Tillbaka i skolan var gruppprojektet inte alltid en positiv upplevelse. Oundvikligen, i varje grupp, arbetade vissa hårdare än andra medan andra aldrig dök upp. Som ett resultat kan det vara frustrerande om du är en av teammedlemmarna som bär det mesta av lasten.
Det är lite annorlunda i affärsvärlden eftersom varje projekt har en projektledare och denna person kan dela ut verkliga konsekvenser om teammedlemmar inte slutför sina uppgifter. Även om projektledaren inte har disciplinär auktoritet över sitt team, kan eventuella dåliga prestationer av en medlem komma tillbaka till sin chef och reflektera negativt över sin karriär.
Det är troligt att projektledaren inte kommer att få välja gruppmedlemmarna för projektet, och kommer inte att ha behörighet att ta bort en medlem på grund av dålig prestation. Hur hanterar du ett projekt när dina teammedlemmar inte rapporterar till dig?
Här är sex tips om hur man leder ett projekt när teammedlemmarna inte rapporterar till dig.
Förtydliga dina gränser med chefen
Innan du ens har ditt första teammöte, sätt dig ner med personen som tilldelade dig detta projekt och prata om ledningens förväntningar. Detta är naturligtvis enklast om du och alla teammedlemmar rapporterar till samma person, men även om inte, vill du ha den här konversationen.
Det här är frågor du vill ställa:
- Har du makten att ta bort och ersätta personer i teamet om de inte tränar?
- Har detta projekt prioritet framför andra projekt? Om inte, var sitter ditt projekt i hierarkin. Med andra ord, kan du berätta för dina teammedlemmar att de måste sluta göra ett annat projekt för att hålla en deadline?
- Om du har problem med teammedlemmars prestationer, kommer chefen med disciplinär makt att backa upp dig, eller anses du vara jämställd med teammedlemmar?
- Om du inte redan har gjort det, fråga vad målen är för projektet och den förväntade tidsramen för slutförandet.
Om du har fastställt dina gränser innan projektet börjar, vet du precis hur långt du kan gå och vad du kan begära av dina teammedlemmar. En chef som säger "det här projektet är högsta prioritet" men inte backar dig på det, är detsamma som chefen säger, "det här är inte högsta prioritet."
Men att få inköp från din chef om huruvida projektet är en högsta prioritet kan hjälpa dig att få medlemmar att arbeta så hårt som möjligt. Och var inte rädd för att vara direkt med din chef genom att nämna att du vill veta nivån på projektets betydelse så att du kan kommunicera det budskapet till teamet. Du vill kommunicera att alla har samma mål, att få projektet färdigt ordentligt och i tid.
Du kan också följa upp din chef via e-post och be att bekräfta att projektet har högsta prioritet. När du har fått den mejlade bekräftelsen kan du vidarebefordra e-postmeddelandet till teamet om det behövs.
Det är viktigt att komma ihåg att teammedlemmarna kan ha andra ansvarsområden utöver projektet. Som ett resultat kanske de inte anser att ditt projekt är en högsta prioritet för dem i början, men det beror inte nödvändigtvis på att de inte bryr sig eller att de vill undvika att arbeta. Det är ganska troligt att de helt enkelt har andra uppgifter och ansvar som de behöver utföra dagligen. Detta gäller särskilt när man arbetar med kollegor från olika avdelningar.
Prata med din chef för att klargöra vikten av projektet, målen och tidslinjen, och Att kommunicera den informationen med teamet tidigt kan hjälpa till att göra processen smidigare och bli mindre stressig.
Prata med ditt team innan du gör uppdrag
När du har ett tvärorganisatoriskt team är det lätt att göra uppdrag. Jane från marknadsföring kommer att sköta marknadsföringsuppgifterna. Karen från finans kommer att sköta ekonomin. Men även när ansvaret är tydligt, prata med dina teammedlemmar först.
