Att mäta inköpsprestanda är viktigt, eftersom inköpsavdelningen spelar en allt viktigare roll i försörjningskedjan under en ekonomisk nedgång.
En minskning av kostnaderna för råvaror och tjänster kan göra det möjligt för företag att konkurrenskraftigt marknadsföra priset på sina färdiga varor för att vinna affärer. Ett uppenbart prestationsmått på framgången för alla inköpsavdelningar är hur mycket pengar som företaget sparar. Det finns dock ett antal prestationsmått som företag kan använda när de mäter inköpsprestanda.
Inköpseffektivitet
Administrativa kostnader är grunden för att mäta inköpseffektiviteten. Denna prestationsmätning relaterar inte till antalet inköpta föremål som avdelningen har upphandlat. Mätningen avser hur väl inköpsavdelningen presterar i de aktiviteter de förväntas utföra mot den budget som finns för avdelningen.
Om inköpskostnaderna ligger inom budgeten kommer inköpsavdelningens effektivitet att överträffa förväntningarna. Om avdelningen använder medel utöver budgeten är inköpsfunktionen inte effektiv.
Inköpseffektivitet
Priset som inköpsavdelningen betalade för en vara är inte nödvändigtvis ett bra mått på inköpsprestanda.
Priset på en vara kan fluktuera på grund av marknadsförhållanden, dess tillgänglighet och andra efterfrågetryck. Därför kanske inköpsavdelningen inte kan kontrollera priset. En populär metod för att bedöma inköpseffektivitet är att granska lageromsättningsförhållanden. Kvoten mäter antalet gånger, i genomsnitt som varulagret används, eller vänts, under perioden.
Det förhållande som används för att mäta likviditeten i lagret. Detta är dock inte alltid ett bra mått på inköpseffektivitet eftersom säsongsbetonade krav på att ha varor i lager kan göra denna mätning felaktig.
Inköpsfunktion
Inköpsprestanda kan mätas mot inköpsfunktionens funktionskrav.
Avdelningens primära funktion är att tillhandahålla rätt artikel vid önskad tidpunkt till lägsta möjliga kostnad. Prestandamätningen kan ta hänsyn till dessa element, men den tar inte hänsyn till faktorer som kan relatera till leverantörsstabilitet, materialkvalitetsproblem och leverantörsrabatter.
Prestandamätningar
Inköpsfunktionens prestanda kan mätas med en mängd olika mätningar. Ett företag kan bestämma vilka av dessa effektivitetsmått som är relevanta för deras inköpsavdelnings prestation. Måtten kan inkludera:
Kostnadsbesparing
Om inköpsavdelningen upphandlar en vara till ett lägre pris än vad de gjort tidigare så är det en kostnadsbesparing. Detta kan inträffa när en ny leverantör hittas, en mindre kostsam ersättningsvara används, ett nytt kontrakt har tecknats med säljaren, en billigare transportmetod har hittats, eller så har inköpsavdelningen förhandlat fram ett lägre pris med befintlig leverantör.
Ökad kvalitet
När en vara har förbättrat kvaliteten antingen genom att använda en annan leverantör eller genom att förhandla med den befintliga leverantören, kommer förbättringen att återspeglas i en minskning av avfall eller produktionsresurser.
Inköpsförbättringar
Effektiviseringar av metoderna som används på inköpsavdelningen kommer att öka effektiviteten. Dessa kan inkludera införandet av EDI, e-upphandlingssystem, leverantörshanterad inventering och betalning vid kvitto-processer.
Transportförbättringar
När en inköpsavdelning förhandlar med en transportör eller ett antal transportörer för att minska kostnad för att transportera föremål från säljaren till produktionsanläggningarna, kommer enhetskostnaden för artikeln att reduceras. Denna kostnadsbesparing kan användas som ett mått på effektiviteten.
Inköpsprestanda
Ett antal studier har genomförts på inköpsprestanda och resultaten har noterat att det inte finns någon metod som täcker varje inköpsavdelning. Det finns dock ett antal nyckelmått som visar sig vara vanliga vid utvärdering av prestanda. Nämligen kostnadsbesparingar, leverantörskvalitet, leveransmått, priseffektivitet och lagerflöde.
Även om dessa nyckelmått är gemensamma, är vikten som läggs på dessa åtgärder på intet sätt enhetlig och kommer att variera mellan branscher och företag. Dessutom kommer betydelsen av dessa åtgärder för den övergripande effektiviteten hos en inköpsavdelning att förändras över tiden och måste därför utvärderas och modifieras med jämna mellanrum.
