Evenemang är en kritisk komponent i insamling och uppsökande verksamhet. De flesta ideella evenemang är en "all hands on deck"-affär som kräver att alla inom en ideell organisation arbetar tillsammans. Vissa ideella organisationer har till och med en övergripande kommitté för evenemangsplanering och dedikerade volontärer som hjälper till att planera och ställa in evenemanget.
Men även om evenemangsplanering är avgörande om du vill att evenemanget ska gå smidigt, vill du också ha resultat av alla dina ansträngningar. Det är därför din organisation bör rekrytera en "värdkommitté".
Vad är en värdkommitté?
En "värdkommitté" skiljer sig från en traditionell evenemangsplaneringskommitté. Istället för personer som aktivt planerar, schemalägger eller ställer upp för dagens eller kvällens evenemang, använder värdkommittén sina nätverk för att se till att evenemanget blir en hit. Värdkommittémedlemmar kan välja att:
- Uppmuntra sina vänner, familj eller kollegor att köpa biljetter
- Samla auktionsföremål från lokala företag
- Gör leverantörsanslutningar för dörrpriser eller catering till evenemang
Naturligtvis finns det otaliga sätt som en värdkommitté kan göra dina välgörenhetsevenemang bättre än någonsin. Tänk på en värdkommitté som den faktiska värd för en fest; någon som bjuder in de bästa gästerna, vet vem man ska ringa för maten eller inredningen och kan koppla dig till människor som gör evenemanget till en total succé.
Eftersom en värdkommitté kan öka de medel som tas emot vid ett evenemang eller få mer uppmärksamhet i media, är det viktigt att hitta och rekrytera rätt personer.
Vem du ska välja för din värdkommitté
En genuint användbar värdkommitté kommer inte att inkludera betalda marknadsförare eller professionella evenemangsplanerare. Istället bör de vara mycket engagerade medlemmar i ditt befintliga team, givarbas eller volontärer med kontakter och vilja att nå ut.
Din värdkommitté kan variera från några få personer till dussintals. Ju fler personer i din kommitté, desto större inverkan kan de göra kollektivt på ditt evenemangs framgång.
Du kan hitta värdkommittémedlemmar nästan var som helst, inklusive:
- En styrelseledamot eller ordförande inom din organisation
- Volontärer som är mycket engagerade i samhället
- En givare som har kopplingar till lokala företag
- En givare eller styrelseledamot som har omfattande kontakter i din ideala donatordemografi
- Volontärer som känner försäljare eller platsägare
- Lokala eller nationella kändisar som ofta förespråkar din sak
När du har hittat personer som du vill gå med i din värdkommitté är det dags att rekrytera dem.
Hur man rekryterar en värdkommitté
Sök och få kontakt med personer som skulle vara utmärkta värdkommittémedlemmar. Men be inte bara någon att sitta i en värdkommitté. En formell inbjudan är det bästa sättet att rekrytera kommittéledamöter.
I en inbjudan till värdkommittén är det viktigt att inkludera:
- Fullständig information om evenemanget och din organisation (datum och plats)
- Information om syftet med evenemanget (insamling för en specifik sak)
- Exempel på hur en värdkommittémedlem kan bidra
- Ett datum för att svara eller få kontakt med ditt team
- Ett "förskott" tack för att du låter dem veta att du är glad att bjuda in dem
- Ditt namn/kontaktperson och kontaktuppgifter
Se till att potentiella medlemmar vet att deras engagemang kommer att uppmärksammas och uppskattas och att de kan göra en betydande inverkan genom att gå med.
Om du undrar hur du ska utforma ditt inbjudningsbrev till värdkommittén, kopiera och klistra in mallen nedan och infoga din information inom var och en av parenteserna.
[Datum]
Bästa [Infoga namn]:
Jag skriver för att informera dig om ett spännande evenemang som [Ditt organisationsnamn] planerar för [Månad] i [Infoga stad].
I [Månad + år (om den är annorlunda än den nuvarande)] tar [Organisation] [Event Name] till [City] för att öka medvetenhet om [orsak/socialt problem/problem som din organisation tar upp] och att bygga upp stöd för [program/initiativ/insatser]. [Lägg till relevant information om evenemanget/målet/temat].
Evenemanget kommer att hållas i [City] på [Event Venue (om du har det)] den [datum och tid].
[Förnamn], vi skulle älska din hjälp för att göra detta evenemang – och andra gillar det – till en framgång. Om du skulle vilja vara en del av detta evenemang, såväl som framtida evenemang, skulle vi vara mycket tacksamma om du ville acceptera denna formella inbjudan att vara en del av vår värdkommitté.
Det finns några enkla sätt att engagera sig:
- Dela ditt namn, eller din organisations namn, som medlem i vår värdkommitté
- Bjud in dina kollegor, vänner och grannar att köpa ett [bord/biljett] till vårt evenemang(er)
- Häng med oss på evenemanget
- [Infoga specifik begäran baserat på personens ställning, anslutningar.]
Vi skulle också älska det om du funderade på att stå värd för ditt eget bord och bjuda in vänner och kollegor till en rolig kväll. Ditt generösa stöd kommer att hjälpa oss att sprida budskapet om [orsak] och påverka.
En medlem i [Organisation] kommer att kontakta dig inom [Infoga tidsram] för att diskutera detaljerna om vår värdkommitté och för att diskutera ditt engagemang, om du är intresserad.
Vi ser fram emot att arbeta med dig för att göra [Event Name] och framtida evenemang till en framgång! Tack för din generösa omtanke och ditt stöd.
Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Position i organisationen]
[Organisations namn]
[Kontaktnummer]
Efter att du har rekryterat din värdkommitté
När du har bjudit in dina utvalda kommittémedlemmar kommer du att få några antagningsbrev eller samtal. Men innan du går in på detaljerna om evenemanget eller vad du vill att de ska göra, schemalägg ett kort möte med kommittén. Utan att be om något från dem, låt dem:
- Bekanta dig med varandra
- Diskutera hur de är involverade i din organisation
- Granska material eller presentationer om din sak/arbete
- Brainstorma idéer om hur de skulle vilja bidra
Därifrån kan du berätta för dem om dina insamlingsmål och hur du vill se dem arbeta tillsammans (bjuda in kontakter eller nå ut efter auktionsobjekt). De kan också delas upp i "underkommittéer" om du har en stor grupp.
Naturligtvis är det inte bara värdkommitténs uppgift att planera och genomföra ditt evenemang. En värdkommitté bör fungera med dina volontärer eller evenemangsplaneringskommittén för att sälja biljetter, se till att nya evenemangssponsringar görs anspråk på, att det finns gott om auktionsföremål och att kvällen kommer att bli en hit för deltagarna.
Erkänner din värdkommittés ansträngningar
När evenemanget är över bör dina värdkommittémedlemmar vara några av de första personerna du tackar, både på evenemanget och med ett skriftligt tack dagen efter. Ju mer du engagerar din värdkommitté, desto mer kommer de att vara villiga att vara värd i framtiden.
Hitta de personer inom din organisation eller community som kan hjälpa dig att vara värd för ditt nästa evenemang. De kan göra en enorm skillnad i mängden pengar du samlar in och de program du kan stödja.
