Misstag görs regelbundet i affärer och i våra privata liv. Det är så vi växer och lär oss. Men vissa misstag är kostsamma. Ta de åtgärder som krävs för att undvika dessa fem mycket vanliga Evenemangsplanering misstag och – om du gör ett misstag – var säker på att du inte gör samma misstag en andra gång.
Att inte komma igång tidigt nog
Prokrastinering är din fiende. Detta är ett av de vanligaste evenemangsplaneringsmisstagen du vill undvika. Att inte starta evenemangsplaneringsprocessen tidigt kan orsaka en mängd problem längre fram. Så fort ett datum är valt och du har en allmän omfattning av ditt evenemang och budget, sätt igång. Hotell och andra platser boka långt i förväg så säkra detta så snart som möjligt. Underlåtenhet att göra det kommer att begränsa dina valmöjligheter och du kommer tyvärr att stå kvar med vilken lokal som helst som är tillgänglig. Gästföreläsare och liveunderhållning tar också bokningar långt före själva evenemangsdatumet. När ditt evenemangsdatum är säkert, gör din research och när du bestämmer dig för vilken artist du ska välja, få ett kontrakt undertecknat direkt.
Organisera dig själv med en checklista för eventplanering är en annan uppgift som bör angripas omedelbart. Genom att kartlägga alla steg i evenemangsplaneringsprocessen, bestämma när de behöver slutföras, och genom att ta fram en tidtabell för varje, kommer du att ha en värdefull guide för att komma igång och hålla dig på Spår. Att börja för sent är ett av de vanligaste evenemangsplaneringsmisstagen.
Söker inte efter konkurrerande evenemang
Har du någon gång schemalagt ditt evenemang bara för att få reda på - när planeringen har börjat och evenemangsdatumet satt - att det finns ett annat tävlande evenemang samma dag? Endast ett evenemang kommer att dra publiken så ta inte dina chanser och håller tummarna för att de inbjudna väljer ditt evenemang. Undvik situationen helt och hållet.
Gör din due diligence och kontrollera eventuella händelsekonflikter innan det är för sent. Titta på scheman för branschträffar (både stora och små), närhet till helgdagar, stora sportevenemang och lokala sammankomster som kan orsaka förödelse för dem som kör till evenemanget. När du har bestämt dig för ett datum för ditt evenemang, berätta för dina gäster. "Save the Date"-meddelanden och "Kommande evenemang"-listor ger de intresserade möjligheten att markera ditt evenemang i sina kalendrar.
Bekräftar inte leverantörer
A undertecknad säljarkontrakt är ett juridiskt bindande avtal och ger dig något skriftligt för att hålla säljaren ansvarig för tjänster de ska tillhandahålla. Det gör dock ingenting för dig vid tidpunkten för händelsen när du inser att leverantören är utebliven. Det evenemangskontraktet kommer inte att servera mat till dina hungriga gäster eller leverera bord och stolar till en tom balsal. Bekräfta med varje leverantör inte en, utan två gånger. Ja, dubbelt. Bekräfta mottagandet av ditt undertecknade kontrakt när ni båda accepterar villkoren. Bekräfta igen innan själva händelsen. Det här är inte samtalet du kommer att ha om detaljer om matleverans eller inredning; detta är en uppföljning specifikt för att se till att ditt evenemang fortfarande finns i deras kalender.
Evenemangsleverantörer bokar flera evenemang och det är mycket lätt att dina papper försvinner i blandningen eller felarkiveras av någon annan i företaget. Så se till att det inte händer genom att ringa tillbaka till dem för att checka in och bekräfta att ditt evenemang och detaljerna angående datum, tid och tjänster som ska tillhandahållas faktiskt är på deras schema. Och håll det leverantörskontraktet lättillgängligt.
Att inte ha en "Plan B"
Att ha en beredskapsplan är ett måste för alla evenemang men specifikt för de evenemang som är planerade att hållas utomhus. Väderförhållandena är oförutsägbara och om en orkan, kraftig vindvarning eller hagelstorm hotar att ställa in ditt evenemang, ha en reservplan. Regndatum, alternativa evenemangsplatser och ändrade aktivitetsscheman är alla alternativ om ditt utomhusevenemang – eller en del av det – måste flyttas inomhus.
Förutom att förbereda sig för väderosäkerheter kan andra ovanliga omständigheter också åtgärdas i förväg. Strömavbrott kan minskas genom att ha en generator på plats. Bräddparkering kan flyttas till en annan, förutbestämd plats. Problem med hotellrumstillgänglighet kan lösas genom att reservera några extra rum inom din hotellkvarter. Tänk på detaljerna för ditt evenemang och fundera över de områden som är mer mottagliga för problem som uppstår. Genom att planera i förväg och utveckla alternativa scenarier kan du undvika ett av de mest kostsamma händelseplaneringsmisstagen.
Inte anlita tillräckligt med hjälp
När det kommer till att anställa eventpersonal är mer bättre. Det kommer att kosta dig mer pengar men det kan rädda ditt evenemang. Föreställ dig detta: en säkerhetskopia av bilar som väntar på att komma in på en parkeringsplats medan parkeringsvakter frenetiskt försöker hänga med. En rad frustrerade gäster som väntar på att beställa en dryck när en server kämpar för att hänga med efterfrågan. Eventregistreringsarbetare överväldigade av det stora antalet gäster som precis anlänt, vilket gör att trötta resenärer väntar alldeles för länge på att checka in. Du förstår idén. Att ha extra evenemangspersonal till hands för att hjälpa till under hektiska tider, ge extra service till områden i behov, lösa problem som uppstår, eller är en välkomnande närvaro för ankommande gäster med frågor kan lyfta ditt evenemang från ett bra evenemang till ett fantastiskt händelse.
När anställa eventpersonal, leta efter de anställda med erfarenhet av att arbeta med den typ av evenemang du planerar. Anställ endast professionella, starkt rekommenderade personal. Utbilda dem om vad ditt evenemang handlar om, vilka gäster som kommer att delta, dina förväntningar och vem deras kontaktpunkt är om de har en fråga eller ett problem. Eventpersonal – även om de tillhandahålls av en extern leverantör – representerar dig och ditt eventplaneringsföretag. Ett negativt möte med evenemangspersonal kommer att leva kvar i minnet hos både gästen och klienten och kan försura även de mest välplanerade evenemangen.
