Det är ingen hemlighet att hotellägare alltid letar efter sätt att hitta möte och evenemangsplanerare som kan välja hotell och andra platser för möten, incitamentsresor, konferenser och utställningar.
Många hotell har förlitat sig på webbplatser för onlinehotell RFP (Request for Proposals), som t.ex Conventionplanit.com och sabrehotelrfp.com för att främja deras mötes- och konferenstjänster. De har också utvecklat sina egna RFP-formulär online.
Många planerare är ovilliga att skicka sina hotellanbud via sökmotorer från tredje part och föredrar att skicka sina förfrågningar om hotellbud direkt till hotellet och konferenscentren.
Information i en RFP för hotell
Convention Industry Council skapade användbara verktyg för utbyte av accepterade metoder (APEX) för att hjälpa till med RFP-förberedelser.
Grundläggande element för en offertförfrågan för hotell bör inkludera följande:
- Begärarens grundläggande kontaktinformation (namn, titel, organisation, adress, telefon, e-post, etc.)
- Eventdatum (ange minst två olika alternativ)
- Rumsblock behövs (datum och antal gästrum)
- Mötesrumsförfrågningar (datum, rumsstorlekar, kvantiteter)
- Krav på mat och dryck
- Krav på tillgänglighet
- Krav på frakt och mottagning
- annan relevant information
Dra fördel av RFP-verktyg
Dessutom har Global Business Travel Association (GBTA) förser sina medlemmar med ett omfattande RFP-verktyg som evenemangsplanerare kanske vill överväga. Delar av GBTA-hotellets offertförslag inkluderar följande:
- Hotellanläggning översiktsinformation
- Översiktsinformation för RFP-begärare
- Information om gästrumskontrakt
- Storleken på hotellets totala mötesyta
- Totalt antal mötesrum
- Storleken på hotellets största balsal eller mötesrum
- Takhöjd för största balsal eller mötesrum
- Tillgång till ett permanent styrelserum
- Antal personer styrelserummet rymmer
- Tillgång till dedikerad utställningsyta
- Storleken på utställningsutrymmet
- Avstånd till områdets kongresscenter
- Namn på kongresscentret
- Skatteprocent på mat och dryck
- Bankettserviceavgift i procent
- Skattepolicy för bankettserviceavgifter
- Tillgänglighet för interna audiovisuella (A/V) tjänster
- Rabattpolicy på interna A/V-tjänster
- Möjlighet att använda externa A/V-leverantörer
- Antal mötesrum med trådlöst höghastighetsinternet
- Antal mötesrum med videokonferens
- Avgift för att använda egna A/V-leverantörer
- Acceptabla betalningsmetoder
- Möte paketpriser
Dessutom är det bra att dela med hotellsäljare vilken typ av evenemang det är eftersom detta ger insikt i mötets mål.
De goda nyheterna med att arbeta med hotell är att de flesta borde vara ganska erfarna på att anordna liknande evenemang tillsammans, och en bra försäljnings- eller cateringchef kommer att kunna dela mer information om sätt att hjälpa till att möta mål.
