En allmän röstmeddelandehälsning är vad uppringare kommer att hälsas med om du inte kan svara i telefonen på jobbet. Det är den vardagliga hälsningen, som används som standard, om du inte har ställt in en tillfällig hälsning, till exempel ett bortameddelande när du är på semester eller ett speciellt meddelande under en semester. Den här allmänna röstmeddelandehälsningen spelas upp för både externa samtal som kommer utanför ditt företag och interna samtal som görs av personer som ringer från en annan anknytning inom ditt företag.
Eftersom du aldrig vet när den som ringer kommer att höra det här meddelandet är det bäst att hålla den här hälsningen kort, professionell och allmän. Här är några tips och idéer som du kan använda för att spela in en passande röstmeddelandehälsning.
Tips för att spela in din röstbrevlåda
När du spelar in det här meddelandet bör du tala tydligt och ditt meddelande bör vara kortfattat. Var noga med att stava din namn eller e-postadress om du ber den som ringer att följa upp med skriftlig korrespondens.
Du bör också se till att spela in din hälsning vid en tid och plats med minimalt bakgrundsljud. På så sätt blir din röst tydlig och ditt budskap lätt att förstå, utan något som en sopbil utanför eller ett bullrigt möte bredvid för att dränka dig eller distrahera den som ringer.
Det viktigaste är att du vill öva på din inspelning flera gånger och lyssna på varje försök tills du är nöjd med att den är snygg och professionell.
Undvik datum och tidsramar för när du ska ringa tillbaka – du har trots allt inget sätt att veta när den som ringer kommer att höra meddelandet.
Exempel på allmänna röstmeddelandehälsningar
Här är några idéer för hälsningar som kan komma igång, allt från strikt affärsmässigt till en mindre formell hälsning.
- Hej, du har nått Jim Smith. Tyvärr kan jag inte ta ditt samtal just nu, men jag skulle vilja återkomma så snart jag kan. Så snälla lämna mig ett meddelande efter pipet.
- Hej, det här är Jim Smith. Jag kan inte svara i telefonen just nu, men om du lämnar ett meddelande till mig med ditt namn och telefonnummer så återkommer jag så snart som möjligt.
- Du har nått Jim Smith. Jag kan inte ta ditt samtal för tillfället, men tveka inte att lämna ett meddelande efter tonen. Jag återkommer till dig så snart jag kan. Om du behöver omedelbar hjälp, ring min assistent, Susan Jones, på anknytning 6338. Tack för att du ringde. Adjö.
- Du har nått Jim Smith inom driftteknik. Tyvärr kan jag inte ta ditt samtal just nu, men om du lämnar ett meddelande och inkluderar ditt namn och telefonnummer så återkommer jag till dig så snart jag kan. Du kan också kontakta mig via e-post på [email protected]. Tack för att du ringde.
- Hej, du har nått Jim Smith. Jag kan inte svara i telefonen just nu, men jag kommer att ringa upp dig så snart jag kan. Om detta gäller en nyligen genomförd beställning, ring vår Kundservice Avdelning på 1-800-555-1212. De är tillgängliga måndag till fredag från 8.00 till 17.00. österländsk tid. Eller så kan du logga in på vår webbplats på XYZ.com. Lämna annars ett meddelande efter pipsignalen.
- Tack för att du ringde. Du har nått Jim Smiths kontor. Antingen pratar jag med en annan kund för tillfället, eller så är jag borta från mitt skrivbord. Om detta är en nödsituation, ring min telefonsvarare på 1-800-555-1212, som är i drift dygnet runt. Lämna annars ett detaljerat meddelande efter tonen, så ringer jag tillbaka när jag är tillgänglig. Tack.
- Hej, du har nått Jim Smith på XYZ-avdelningen. Jag är inte tillgänglig för tillfället, men om du lämnar ett meddelande med dina kontaktuppgifter kommer jag att se till att återkomma till dig i slutet av arbetsdagen. Om du har nått mig efter öppettider eller på helgen och du behöver omedelbar hjälp, vänligen kontakta vårt callcenter på 1-800-555-1212. Ha en bra dag.
Justera och anpassa något av dessa alternativ för att passa din företagskultur och din personlighet, men försök att inte gå för långt från dessa grunder.
Fånga lyssnarens uppmärksamhet
Färgläggning utanför linjerna är inte för alla, särskilt om du arbetar i en formell företagsmiljö. Men om du arbetar i ett optimistiskt yrke som försäljning eller till och med har en mer reserverad position på en plats som en vetenskapsstiftelse, var inte rädd för att bli kreativ för att få någons uppmärksamhet. Du kan till exempel avsluta ditt röstmeddelande genom att ställa en rolig faktafråga som, "Om du borrar ett hål i jorden uppifrån och ner och hoppar in, hur lång tid tar det att nå botten?" Låt den som ringer veta att om de svarar rätt (42 minuter) kommer de att nå toppen av din återuppringning lista.
Om du tjänar ditt levebröd som motiverande talare kan du avsluta ditt meddelande med ett motiverande citat. I båda fallen, se till att hålla din avslutande kommentar kort och professionell.
