En jobbanalys är en process som används för att samla in information om arbetsuppgifter, ansvar, nödvändiga färdigheter, resultat och arbetsmiljön för ett visst jobb. Du behöver så mycket data som möjligt för att sätta ihop en arbetsbeskrivning, vilket är det frekventa resultatet av jobbanalysen.
Om du missar viktig information kan det sluta med att du betalar en anställd felaktigt, och på så sätt främja anställdas missnöje och olycka. Eller så kan du oavsiktligt anställa en anställd som saknar en nödvändig kompetens som behövs för att utföra jobbet.
Jobanalysen delar ansvaret för ett jobb ner till de kärnfunktioner som är nödvändiga för att framgångsrikt utföra jobbet. Jobanalysen är användbar för att ge en översikt över de grundläggande kraven för varje position.
Ytterligare resultat av en jobbanalys inkluderar:
- göra planer för personalrekrytering och anställning,
- befattningsinlägg och annonser, och
- prestationsutvecklingsplanering inom ditt resultatstyrningssystem.
Jobanalysen är ett praktiskt verktyg som du kan använda för att fylla i någon av dessa processer för framgång i anställningen.
Hur man utför en jobbanalys
Vissa aktiviteter hjälper dig att skapa en framgångsrik jobbanalys. Arbetsanalysen kan innehålla följande aktiviteter:
1. Se över nuvarande anställdas arbetsuppgifter.
Det är viktigt att du frågar de faktiska anställda som gör jobbet vad de gör varje dag på jobbet. Ofta har HR och ledning (särskilt högre ledning) ingen aning om vad som omfattar de dagliga funktionerna för ett visst jobb. De kanske ser resultatet, men de har ingen aning om vilka arbetshandlingar och beteenden som ingår i den anställde som producerar den.
Om du blir ombedd att lista dina nuvarande ansvarsområden för jobbanalys, var noggrann med den information du tillhandahåller. Säg inte bara att du "producerar månadsrapporter." Säg att du "samlar in data från sex olika avdelningar, kontrollera data för noggrannhet med hjälp av ett specialdesignat Access-verktyg som jag skapade och underhåller, och etc, etc, etc.” Om du lämnar detaljerna kan de tro att din rapport genereras av en knapp som du trycker på en gång i månaden producera.
Se till att du har beskrivit dina dagliga arbetsuppgifter tillräckligt detaljerat så att din organisation kan anställa en kvalificerad ny medarbetare som har kapacitet att utföra jobbet korrekt.
2. Göra internetundersökningar och se exempel på jobbbeskrivningar online eller offline och lyfta fram liknande jobb.
Även om du aldrig vill kopiera ett annat företags arbetsbeskrivning, är det bra att titta på flera när du skriver dina egna arbetsbeskrivningar.
Du kan hitta exempel på arbetsbeskrivningar genom att söka efter "[Jobbtitel] Exempelbeskrivning" eller så kan du titta på platsannonser för tjänster som företag för närvarande anställer. Du kan också titta på LinkedIn för att se hur människor beskriver sina prestationer i ett jobb.
Du kan också se jobbbeskrivningarna som finns listade på sajter som Salary.com eller Payscale.com. Allt detta sökande kan hjälpa dig att ta reda på hur du ska formulera jobbanalysen och hjälpa dig att påminna dig om de uppgifter och ansvarsområden som du kanske har glömt.
3. Analysera de arbetsuppgifter, uppgifter och ansvar som den anställde som fyller positionen behöver utföra.
Inte alla jobb inom ett företag är optimerade. Du kan hitta arbetsuppgifter som är ogjort eller viktiga projekt som du bör flytta från en avdelning till en annan. Du kan upptäcka uppgifter som ett annat jobb skulle klara mer framgångsrikt och enklare.
När du gör en jobbanalys, se till att du tittar på företagets behov och på alla otilldelade eller ologiska ansvar. Arbeta sedan med ledningen för att lägga till de rätta uppgifterna till den korrekta jobbanalysen.
4. Undersöka och dela med andra företag som har liknande jobb.
Ibland delar företag med glädje information om sina arbetsbeskrivningar. Det finns också lönekartläggningsföretag, där du kan matcha dina jobb till deras beskrivningar och dela löneinformation. Men de kan också hjälpa dig att ta reda på vad du ska inkludera i dina egna arbetsbeskrivningar.
5. Artikulera de viktigaste resultaten eller bidragen som behövs från positionen.
Ibland blir du så fast i uppgifterna att du glömde att titta på de nödvändiga resultaten. Till exempel, om det är rapporten som behövs, är all insamling och granskning av data värdelös utan den slutliga analysen och rapporten.
Ibland kan du identifiera hål i din organisation och hitta ett sätt att fylla dem genom att göra jobbanalyser. Arbetsuppgifter tilldelas till exempel ingen anställd som behöver göras. Eller så har ett jobb fler uppgifter än någon person skulle kunna utföra.
Ju mer information du kan samla in, desto lättare kommer du att hitta själva skrivandet av arbetsbeskrivningen. Du behöver inte oroa dig för vackert språk. Du vill ha en funktionell arbetsbeskrivning mer än något annat. Se till att det är tydligt och koncist. Fråga dig själv: "Om någon annan läser detta, skulle de veta vad personen i denna position faktiskt gör?"
Poängen
Skjut inte upp att skriva arbetsbeskrivningar. Du kommer att tycka att de är ovärderliga när du tittar på lön och ersättning vid anställning och befordran, och när du utvärderar om ett arbete uppfyller kvalifikationerna för befrielse från övertid. De är ett effektivt kommunikationsverktyg att använda med anställda så dina förväntningar är tydliga.
