2009 års hälsovårdslag, Affordable Care Act (ACA), innehåller flera bestämmelser som rör rapportering av hälsovårdsförmåner från arbetsgivare till anställda.
Vissa av kraven gäller alla arbetsgivare, och vissa ytterligare krav gäller större arbetsgivare. IRS administrerar processerna och rapporterna enligt denna lag.
Arbetsgivarens rapporteringskrav för hälsoförmåner för anställda
Alla arbetsgivare måste rapportera kostnaden för arbetsgivarens hälsoförmåner till anställda på blankett W-2 och lämna in W-2-formulär för alla anställda till Social Security Administration.
Dessutom måste stora arbetsgivare (enligt definitionen av IRS) ge en årlig rapport till anställda på blankett 1095-C och lämna in den rapporten till IRS.
Rapporteringskrav för alla arbetsgivare
IRS kräver att alla arbetsgivare rapporterar kostnaden för sjukvårdstäckning till anställda i kod DD på den anställde blankett W-2, den årliga lönerapporten som distribueras till anställda och lämnas in till Social Security Administration var och en år.
Ange beloppet för denna vårdtäckning på den anställdes W-2-formulär, särskilt med kod DD, som är kostnaden för arbetsgivarsponsrad vårdtäckning. Anmäl både den del som betalas av ditt företag och av den anställde.
När du rapporterar, inkludera värdet av eventuell medicinsk, tandvård och synskydd du kan betala för. Inkludera både arbetsgivarens och anställdas delar av kostnaden; med andra ord, den totala kostnaden för planen, oavsett vem som betalar för den.
Du behöver inte utfärda en W-2 om sjukvårdsinformationen i kod DD är det enda du rapporterar, som till en pensionär, till exempel.
Om du har glömt att inkludera kostnaden för hälsovårdsförmåner på anställdas W-2s, måste du skicka in W-2c-formulär för att rätta till detta fel.
IRS har en användbart diagram som visar alla typer av hälsoskydd som måste inkluderas i summan på blankett W-2.
Skatter och sjukvårdsförmåner
Innan du beräknar hälsovårdsförmåner för anställda och anger dem i kod DD i formulär W-2, måste du veta vad som är skattepliktigt för de anställda.
Kostnader som betalas av arbetsgivare för sjukförsäkring är inte skattepliktiga för de anställda, varken för federala inkomstskatter eller FICA-skatter (Social Security and Medicare). Dessa förmåner betraktas inte heller som lön i arbetslöshetsskattehänseende. (Det finns särskilda krav för S-företagsanställda.)
Se till att meddela anställda att beloppet i kod DD inte påverkar deras skatter. Rapporten är endast i informationssyfte, för att visa anställda värdet av deras hälsovårdsförmåner.
Rapporteringskrav för stora arbetsgivare
Vad är en stor arbetsgivare?
IRS kallar stora arbetsgivare Applicable Large Employers (ALEs), vilket innebär att de måste följa specifika ALE-rapporteringskrav för Affordable Care Act-ändamål. Ditt företag kan vara en ALE ett år och inte nästa eftersom kravet bestäms varje kalenderår, beroende på det genomsnittliga antalet anställda för föregående år.
Om ditt företag har 50 eller fler heltidsanställda, anses du vara en "Applicable Large Employer" (ALE) i rapporteringssyfte och i syfte att Arbetsgivarens delat ansvar.
Som heltidsanställda räknas de som i genomsnitt arbetar minst 30 timmar per vecka. Om du har deltidsanställda, kombinerar du timmar med deltidsanställda för att få vad som kallas ett heltidsanställning antal anställda.
Stora arbetsgivaransvar enligt ACA
Om ditt företag är en ALE måste du göra något av följande.
- Erbjud "prisvärt" sjukvårdsskydd till heltidsanställda. Den täckningen måste ge "minsta värde".
- Gör en betalning för delat ansvar (ESR) till IRS. Denna betalning måste göras om minst en heltidsanställd får premieskatteavdrag för att köpa individuellt skydd på en vårdbörs.
Vad stora arbetsgivare måste rapportera till anställda
Här är detaljerna om vad du måste rapportera till anställda och när.
- Ett uttalande till anställda om sjukförsäkringsskydd som erbjuds anställda. Detta uttalande, på IRS Blankett 1095-C, måste (a) ges till varje anställd på och (b) rapporteras till IRS.
- Om ditt företag självförsäkrar sin hälsovårdsplan måste du lämna ett uttalande till IRS om denna täckning. Du måste använda avsnitt III i formuläret 1095-C för detta ändamål.
Arkivering av 1095-C-formulär elektroniskt
Om du lämnar in färre än 250 av 1095-C-formulären till IRS, behöver du inte lämna in dem elektroniskt. Om du arkiverar fler än 250 blanketter måste du arkivera dem elektroniskt.
IRS har ett speciellt användargränssnittssystem för Avfordable Care Act Information Returer som du kan använda.
Rapporteringsfrister för 1095-C
Rapporter på formulär 1095-C ska lämnas in för föregående kalenderår. Till exempel behövde formuläret lämnas in till IRS senast den 28 februari 2019 för 2018. Se till att du använder rätt formulär för året du rapporterar, inte året då du fyller i formuläret.
Rapportering till anställda: Du måste ge varje anställd en kopia av formulär 1095-C för föregående kalenderår senast den 31 januari.
Rapportera till IRS: IRS-formulär 1095-C måste lämnas in till IRS före den 28 februari (31 mars om det lämnas in elektroniskt).
Form 1095-C Detaljer
Formulär 1095-C kräver följande information.
- Anställds namn, adress och skatte-ID-nummer
- Arbetsgivarens namnadress, kontaktinformation och EIN
- Anställda erbjudanden om täckning, totalt år och månad för månad
- Arbetstagaren krävde bidrag, totalt år och månad för månad
- För självförsäkrade planer – täckta anställda, legitimation och månaders täckning
De instruktioner för formulär 1095-C ge mer information om kraven för detta formulär.
Oavsett om du är en liten arbetsgivare eller a stora företag, ta dig tid att lära dig mer om Affordable Care Act och hur den påverkar ditt företag.
Informationen om arbetsgivarnas krav i Affordable Care Act är komplicerad och förändras fortfarande, och varje affärssituation är unik. Kontrollera med dina skatte-, försäkrings- och juridiska rådgivare innan du implementerar något av dessa rapporteringskrav.
