Mall för ideell redovisning

En ideell organisations redovisningsansvar skiljer sig från vinstdrivande företag. Bokföring kan vara knepigt för en ideell organisation, och ännu mer om du inte har råd att anlita en professionell revisor för att hantera din ekonomi. Den här guiden går igenom grunderna för redovisning av ideella organisationer så att du kan göra ditt bästa med tillgängliga resurser.

Lär dig dina ekonomiska villkor

Innan du går in i redovisning är det bra att känna till några grundläggande redovisningsvillkor som du kommer att stöta på. Tänk på att dessa termer kan få en något annorlunda betydelse när de tillämpas på ideella organisationer snarare än vinstdrivande företag. När du väl är bekant med dessa grundläggande termer kan du bättre förstå din ideella organisations redovisningsbehov och börja prioritera dina aktiviteter.

• Tillgångar: Saker som din ideella organisation äger, som kontanter, patent eller kontorsutrustning 
• Skulder: Saker din ideella organisation är skyldig, som lån eller skulder
• Typer av intäkter
  : Alla pengar som kommer in till din ideella organisation, såsom donationer, bidrag, medlemsavgifter, investeringar, biljetter, programavgifter eller serviceavgifter
• Nettotillgångar: Tillgångar minus skulder. Nettotillgångar kan klassificeras på ett av två sätt: de med givarrestriktioner och utan givarrestriktioner

Dessa givarrestriktioner kan delas upp ytterligare i tre kategorier:

1. Obegränsad: Använd dessa medel för alla ändamål, även för daglig verksamhet. Till exempel är donationer till din årliga fond obegränsade, vilket innebär att givarna lämnar upp till organisationen att bestämma hur de ska användas.
2. Tillfälligt begränsad: Dessa medel kan endast spenderas på ett specifikt program eller vid en viss tidpunkt. Exempel inkluderar pengar som donerats under en kris eller nödsituation där givarna vill att pengarna ska spenderas på det evenemanget.
3. Permanent begränsad: Dessa medel får aldrig spenderas av den ideella organisationen men kan tjäna ränta på att investeras. Till exempel kan en organisation inte använda korpusen av kapitalfonder, även om räntan som dessa medel tjänar kan användas.

Förbered din organisations bokslut

Som en ideell organisation är transparens i verksamheten avgörande. Ett sätt att stärka denna transparens är att förbereda ditt bokslut ordentligt. Enligt de allmänt accepterade redovisningsprinciperna (US GAAP),ideella organisationer bör göra följande uttalanden för rapportering:

Rapport över finansiell ställning

I likhet med ett vinstdrivande företags balansräkning delar en rapport över finansiell ställning upp tillgångar, skulder och nettotillgångar. Det är en övergripande ögonblicksbild av din ideella organisations hälsa.

Verksamhetsberättelse

En ideell organisations primära syfte är att tillhandahålla tjänster eller program som uppfyller specifika behov. En verksamhetsförklaring rapporterar intäkter och kostnader med givarrestriktioner och utan.

Redovisning av funktionella och naturliga utgifter

Att rapportera utgifter av natur och funktion i ett kalkylbladsformat hjälper till att spåra aktiviteter och prestationer.

Kassaflödesanalys

I likhet med ett vinstdrivande företags rapport över kassaflöden, rapporterar detta dokument hur mycket kontanter och likvida medel som kommer in i och lämnar organisationen under en viss period. Ditt kassaflöde kan vara antingen positivt eller negativt, beroende på om inflödet är högre än utflödet (positivt) eller om inflödet är mindre än utflödet (negativt). Kassaflöden fluktuerar och speglar inte vinst eller förlust på lång sikt.

Detta uttalande är uppdelat i tre avsnitt: investeringar, finansiering och drift.

1. Investeringsdelen av uttalandet rapporterar belopp som spenderats på långsiktiga tillgångar, såsom investeringar eller utrustning.
2. I finansieringssektionen redovisas belopp som erhållits från upplåning eller amorteringar.
3. Driftsdelen av rapporten beskriver vad som inte ingår i investerings- eller finansieringsavsnitten.

Noter till bokslut

Det är viktigt att inkludera eventuella ytterligare upplysningar om restriktioner, likviditet och andra noteringar i detta avsnitt. Vanliga upplysningar för ideella organisationer inkluderar en sammanfattning av redovisningsprinciper, information om investeringar, status för tillgångar och avskrivningar, status för utestående lån eller leasingavtal, samt status för långfristiga pantsättningar från givare.