Du kanske får reda på att både Karen och Jane bad om att få vara med i det här teamet för att lära dig mer om andra delar av företaget, så när du tilldelar dem sina expertområden kan de bli frustrerade.
Det här samtalet är avgörande för att ha en bra teamrelation. Även om du är ansvarig för det ultimata projektresultatet, kommer du inte att uppnå bra resultat utan teammedlemmar som är ombord. Kort sagt, stärk dina teammedlemmar genom att be om deras input och deras bekymmer. När projektet är klart och framgångsrikt kan hela teamet känna stolthet över att veta att var och en av dem spelade en aktiv roll i dess framgång.
Dubbelkolla med chefen
Om du efter att ha pratat med dina teammedlemmar bestämmer att det enda sättet att utföra denna uppgift är att ge uppdrag som en eller flera personer tycker är obehagliga, prata med din chef innan du gör uppgifter.
Varför? Du vill vara säker på att du har den backup du behöver och att du inte har försummat ett alternativ som kommer att göra uppdragen mer tillfredsställande för teammedlemmarna.
Ta minst en usel uppgift själv
Alla kanske vet att du valdes att leda detta team på grund av din meritlista av framgång, men det är också viktigt att kavla upp ärmarna och komma in i mixen av saker.
Att ta sig an något svårt eller obehagligt skickar budskapet att du är en del av laget och att du bryr dig om dina lagkamrater. Att tilldela de obehagliga uppgifterna skickar budskapet att du tror att du är bättre än dina lagkamrater.
Detta betyder inte att du måste göra alla de usla uppgifterna. Men se till att de är rättvist fördelade mellan teammedlemmarna. Vad som är obehagligt varierar från lag till lag, men varje projekt har något som ingen vill göra. Ofta finns det många uppgifter som alla skulle vilja undvika. Se till att de delas rättvist, och du tar din del.
Ge snabb feedback
Kom ihåg att feedback är mer än att säga "bra jobbat" eller "dåligt jobb", det är "det var ett bra jobb för att..." och "det blev inte så bra för att..." Utan därför-fraserna lär ingen sig. Och så länge du vill dela ut feedback, se till att du accepterar feedback från dina teammedlemmar.
Återigen, du ger dem möjlighet att göra ett bra jobb och påminner dem om att deras framgång är din framgång och att ni alla är med i detta tillsammans. Genom att ge feedback och lära dem hur man gör en uppgift, särskilt om du har mer erfarenhet, kommer du att skapa en positiv arbetsmiljö.
Håll alla informerade
Som teamledare kommer du att rapportera framsteg till din organisations chefer och seniora ledare. Se till att du tar informationen från dessa möten tillbaka till ditt team. Låt dessutom din grupp veta vad du kommer att säga på dessa möten.
Ge också alla kredit, särskilt när beröm är inblandat. Går projektet bra för att du är fantastisk? Jo, självklart, men säg inte så. Säg att projektet går bra eftersom teamet är fantastiskt. Alla kommer att veta att du är en del av laget.
Men vad händer om projektet går fruktansvärt? Delar du på skulden? Ja, men bara privat. Du går individuellt till teammedlemmar och arbetar för att hjälpa till att ändra deras inriktning eller bidrag. Om det inte fungerar går du till din chef och tar upp problemen.
Om du har makten att ta bort människor från teamet är det dags att göra det nu, men om du inte har det kan du prata med personen som gör det. Men vad du än gör, börja inte skvallra eller klaga på dina teammedlemmar. Det kommer att förstöra deras moral och göra allt värre.
Kom ihåg att ett framgångsrikt lett teamprojekt kan stärka din karriär, främja ditt professionella rykte och göra ditt arbete synligt i din organisation. Resultatet kan bli ytterligare uppdrag eller en befordran.
Suzanne Lucas är en frilansskribent som tillbringade 10 år inom företagets mänskliga resurser, där hon anställde, sparkade, hanterade siffrorna och dubbelkollade med advokaterna.
