Numeriska betyg är en metod för att bedöma dina anställdas prestationer under en betygsperiod. Om de inte implementeras korrekt kan numeriska betyg orsaka förvirring, stress och interna konflikter mellan anställda.
Moderna företag börjar gå bort från numeriska prestandabetyg till andra metoder. Även med trycket från akademiker och företagssinnar som hyllar det föråldrade värdet av detta prestationsmätningssystem, kan du fortfarande använda det för att främja en produktiv och glad arbetsstyrka.
Skäl att använda numerisk klassificering
Enligt Dick Grote, författare till The Secrets of Performance Appraisal: Bästa praxis från mästarna, rigorösa bedömningar av talang och potential hjälper företag att göra stora framsteg i utvecklingen kulturer av prestanda.
Stanley B. Malos, J.D., Ph.D. gör sex Väsentliga rekommendationer för juridiskt sunda prestationsbedömningar i Aktuella juridiska frågor i prestationsbedömning. Dessa sex rekommendationer sätter scenen för vad som gör ett bedömningssystem sunt och potentiellt motiverande.
Enligt Malos bör bedömningskriterier:
- vara objektiv snarare än subjektiv
- vara jobbrelaterad eller baserad på jobbanalys
- baseras på beteenden snarare än egenskaper
- vara inom den betygsatta anställdes kontroll
- relatera till specifika funktioner, inte globala bedömningar
- meddelas den anställde
Malos citerar också procedurrekommendationer för juridiskt sunda prestationsbedömningar. Hans rekommendationer är att procedurer bör:
- vara standardiserad för alla personer inom en arbetsgrupp
- ge besked om prestationsbrister och möjligheter att rätta till dem
- tillhandahålla skriftliga instruktioner och utbildning för bedömare
- kräver noggrann och konsekvent dokumentation över alla bedömare som inkluderar specifika exempel på prestationer baserade på personlig kunskap
- använda flera, olika och opartiska bedömare
- formellt kommuniceras till anställda
- ge tillgång för anställda att granska utvärderingsresultat
- tillhandahålla formella överklagandemekanismer som tillåter anställdas input
- upprätta ett system för att upptäcka diskriminerande effekter eller missbruk av systemet.
Riktlinjer för numeriska klassificeringssystem
Följande tio riktlinjer kommer att hjälpa prestationsmätning och betygssystem som är motiverande snarare än konfronterande.
- Genomför en grundlig jobbanalys för att ge dig kriterierna för att mäta prestanda
- Utveckla effektiva mätningar som talar om för människor vad de gör bra och vad de inte gör
- Upprätta enkla, ärliga kriterier som talar om för människor exakt vad de måste göra för att uppnå ett visst numeriskt betyg. Mycket av tiden granskas människor och får sedan allmänna instruktioner om hur man kan förbättra
- Lägg större vikt vid identifiering och bedömning av kompetenser
- Kommunicera de fastställda kriterierna till de personer som behöver informationen för att prestera effektivt. Om informationen översätts dåligt till ett antal, kommunicera en bild av förväntade resultat som är förståelig och mer kvantifierbar
- Erhålla anställdas input vid fastställandet av kriterierna och måtten för de numeriska betygen
- Granska medarbetarens framsteg på de definierade kriterierna, målen och kompetenserna regelbundet. Månatliga intervaller är bra, men du bör försöka skapa fler feedbacksessioner för dem som kan behöva det
- Undvik "horn" eller "halo"-effekten. Om en individ uppfyller alla fastställda kriterier under två månader och sedan missar målet för den tredje månaden under en kvartalsrapporteringsperiod, ta hänsyn till alla tre månaderna
- Den anställde måste se och läsa sina prestationsbetyg och rankningar och förstå hur slutsatserna nåddes
- Lägg ansvaret för att rapportera prestationer på de anställda genom att kräva att de listar sina prestationer under granskningar för jämförelse
Ett exempel på kriterier för en chefs bedömning och framgång kan inkludera följande uttalande som uppnår de högsta betyg de skulle ge. Lägg märke till bilden målad av chefen:
För de högsta betygen måste du arbeta för att öka kundnöjdheten med 50 % mätt med kundkommentarkort; öka lönsamheten för snackbutiken med 20 %, och presentera en miljö av renhet och effektivitet där inget papper skräpar ner golvet, borden torkas rena och rensas så fort kunderna går och soporna töms innan soporna överskrider behållare.
Kriterier fastställdes och kommunicerades också för ett numeriskt betyg i mellanklassen och ett dåligt numeriskt betyg. Den här chefen såg till att det inte fanns några frågor om förväntningar på prestationsbetyg.
Involvera medarbetarna
Anställda måste också ta ansvar för sina betyg. Många kommer inte ihåg kriterierna för högre betyg, var inte uppmärksamma eller förstod inte betygssystemet.
Samtidigt bör anställda hålla reda på sina egna prestationer och prestationer eller brist på sådana. En chef kan låta en anställd lämna in en lista över sina prestationer för perioden så att chefen kan jämföra den information de har med den information som medarbetaren ger.
Detta ger chefen en tydligare bild av vad medarbetaren tycker om sig själv och visar hur väl de förstår prestationsmätningssystemet. Den håller också den anställde ansvarig för att se till att deras prestationer noteras under utvärderingen och lägger skyldigheten för noggrannhet på den anställde.
Om anställda kan komma åt sin data och mäta sin egen prestation bör de själva kunna se hur de gör. I exemplet från chefen som beskrivits tidigare, om en anställd kunde se att de hade endast ökade kundnöjdheten med 48 %, de skulle inte bli förvånade över sina betyg under granskningen tid.
Om data är tillgänglig för anställda under hela perioden kan chefen se till att de anställda vet vilka steg de ska vidta för att förbättra sina betyg genom att ge kontinuerlig feedback.
När både anställda och chefer har tillgång till sina uppgifter kan de ha en dubbelsidig diskussion om sina betyg. Båda kan se hur den anställde presterade, och överenskommelser kan göras om ett korrekt numeriskt betyg för varje anställd.
Slutgiltiga tankar
Bra gjort, prestationskriterier och betyg kan bidra till en positiv och motiverande upplevelse för organisationens medlemmar. Närvaron av numeriska betyg och prestationskriterier i ditt resultatstyrningssystem kan hjälpa dig att formulera den kultur du behöver för att lyckas som organisation.
När anställda vet vad som förväntas av dem och är involverade i sitt eget betyg tar de ägarskap över deras resultatspårning. De upplever väldigt få överraskningar och har tydliga mål att arbeta mot. De vet vilka belöningar och erkännande de kommer att uppnå.
Om du ställer in ett numeriskt klassificeringssystem för prestationsmätning, se till att toppbetygen kan uppnås. Det är mycket vanligt i den här typen av system att ledningen hävdar att det inte finns någon perfekt rankad anställd – vilket betyder att det aldrig kommer att finnas en toppmärkt anställd.
Om ditt system betygsätter anställda på en femskala och du har en anställd som klarar allt enligt de publicerade kriterierna, ge dem betyget fem de förtjänar. Ett betyg på 4,9 för någon som åstadkommit allt kommer att vara demoraliserande och få anställda att inte sträva efter högre betyg.
