En av de stora fördelarna med att vara hyresvärd är skatteavdragen du kan dra nytta av. Dessa avdrag kan dock vara komplicerade, så det är viktigt att du håller detaljerade register över alla viktiga dokument, inkomster och utgifter under hela året. Att vara organiserad och hålla rätt dokument kan hjälpa dig att maximera dina avdrag och minska stress.
Fyra skäl att föra register
- Det kommer att göra det mycket lättare att lämna in din skatt.
- Att ha allt registrerat kommer att hjälpa dig att inte gå miste om några avdrag, vilket kommer att spara pengar.
- Det hjälper dig att se till att du lämnar in korrekta anspråk. Istället för att gissa, "Jag tror att jag betalade entreprenören 1 000 dollar", genom att snabbt dra upp ett kalkylblad, vet du att du betalade honom 850 dollar den 17 juli.
- Om du blir granskad eller IRS har några frågor om artiklar på din skattedeklaration, kommer du att ha bevis för att backa upp ditt påstående. Om du inte har den här dokumentationen kommer du att lägga ner tid och pengar på att försöka hitta beviset. Än värre, om du inte kan komma med ett kvitto, kommer ditt krav inte att uppfyllas och du kan till och med behöva betala ytterligare skatter och straffavgifter.
Vilka poster bör du hålla reda på?
Det korta svaret är att du bör hålla reda på allt. IRS är känt för att granska småföretag, särskilt de som visar förlust under på varandra följande år. Dessutom förstår många IRS-agenter inte de skattenyanser som gäller för fastighetsinvesterare, vilket gör dem mer benägna att ifrågasätta din ansökan. Du måste ha bevis om IRS ifrågasätter någon av dina varor eller, även i den dagliga verksamheten, om någon försöker ifrågasätta en betalning.
De två typerna av register du kommer att behöva föra är permanenta register och kortsiktiga register.
Permanenta register
Vilka är några exempel på permanenta register? Det här är dokument som du kommer att vilja behålla på obestämd tid och som kommer att vara relevanta och värdefulla för dig långt bortom innevarande beskattningsår, såsom:
- Alla hyresgäster hyresavtal
- Alla slags juridiska dokument - böter, inspektionsrapporter, framträdanden i domstol
- Alla typer av tillstånd du har tagit ut på fastigheten
- Allt du skulle skriva av, till exempel fastigheter eller förbättringar
- Om du har ditt företag inkorporerat som ett LLC, LP, S Corporation eller annat, kommer du att vilja behålla alla register som hänför sig till detta
- Försäkringar
- Lånehandlingar såsom bolån
- Senaste årens skatter
- Äganderätt/handling
Korttidsrekord
Du kommer att vilja behålla alla dokument som du anser vara viktiga nog att kräva på dina skatter i minst fem år. Hur länge du behåller dem efter det beror på din komfortnivå. Detta kommer att hjälpa dig om du någonsin blir granskad eller stämd.
Några exempel på kortsiktiga poster är allt som räknas som inkomst eller kostnad för det givna beskattningsåret, till exempel:
- Annonskostnader för ditt företag eller fastighet
- Underhållningskostnader som middagar eller luncher för nuvarande eller potentiella kunder
- Betalad ränta på bolån och eventuella kreditkort för företagsbruk
- Juridiska/professionella arvoden för revisorer, advokater, försäkringsagenter och fastighetsmäklare
- Kontorskostnader som internetåtkomst, andra telefonlinje för företag, kontorsmateriel, avdrag för hemmakontor om du har ett hemmakontor som endast används för företag
- Hyra erhållen
- Reparationer utförda
- Säkerhetsdepositioner fått: När en hyresgästs hyreskontrakt upphör om du behåller en del av depositionen ska du bokföra den som intäkt. Om du behåller en del av det för att betala för reparationer anses pengarna du spenderar på reparationen vara en utgift, som du kan dra av på din skatt
- Resekostnader för företag, såsom körda mil för uthyrningsverksamhet
- Verktyg betalas
- Löner som betalas ut till anställda eller oberoende entreprenörer
Hur ska du hålla reda på dina register?
Du bör behålla en digital kopia (dator) och en papperskopia (papper) av alla dina register.
Digital kopia
Du kommer att vilja använda ett kalkylblad eller ett program som Quicken Rental Property Manager för att hålla reda på dina inkomster och utgifter. Detta bör du göra så fort inkomsten kommer in eller utgiften uppstår. Du vill inkludera så mycket detaljerad information som möjligt:
- Datum
- Tid
- Vem det betalades till eller vem betalade dig
- Typ av inkomst eller utgift
- Belopp
- Du kan till och med inkludera hur det betalades eller uppstod (kontanter, checknummer, kreditkort, postanvisning, etc.)
Detaljnivån beror på vilken programvara du använder eller skapar. Vissa program länkar direkt till dina bankkonton och registrerar dina inkomster och utgifter åt dig.
Även om du väljer ett billigare program, eller förvarar dina register på personliga kalkylblad, bör du fortfarande skapa separata poster för varje fastighet, för varje typ av kostnad och för separata typer av inkomst. Poängen är att registrera så mycket information du kan vid transaktionstillfället så att du enkelt kan skapa ekonomiska rapporter i framtiden.
Du bör alltid säkerhetskopiera dem på cd, på en extern hårddisk, i ett moln och till och med med en papperskopia. De ska skrivas ut i slutet av varje månad och/eller i slutet av året.
Hård kopia
Du kommer att vilja se till att du har en papperskopia av dina viktigaste dokument. Om möjligt kommer du att vilja förvara dem i något slags brandhämmande arkiveringssystem eller värdeskåp. Om du inte kan hitta en tillräckligt stor för alla dina filer, kommer du att vilja behålla de viktigaste, såsom titlarna till fastigheten i den här rutan. Kategorisera allt efter år och sortera sedan filerna i alfabetisk ordning så att de är lätta att hitta.
