Små evenemang har mycket mer flexibilitet när det kommer till möjligheter med lokaler, aktiviteter och interaktion. I slutändan är det helt enkelt lättare att arbeta med en mindre grupps behov. Naturligtvis måste planerare fortfarande vara kreativa om du vill att dagen ska flyta på bra. En checklista med viktiga detaljer hjälper arrangemangets flyt och ger värdefull insikt om vad som kan fungera bättre nästa gång.
Börja med grunderna
De bästa idéerna börjar med en solid grund, så det är viktigt att sätta upp ramarna för ditt event innan du blickar för långt framåt. Saker som datum, tider och resplaner bör slutföras innan du går vidare till några intrikata detaljer. Se till att använda de många gratisappar och program som används för att spåra datum och nödvändiga samtal.
Välj rätt plats
Du kommer att ha lättare att hitta ett rum för en mindre grupp, men kapacitetströsklarna kommer att bli snävare. Om ditt evenemang utökas från 50 personer till 100, kan du behöva flytta till ett större rum beroende på kapaciteten på din plats. Generellt sett är det lättare att bli mindre i ett nafs, så handla ett rum som kan ta emot din största närvaroprojektion och skala ner efter behov så länge det inte påverkar budgeten.
Kartlägga en marknadsföringsstrategi
Även om du är värd för ett "gratis event" måste du fortfarande presentera det på ett sätt som lockar till registreringar. Människor vill veta hur de kommer att ha nytta av att delta i tillfället, och hur du uttrycker dina inbjudningar och marknadsföringsmaterial kan ha stor inverkan på om de kommer att dyka upp eller inte. Även om ditt evenemang sannolikt låter spännande för dig, är den verkliga utmaningen att få andra upphetsade också.
Budget per person
Ena nackdelen med små evenemang är att de vanligtvis kostar mer per person eftersom hotell och catering priserna minskar i takt med att kvantiteterna ökar. För att göra saken ännu mer komplicerad har en 20-procentig minskning av antalet för ett litet evenemang potential att påverka din gruppprissättningsstatus. Med det i åtanke vill du budgetkostnader per person under den lägsta beräknade närvarosiffran. Om du gör detta korrekt kommer din vinstmarginal faktiskt att öka för varje person du lägger till över prognostiseringen.
Spela till dina styrkor
Små grupper ger fler möjligheter till organiserade diskussioner, så använd detta till din fördel när du planerar resplanen. Det är inte särskilt roligt att bli "pratad med" hela dagen, varför många små evenemang erbjuder gruppsessioner eller breakout-alternativ. Även gruppprojekt kan integreras under rätt omständigheter. Tänk på sätt att få dina deltagare involverade i dialogen eftersom detta kommer att öka deras retentionsgrad för varje presentation.
Inkludera frågestunder och feedbackformulär
Det bästa sättet att komma igång med att planera ditt nästa evenemang är att lyssna på feedback från ditt nuvarande. Lämna gott om tid för frågor i slutet av varje avsnitt. Du kan också iscensätta frågor från din personal för att få igång samtalet. Feedbackformulär är lätt nog att inkludera i dina informationspaket, men se till att du instruerar deltagarna om hur du vill att de ska skickas.
Lägg till nätverksmöjligheter efter evenemanget
En bra nätverksfunktion kan tillföra ett enormt värde för alla deltagare. Om du var effektiv på att stimulera dialog mellan deltagare borde alla veta lite om varandra i slutet av dagen. Det hjälper alltid att göra mat tillgänglig på en sådan här tillställning, och du kanske till och med vill rekrytera åtaganden innan evenemangsdagen. Som de säger, ingenting drar en publik som en publik, så var proaktiv med att marknadsföra alla funktioner efter evenemanget.
Små evenemang har potential att bli en rik och givande upplevelse för alla, men du måste planera varje minut med publiken i åtanke. Den goda nyheten är att det blir lättare varje gång eftersom du förstår exakt vad dina gäster hoppas på.
