Varje organisation och verksamhet (från advokatbyråer till tillverkande företag) behöver en policy som riktar sig till besökare på arbetsplatsen. Dessa arbetsplatspolicyer skyddar besökare, anställda och företaget i stort. Besökare kan skada sig själva, skada andra eller orsaka skada på egendom.
Det finns också risk för stöld (intellektuell eller fysisk), sabotage och till och med terrorism. Även om varje organisation kräver något annat (ett Fortune 50 HQ-kontor upplever mycket fler besökare än en liten elektroniktillverkningsbutik) täcker exemplet nedan huvudpunkterna.
Åtkomstpolicyer för besökare utvecklas av HR-avdelningen och de flesta HR-proffs har antingen en policy eller vet hur man skriver en. Om inte, kan de få en från en professionell organisation som SHRM (Society of Human Resource Management).
Ett fallprov
Zipline International (ett fiktivt företag) är framgångsrikt eftersom de anställer begåvade proffs och tillverkar ledande produkter inom sin bransch. Eftersom obehöriga besökare kan stjäla immateriell egendom, skadas i farliga tillverkningsområden eller skada anställda, har Zipline implementerat en strikt policy för besökarnas åtkomst. Policyn går långt för att skydda affärshemligheter och skydda besökare och anställda.
Checka in och checka ut
Alla besökare måste vara registrerade i programvaran för besökshantering som drivs av receptionisten vid entrén. Systemet registrerar namn och företagstillhörighet för varje besökare, samt syftet med och varaktigheten av deras besök.
Besöksmärke
Vid incheckningen får varje besökare sin bild tagen och får en foto-ID-bricka. Tillsammans med deras foto visar märket besökarens namn och varaktigheten av deras besök. Besöksbrickan ska alltid bäras.
Besökare måste alltid åtföljas av en sponsrande anställd
Alla besökare måste åtföljas av den eller de anställda de besöker under hela vistelsen. Detta krav gäller inte för besökare från Ziplines filialkontor. Särskilda arrangemang kan göras för att tillgodose entreprenörer som hyrs in för långsiktiga uppdrag, men dessa arrangemang måste godkännas med säkerhetsdirektören.
Fotografier
Inga bilder får tas utan föregående godkännande från den juridiska avdelningen eller säkerhetschefen. Dessutom kan fotografering som är tillåten inte publiceras utan förhandsgodkännande från marknadsdirektören.
Sekretess
Alla besökare måste underteckna en NDA (sekretessavtal) vid incheckningen.
Gästnätverksåtkomst
Besökare som behöver tillgång till internet får ett gästanvändarnamn och lösenord för Ziplines trådlösa nätverk. En gäst får inte vid något tillfälle komma åt företagets intranätsprogram med sin bärbara dator eller annan mobil enhet.
Floor Marshalls roll
Varje anställd som upptäcker en besökare utan märke bör omedelbart göra den uppmärksam på den avsedda golvvaktmästaren för sitt område. Golvmarshallen har första linjens ansvar för att upprätthålla besökshanteringspolicyn. Vid nödutrymning skriver receptionisten ut en lista över alla besökare och levererar listan till golvmarshallen i evakueringsområdet. Golvmarschaller ansvarar för att redovisa alla besökare under en evakuering.
Varning:Detta är ett exempel på policy och utgör inte juridisk rådgivning. Det är bara tänkt att vara en utgångspunkt för att skapa en policy som är skräddarsydd för ditt företags specifika behov. Zipline International är ett fiktivt företag (såvitt jag vet) och namnet användes endast som ett exempel när jag skrev denna policy.
