När en uppringare är parkerad kan 60 sekunder verka som en evighet. För att mildra denna uppfattning programmerar många företag telefonen för att spela lugnande klassisk musik eller lite häftig jazz för att få den oändliga väntan att verka mindre tröttsam.
Bortsett från det kan att sätta någon på is på ett professionellt sätt hjälpa till att dämpa all frustration och är beroende av att utöva vanlig artighet. Fundera på hur du skulle vilja bli behandlad om du var i andra änden av linjen.
Rätt etikett för att ställa en klient på is
- Förklara anledningen till att du behöver parkera den som ringer.
- Fråga efter personens telefonnummer, ifall konversationen avbryts.
- Lova att återvända om en minut - eller din bästa uppskattning av hur länge stoppet kommer att pågå. Om du tror att förseningen kommer att vara längre än ett par minuter, fråga efter ett nummer och en tid när du kan ringa tillbaka.
- Om förseningen, trots dina ansträngningar, tar längre tid än förväntat, checka in med den som ringer, så att han inte känner sig övergiven. Återigen, erbjuda dig att ringa tillbaka, istället för att hålla dem kvar.
- När du återvänder till telefonen ber du om ursäkt för besväret och tackar den som ringer för hans tålamod.
- Använd uppringarens namn ofta för att skapa en känsla av anslutning.
Saker att undvika när du ställer en klient på is
- Avbryt inte en uppringare mitt i meningen för att parkera henne. Vänta på en paus i konversationen.
- Stoppa aldrig någon utan att meddela att du kommer att göra det. Fråga henne om du får ställa henne på is istället för att bara berätta för henne.
- Parkera inte en person flera gånger i ett samtal.
- Lämna inte den som ringer i mer än två minuter utan att ha checkat in.
- Få henne aldrig att ringa dig tillbaka; du bör alltid erbjuda dig att ringa tillbaka.
- Var aldrig oförskämd, oavsett hur arg en uppringare kan bli.
Exempel på sätt att parkera en uppringare
Du behöver inte följa dialogen ord för ord, men dessa exempelscenarier ger en känsla av det professionella sättet att ställa någon på is:
- "Mr Smith, kan du snälla vänta medan jag hämtar din fil?" [pausa för svar] "Tack. Jag kommer tillbaka om en minut." [återgå till samtalet] "Tack för att du väntade, Mr Smith. Jag kan nu hjälpa dig."
- "Ms Jones, jag ska kolla om Mr Johnson är tillgänglig för att ta ditt samtal. Kan du vänta en minut?" [pausa för svar] "Tack. Jag kommer genast tillbaka." [återgå till samtalet] "Jag är ledsen för besväret, Ms Jones. Mr. Johnson är inte tillgänglig just nu. Får jag be honom ringa dig tillbaka?"
Förbättra systemet
När det kommer till vad lyssnare hör under hållperioden behöver du inte vara begränsad av ditt telefonsystem eller operatörens alternativ. Nuförtiden finns det flera on-hold tjänster som låter dig ladda ner och installera musik eller meddelanden.
Som ett ännu mer professionellt, sofistikerat alternativ kan ditt företag anlita ett företag för att utveckla unika, skräddarsydda on-hold-programmering för dina telefoner. Det kan innehålla allt från talade ord till stycken sång. Företaget som utvecklar ditt egna ljud eller meddelande uppdaterar eller till och med ändrar det också.
