets körsträcka. Gör en anteckning varje gång du kör någonstans i affärer, inklusive datum, körda mil och affärsändamål.
4. Granska dina utgifter varje månad och stämma av ditt företagsbankkonto. Det är inte så svårt. Med ett onlinesystem är det nästan klart för dig. Se till att alla utgifter är korrekt kategoriserade. Om en utgift var för ett affärsmöte på en restaurang eller annan plats där du betalade med din företagsdebitering eller kreditkort, notera affärssyftet och vem du var med på kvittot (det finns vanligtvis plats för anteckningar). Om du ser något konstigt, följ upp det. Det är bara du som kan göra detta, och det tar bara några minuter.
5. Före årets slut, gör en snabb genomgång av året, notera något konstigt, eventuella utgifter som inte överensstämmer med förväntade. Lägg till alla dessa affärsmilkostnader från din loggbok. Förbered en lista över utgifter för hemmakontoret. Och du är klar!
Efter årets första, när du har gjort hela din bokföring i slutet av året, kan du gå till skatteförberedarens kontor med ett minneskort. Eller ännu bättre, du kan maila filerna direkt till din skatteförberedare.
