Arkivtjänstemän använder ett system, vanligtvis numeriskt eller alfabetiskt, för att upprätthålla pappers- eller elektroniska register, inklusive korrespondens, kvitton, kontrakt och fakturor, för att säkerställa att informationen är lätt att hitta när den är behövs. De organiserar och arkiverar dokument, hämtar data och laddar upp elektroniska filer.
Enligt U.S. Bureau of Labor Statistics 2018 uppdatering, ungefär 110 020 arkivbiträden var anställda i USA. De arbetar inom hälso- och sjukvård, socialtjänst, akademi och olika typer av professionella kontor som advokatbyråer. Varje organisation som genererar en stor volym pappersarbete eller elektroniska dokument anställer arkivbiträden.
Filadministratörens arbetsuppgifter och ansvar
Företag, stora som små, har utsedda servrar, skåp, lådor, rum och lager där ärendehandlingar, dokument och andra typer av information lagras. Filhandläggare ansvarar för underhållet av dessa utrymmen. Detta jobb kräver i allmänhet förmågan att utföra följande arbete:
- Utveckla organiserade arkivsystem.
- Skapa, bearbeta och underhåll filposter.
- Arkivera och hämta dokument för övrig personal.
- Förbered poster för lagring utanför platsen.
- Underhåll filrumsloggar för att spåra var filerna finns.
- Kassera filer enligt fastställda scheman för dokumentlagring.
Förutom att hantera en organisations register, kan arkivbiträden anlitas för att hjälpa till på ett antal andra områden, inklusive hälsa på besökare; svara på telefoner och dirigera samtal; skriva anteckningar, e-postmeddelanden och andra typer av dokument; transkribering av inspelningar; formgivning av former; drift av kontorsutrustning; och hantera konfidentiellt material.
Arkivkontorslön
En filtjänstemans lön varierar beroende på erfarenhet, plats och förmågan att multitaska i andra roller:
- Median årslön: 31 700 USD (15,24 USD/timme)
- Topp 10% årslön:Mer än 50 230 USD (24,15 USD/timme)
- Lägsta 10% årslön: Mindre än 21 390 USD (10,28 USD/timme)
Källa: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018.
Utbildning, utbildning och certifiering
Utbildningsstandarder är grundläggande för detta yrke, och den mesta utbildningen sker på jobbet.
- Utbildning: En gymnasieexamen eller motsvarande är vanligtvis nödvändigt, även om vissa personer som arbetar som arkivbiträden har grund- och avancerade examina. Handla om 11% har eftergymnasiala certifikat.
- Träning: Viss arbetslivserfarenhet inom ett liknande område är till hjälp. Utbildning på jobbet innebär ofta att du arbetar under en mer erfaren kontorist under några veckor till några månader.
Filexpeditörs färdigheter och kompetenser
Att arbeta som arkivbiträde kräver stark organisation och kommunikationsförmåga samt noggrann uppmärksamhet på detaljer. Arkivhandläggare kan även åläggas att utföra enstaka tunga lyft av filboxar och liknande. Andra viktiga färdigheter och förmågor inkluderar:
- Dator- och mjukvarukunskaper: Du ska känna dig bekväm med att använda internet- och ordbehandlings-, kalkylarks- och e-postappar. Du kan också behöva vara bekant med programvara för dokumenthantering, såsom eFileCabinet, eller fillagring i molnet.
- Läsförståelse: En stor del av denna position handlar om att härleda ett dokuments karaktär från dess innehåll och placera det på en logisk plats där andra förväntar sig att hitta det.
- Lyssnarförmågor:Att lyssna är viktigt för att förstå medarbetares behov och implementera deras önskemål och förslag.
- Förmåga att tänka kritiskt: Logik och beslutsförmåga är nyckeln för att snabbt kunna sortera olika dokument och bestämma vad man ska göra med dem.
Job Outlook
Sysselsättningen hos arkivtjänstemän väntas minska med ca 10% mellan 2016 och 2026 eftersom organisationer kombinerar administrativa funktioner, såsom mottagning och arkivering, och kapaciteten och användarvänligheten för teknisk datalagring fortsätter att växa.
Arbetsmiljö
Arkivtjänstemän är anställda i en kontorsmiljö, där de tillbringar mycket av sin tid med att hämta och leverera filer till andra anställda eller sittande framför en dator. Arkivtjänstemän som arbetar på ett större kontor har möjlighet att träffa och interagera med företagets personal på många nivåer.
Arbetsschema
Arkivhandläggare arbetar i regel under normal kontorstid. När ett kontor är öppet för kunder och andra anställda är på jobbet, förväntas en arkivbiträde vara där också. Eftersom mängden dokument som produceras kan vara betydande, beroende på organisationens storlek och karaktär, kan en arkivtjänsteman behöva arbeta heltid för att hänga med i flödet. Men detta betyder inte att möjligheter att dela jobb eller deltidstjänster inte är tillgängliga. Övertid krävs i allmänhet inte.
Hur man får jobbet
UPPDATERA DITT CV
Innan du skickar ett CV till potentiella arbetsgivare, granska och uppdatera det för att se till att det är aktuellt och fritt från stavfel och felaktigheter. Om du inte har ett CV eller någon arbetserfarenhet att lista, använd experttips och ett gediget exempel för att skapa ett vinnande första CV.
FÖRBEREDA INTERVJUEN
Före intervjun, undersök företaget och be en vän hjälpa dig att öva på att svara på några av de vanligaste intervjufrågorna. Ju mer du övar, desto mer bekväm kommer du att känna dig när du sitter mittemot anställningschefen.
Jämföra liknande jobb
Personer som är intresserade av att arbeta i ett kontorsscenario överväger också andra typer av kontorsjobb. Vissa av dessa jobb kan kräva ytterligare utbildning och träning. Här är en lista över liknande jobb, tillsammans med deras medianårslöner:
- Administrativ assistent: $38,880
- Bokhållare: $40,240
- Medicinsk transkriptionist: $34,770
Källa: U.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018.