Naturligtvis, för att sammanställa dessa uttalanden måste din ideella organisation spåra inkomster, utgifter och aktivitet. Noggrann spårning kräver uppmärksamhet på detaljer, samt att välja bokföringsprogram som passar organisationens storlek och komplexitet.

Spåra finansiering som kommer in och utgifter som går ut

För att sammanställa korrekta finansiella rapporter är det viktigt att spåra alla medel som kommer och går från din organisation, bäst göras genom att använda ett organiserat system (se nedan). Dessutom, eftersom skattekoden kan ändras, måste du veta vad du spårar och varför. Det är viktigt att hålla isär inkomster och utgifter, men du bör också prata med en skatteexpert för att säkerställa att du registrerar allt du behöver för att skydda din skattebefriad status.

Det finns två olika spårningsmetoder som ideella organisationer kan använda: redovisning på kontantbasis eller periodiserad redovisning.

Kontantbasredovisning

Med kontantbaserad redovisning bokför du intäkter när fysiska kontanter tas emot, inte när en transaktion äger rum. Du bokför utgifter när kontanter betalas. Att använda det här systemet i en ideell organisation innebär till exempel att du registrerar betalningen när du får en medlems- eller givares betalning.

Periodiseringsredovisning

Med periodiserad redovisning registrerar du intäkter eller kostnader när transaktioner äger rum. Till exempel skulle du registrera transaktionen när du skickar en faktura för avgifter eller en utfäst donation. Inte när du får den fysiska betalningen.

Ideell redovisning är dock inte bara begränsad till donationer och utgifter. Glöm inte de andra aktiviteterna du också bör följa, såsom investeringar och sparande. En mängd olika icke-vinstdrivande bokföringsprogram är tillgänglig för att göra spårning enklare, och många av dem är lätta att implementera och prisvärd att starta upp.

Lämna in ett formulär 990

Enligt IRS finns det mer än 30 typer av ideella organisationer som är befriade från federala skatter och många statliga skatter.Den vanligaste typen av ideell organisation är a501(c)(3), som antingen är en offentlig välgörenhetsorganisation eller en privat stiftelse.

Även om ideella organisationer är befriade från federala skatter måste de fortfarande lämna in ett årligt informationsdokument som kallas en Blankett 990. Formulär 990 är ett offentligt dokument som låter IRS och allmänheten granska en ideell organisations uppdrag, ekonomi och verksamhet för föregående år. Beroende på din ideella organisations tillgångar eller bruttointäkter ska du lämna in formulär 990, 990-PF, 990-EZ eller 990-N. Vissa kyrkor och trosbaserade organisationer kan vara undantagna från detta krav om de inte formellt har ansökt om 501(c)(3) status.

Kom ihåg att att vara befriad från federal inkomstskatt betyder inte att du kan hoppa över att lämna in en företagsdeklaration. Du kan också behöva betala fastighetsskatt eller omsättningsskatt. I vissa stater kan det vara svårt att navigera i skattekoder och ansvarsområden, men att gå med i din statens förening av ideella organisationer kan hjälpa dig att hitta information om lokala och statliga bestämmelser.

Gör plats för professionell redovisning i din budget

Även om den här guiden är tänkt att ge dig en introduktion till ideell redovisning, ersätter den inte på något sätt professionell expertis. Många ideella organisationer tilldelar redovisningsuppgifter till en outbildad personal eller volontär – ett stort misstag. Oerfaren bokföring kan ofta leda till oavsiktliga bedrägerier och kostsamma misstag. Därför är en professionell med erfarenhet och utbildning inom ideell redovisning väsentlig för din organisation.

En CPA kan också vägleda styrelseledamöter och personal genom kontona, och se till att alla är informerade och uppdaterade. Kunnig personal och styrelsemedlemmar kan leda till en mer stabil och organiserad ideell organisation. Dessutom kanske du kan hitta en volontär som också fungerar som en villig och erfaren CPA eller redovisningsexpert.

Den här artikeln är bara för informationsändamål. Det är inte avsett att vara juridisk rådgivning. Kontrollera andra källor, såsom IRS, och rådfråga en juridisk rådgivare eller en revisor.