Oavsett om du precis har börjat i evenemangsplaneringsverksamhet eller är en erfaren evenemangsplanerare, är chansen stor att du är bekant med en checklista för evenemangsplanering eller åtminstone har hört den hänvisas till under en evenemangsplaneringskurs eller branschträff. Det finns en anledning till det. En checklista för evenemangsplanering är en planerares bästa vän, ett ovärderligt verktyg för att framgångsrikt hantera dina evenemang.
Obs: en checklista för evenemangsplanering kallas också ett schema för tillbakaarbete eller en kritisk väg.
Evenemangsplanering handlar om planering. Även den mest kreativa eventidén kommer att floppa om den inte är välplanerad och genomförd. Här kommer en checklista för evenemang in. Det är din guide till att hålla dig organiserad och på - eller före - i schemat när du jonglerar med de otaliga ansvarsområden och diverse detaljer för att planera ett framgångsrikt evenemang. Och det är särskilt användbart när du hanterar flera händelser. Att glömma en liten uppgift eller hamna efter på en deadline kan resultera i en dominoeffekt: andra till synes orelaterade aspekter av ditt evenemang kan börja falla isär, en efter en.
Så lita inte på ditt minne, klisterlappar eller klotter på din block för att hålla din evenemangsplaneringsverksamhet igång smidigt. Lär dig att sätta ihop en effektiv checklista för eventplanering, så kommer den snart att bli din nya bästa vän.
Innan du börjar
För att komma igång, ta bort lite tid från ditt schema för att fokusera på händelsen du planerar. Rensa sedan tankarna. Allvarligt. Ingen blick på telefonen eller svara på e-post. Du måste föreställa dig denna händelse från början till slut utan avbrott eller distraktion så att du effektivt kan planera alla uppgifter som måste slutföras.
Gör dig redo
Tänk på evenemanget du planerar och skriv ner alla detaljer som bekräftas: kundnamn och kontaktinformation, datum för evenemanget, plats, antal deltagare, etc. Ta fram en kalender och markera händelsedatumet i denna kalender med fetstilta bokstäver. Samla in annat relevant material – foton av mötesplats, lista av cateringföretag att kontakta – som är en del av detta evenemang.
Gå bakåt
Sättet att börja skriva en checklista för eventplanering är att arbeta bakåt.
Gästerna upplever ett evenemang som en en- eller flera dagars sammankomst där allt händer på en gång. Som ett liveframträdande som dyker upp på scenen och är vackert utfört. Evenemangsplanerare ser evenemang som en serie mindre evenemang som passar ihop som pusselbitar för att kulminera i det sista evenemanget. Så som planerare börjar vi från början. Vilket är flera veckor eller månader innan en verklig händelse äger rum.
Börja i början
När du bestämmer dig för var du ska börja skriva din checklista för evenemangsplanering, tänk på att lägga en solid grund för ditt evenemang. Innan du väljer färgscheman och beställer blommor måste du ta itu med grunderna. Från att skriva kontrakt till att förhandla om ett block med rum, allt måste skrivas på din checklista, oavsett hur stort eller litet det är. Nyckeln är att först ta hand om alla uppgifter som kan slutföras i förväg för att ge mer tid i ditt schema för de att göra-objekt som inträffar närmare evenemangsdatumet.
Några exempel på saker att inkludera i din checklista för eventplanerare:
- Skriv kontrakt (med kund, plats, leverantörer etc.).
- Bekräfta datum och tid med plats
- Hyr underhållning (band, högtalare, etc.)
- Säkert hotellkvarter
- Maila inbjudningar
- Välj meny
- Anställ serveringspersonal
- Bekräfta antalet gäster
- Genomgång av webbplatsen
- Bekräfta inställningen av rummet
Tillåt extra tid
Lägg till extra tid med varje punkt på din eventchecklista. Om datumet för att skicka inbjudningarna är den 15 mars, lägg ett objekt på din lista för att ha inbjudningarna redo för utskick den 8 mars, en vecka innan. Det ger dig lite extra tid om något skulle gå snett med inbjudningarna eller om du ligger efter schemat av annan anledning.
Inkludera påminnelser på din checklista
Det räcker inte att skriva "teckna kontrakt med cateringfirman" på din checklista och sedan bocka av rutan när den är klar. Du måste försäkra dig om att cateringfirman har fått en kopia av kontraktet och har returnerat en undertecknad kopia till dig också. Så för varje stort föremål du lägger till i din checklista, inkludera en påminnelse. Till exempel, "Följ upp med caterer angående kontrakt." Lägg till en annan, senare påminnelse som lyder "Mottog undertecknat kontrakt från cateringfirman." Det är inte ovanligt att ta sig an en uppgift och anse den som klar när den egentligen bara var klar på din sida.
