Är Evernote rätt verktyg för CRM?
Låt oss börja direkt med det faktum att Evernote inte skapades för prospekt- eller kontakthantering, och Evernote-folket försöker inte marknadsföra det för dessa uppgifter. Den är inte utformad eller marknadsförd som en CRM-lösning, Customer Relationship Management. Men när du väl börjar flytta in mycket av din affärsinformationsinsamling och hanteringsuppgifter Evernote, det är ett naturligt nästa steg att använda det för att hantera fastighetsutsikter, kontakter och kunder.
Eftersom det inte är en databas designad för dessa jobb måste användaren anpassa sig till vissa begränsningar och du måste ta en realistisk titt på vad du förväntar dig av ett verktyg för att hantera kundinformation. Det första vi bör komma överens om är att CRM, Customer Relationship Management, handlar om att registrera information om vår kontakter och kunder, fånga vår interaktion med dem och enkelt komma åt den informationen senare för marknadsföring och kund service.
Vad jag vill ha från Evernote och CRM
Den minimalistiska Real Estate CRM-metoden
Jag har ett minimalistiskt förhållningssätt till fastighets-CRM. Jag vill inte ägna mycket av min tid åt att fånga upp all information om mina kontakter som de är villiga att dela med sig av. Jag hälsar inte på födelsedagar, behöver inte hålla koll på barns namn och betyg i skolan, och jag bryr mig inte heller om vilken typ av bil de kör eller deras favoritrestauranger. Om du gör det säger jag inte att Evernote inte kommer att fungera, för det kommer det. Men jag tror bara att den tid och ansträngning som är involverad i att försöka fånga och arkivera denna information är mycket mer förtryckande än det värde jag får och det intryck jag gör på människor med en mejlad födelsedag önskar.
Vad jag vill ha av ett CRM-verktyg
Det finns naturligtvis en viss mängd personlig information vi måste behålla för att kunna kommunicera med våra kunder och klienter, samt för att tillhandahålla förstklassig kundservice, inklusive:
- Alla beslutsfattares namn
- Adresser, hem och arbete
- Telefonnummer, hem, arbete, mobil
- Typ av kontakt/prospekt; köpare, säljare, säljare, entreprenör, titelbolag, värderingsman, besiktningsman m.fl.
- För köpare, information om vad de vill ha
- För säljare, information om deras fastighet
- Registrering av mejl och telefonsamtal
- Bifoga dokument som är relevanta för kontakt/transaktion
- Remisser de skickar till oss för tack
Du kanske har mer information, och det är bra, men det här är mina minimikrav. Så varför ens bry sig om Evernote när det finns CRM-lösningar där ute speciellt designade för denna uppgift? För mig är det helt enkelt det faktum att jag har samlat nästan alla aspekter av min företagsledning i Evernote, så varför göra detta till ett separat verktyg? Jag använder redan Evernote och tredjepartsverktyg för att fånga dokument, kundinteraktioner, foton och mycket mer, så det är bara en naturlig förlängning att inte ha information som finns i mer än en plats.
Affärskontakter Grundläggande information
Jag har redan skrivit om KustomNote, och det är vad jag använder för att göra CRM till en snabbis med Evernote. Bilden visar en del av inmatningsområdet för en ny affärskontakt i mitt formulär. Du kan se att jag har skapat ett separat formulär för affärskontakter med typer. Det används inte för potentiella kunder och kunder, men det ska jag visa dig härnäst. Jag vill ha lite olika information för de två olika kontakttyperna och det är effektivare att ha olika inmatningsformulär istället för ett som är mycket längre.
Designa ditt formulär som du vill, men du kan se på bilden att mitt får den grundläggande kontaktinformationen för namn, adress, företag, telefoner, e-postmeddelanden och typ av kontakt; värderingsman, titelbolag, besiktningsman m.fl. För att fräscha upp ditt minne på KustomNote, när du skickar in formuläret, skapas anteckningen automatiskt i Evernote.
Inmatningsformulär för prospekt/kund/kundinformation
Detta är ett formulär (se bild) för samma typ av grundläggande info, men i det här fallet för någon som vi hoppas kunna göra en köpar- eller säljartransaktion med. I det här formuläret har jag fält för prospekt/kundtyp, såsom köpare, säljare, investerare, etc. Detta är den grundläggande informationen som skulle gälla för alla potentiella kunder, kunder eller kunder.
Evernote sorterar och hittar dessa formulär igen
Kom ihåg att när anteckningar visas i Evernote, oavsett om vi tittar på innehållet i en anteckningsbok, anteckningar, eller resultatet av en sökning, ser vi anteckningarna visas med de senaste överst som går tillbaka i tiden. Nu har vi ett dilemma, eftersom den viktigaste och mest använda informationen finns i detta CRM-infoinlägg, som kommer att vara den allra första eller nästan första anteckningen vi arkiverar för varje kontakt. Det betyder att det skulle visas längst ner i anteckningslistan.
Vad jag gör med KustomNote är att ställa in ett prefix för varje anteckningstitel så att jag kan dra upp den här anteckningen själv eller överst på en kort lista. Genom att använda prefix med KustomNote kan jag få fram begränsade resultat som uppfyller mina specifika informationsbehov. Taggar skulle också fungera, och du kan ställa in dem i KustomNote, men det kräver mer skrivning för att begränsa dina sökresultat.
Nu när jag lägger till all slags ny information, anteckningar, dokumentbilagor, e-postmeddelanden och konversationsregistreringar, kommer de att läggas överst, men jag kan alltid enkelt hämta den grundläggande informationen. Allt kommer alltid att vara nyckeln till kontaktens namn. Det är så det ska vara, eftersom du alltid vill se det senaste överst när du gör en kontaktsökning. Vi kommer att använda det här prefixet för andra formulär också, som vi kommer att se i del 2 i delserien Prospect and Contact Management 3.
