Telefon tidsplanering är viktigt eftersom telefonen fortfarande är det primära kommunikationsverktyget för de flesta småföretag. Men mycket av tiden som företag spenderar använder telefonen är ett slöseri med tid. Istället för att kommunicera med de människor vi vill kommunicera med när vi ringer utgående samtal, slösar vi bort tid på att prata med andra människor eller maskiner och spelar ändlösa rundor med telefontaggar.
Men tänk om vi bara kunde ringa och prata med de vi ville prata med, säga vad vi ville säga och gå vidare? Föreställ dig hur mycket mer produktiv vi skulle kunna vara och hur mycket tid vi skulle behöva göra andra saker.
Jo, vi kan - och allt som krävs är lite förberedelser i förväg.
Håll din kontaktinformation uppdaterad
Oavsett om de är leverantörer, regelbundna kunder, eller entreprenörer, många av oss ringer samma personer upprepade gånger. Håll din kontaktinformation uppdaterad med tidsbesparande detaljer så att du inte slösar tid på att försöka nå personer som inte är tillgängliga.
Till exempel, om du vet att en viss person du vill nå äter lunch mellan 13.00 och 14.00. varje dag, varför slösa bort min tid på att försöka ringa henne under den här tiden?
Programnummer du ringer ofta
Programmera in numren för dem du ringer regelbundet i din telefon för att spara tid på att leta upp dem.
Planera dina utgående samtal
Innan du ringer, skriv ner huvudmålet med samtalet och de viktigaste punkterna du vill täcka. Detta hjälper dig att hålla dig till punkten när du är i telefon och se till att du täcker allt du vill täcka, spara tid under samtalet och slippa ringa igen för att du glömt något.
Håll kontaktens information framför dig
Om du ringer någon som är inskriven i din kontaktdatabas, ha all information om personen du ringer framför dig när du ringer. Oavsett om du använder en stationär dator, en mobil enhet eller en Rolodex, är detta ett utmärkt minneshjälp under samtalet. Dessutom, om du inte behöver slå upp något som namnet på kundens man, har du möjlighet att göra anteckningar under samtalet, vilket sparar ännu mer tid.
Använd en högtalartelefon eller headset
Naturligtvis, om du vill göra anteckningar under ett samtal (eller göra något annat medan du pratar i telefon), är en bra högtalartelefon eller headset avgörande. Att frigöra händerna kan frigöra mycket tid.
Lämna ett detaljerat meddelande
Om du når någons telefonsvarare eller röstbrevlåda, lämna ett fullständigt meddelande som ger ditt telefonnummer två gånger och anger anledningen till att du ringer. Till exempel, "Detta är Susan Ward på (telefonnummer). Jag ringer för att diskutera uppskattningen för ditt projekt. Du kan nå mig på (telefonnummer) i eftermiddag."
Att ange ditt nummer två gånger ger mottagaren av meddelandet en mycket bättre chans att få det rätt och få det nedskrivet utan att spela upp meddelandet.
Ge inte efter för telefontvång
När du försöker nå någon och du inte har gjort det, är det frestande att ringa tillbaka - kanske varje halvtimme! Men om du har skickat ett ordentligt meddelande, behöver du inte slösa bort din tid på att lämna upprepade meddelanden (och fylla på personens telefonsvarare eller röstbrevlåda). Ge personen du ringer en rimlig tid på sig att ringa tillbaka, till exempel till nästa arbetsdag.
Blockera tid för telefonsamtal
Schemalägg dina telefonsamtal och ring dem alla på ett enda tidsblock, om möjligt. De flesta av oss är inte så bra på multitasking och tappar en hel del produktivitet när vi bläddrar fram och tillbaka från en uppgift till en annan. Så om du har ett dussin samtal att ringa en viss dag är det mer effektivt att ringa alla på en timme än att ringa ett eller två, och sedan ringa ytterligare tre samtal en timme senare, och ytterligare två 45 minuter efter den där.
Boka dina utgående telefonsamtal, om möjligt
Om det inte kommer att bli ett snabbt samtal, när du först ringer någon, presentera dig själv, berätta för henne varför du är det ringer och fråga henne sedan om det är lämpligt att prata eller om hon föredrar att boka en tid för att diskutera Det. Ordna sedan att du ringer henne vid den tidpunkten. Detta kan inte bara spara tid på plats utan spara tid när du ringer tillbaka personen eftersom ni båda är beredda att diskutera frågan som du ursprungligen ringde om.
Ring dina utgående telefonsamtal på "prime time"
Forskning har visat att fler människor är på sina kontor tidigt på morgonen och kan nås mellan 08.00 och 11.00.
