Ditt evenemangsförslag är först och främst en återspegling av din kund. Eftersom att planera ett evenemang kräver att evenemanget anpassas för att passa din kunds behov och budget, bör ditt förslag återspegla en händelse som är personlig och unik. Du kan använda en mall som en allmän guide för att komma igång med att skriva ditt evenemangsförslag, men sedan skräddarsy det och inkludera de individuella tjänsterna som tillhandahålls för varje kund.
En anteckning innan du börjar
Det första steget är att träffa din Potentiell kund för att diskutera vad de har i åtanke för detta evenemang, vad syftet är, antalet gäster och vad de hoppas kunna åstadkomma. Förutom datum, tid och önskad plats, notera eventuella idéer angående temat, catering, övergripande estetik, färger eller atmosfär som diskuterades under detta möte.
Komma igång med evenemangsförslaget
Varje förslag ska skrivas med kunden i åtanke. Evenemangsplanering är en tjänsteverksamhet, och det är service, personlig touch och kreativt förhållningssätt som gör ett evenemang framgångsrik och minnesvärd, två egenskaper som gör en lång väg att generera nya kunder för din företag. Förslagen bör vara välskrivna och noggrant undersökta, och tillhandahålla nödvändiga detaljer så att kunden kan föreställa sig vad du har i åtanke.
- Presentera dig själv och projektet. Börja med en kort introduktion till dig och ditt eventplaneringsföretag. Inkludera detaljer som hur länge du har varit i branschen och din yrkesbakgrund. Vissa planerare sätter det här avsnittet i slutet, ungefär som en bokförfattares biografi på ett skyddsomslag eller baksida.
- Skriv en attraktiv händelsebeskrivning. Sammanfatta det faktiska evenemanget, inklusive detaljerna som diskuterades under dina möten, såsom målet för evenemanget, allmän tidsram, antal gäster och möjliga platser. Om du inte är en skicklig skribent, hitta eller anlita någon som är skicklig med ord för att ge detta avsnitt så mycket tilltal som möjligt.
- Lista alla tjänster som tillhandahålls. Detta avsnitt är särskilt viktigt. Kunden behöver veta specifikt vilka tjänster du kommer att tillhandahålla för detta evenemang. En checklista med punktpunkter visar tydligt vilka olika tjänster som ingår. Detta tillvägagångssätt fungerar bra för mindre funktioner som bröllopsdusch eller festmiddagar och är lätt för kunden att se vad du ska göra och vilka leverantörer du kommer att använda. För större evenemang med flera funktioner, som en cocktailtimme eller lunch, kanske du vill skapa sektioner för varje aspekt av evenemanget och sedan lista de specifika tjänster som tillhandahålls för var och en.
- Visa ditt tidigare arbete. Om du har planerat liknande evenemang tidigare, inkludera bilder på dessa evenemang för att visa upp ditt arbete. Visuella representationer kan hjälpa kunden att se vad du kan göra, och är en stor försäkran om att din stil matchar deras vision. Att ha saker att jämföra med kan verkligen hjälpa till att effektivisera evenemanget när det väl är dags att bryta marken.
- Inkludera monetär information genomgående. Medan kunden kanske läser ditt förslag och tar in alla detaljer och bilder av händelsen du föreställer dig, växlar detta tänkesätt vanligtvis när det kommer till avsnittet som handlar om pengar. Du vill inte att processen ska ta ett abrupt stopp, så undvik plötsliga förändringar i språket eller tonen till alla affärer och fakta. Namnge ett avsnitt "Föreslagna kostnader" och fortsätt att guida kunden genom aspekterna av detta evenemang genom att noggrant formulera kostnaderna, samtidigt som priserna peppar igenom hela förslaget. Hjälp din kund att se ditt förslag som en serie steg, vart och ett med olika tjänster och relaterade kostnader. Ge en detaljerad sammanfattning som listar priset för varje artikel och dess syfte så att kunden kan föreställa sig händelsen och förstå den relaterade kostnaden.
Ett sista ord
Den sista delen av ditt förslag är ett tack för deras övervägande. Ange kontaktinformation – inklusive din webbplats, e-postadress och telefonnummer – så att potentiella kunder kan komma i kontakt med dig med eventuella frågor eller, ännu bättre, för att anställa dig för jobbet.
