Evenemangsplanerare förstå den avgörande roll som bra skyltning spelar för att få deltagare till och från det breda utbudet av konferenserbjudanden. Med det sagt är det sällan så enkelt att planera en effektiv strategi för evenemangsskyltar som att skapa en handfull skärmar med riktade skumskivor. Närhelst du har hundratals människor som samlas i ett obekant område, bör du anta att det kommer att finnas undantag till och med de bästa trafiktrattarna. Låt oss diskutera 5 av de viktigaste övervägandena att utvärdera innan vi bestämmer dig evenemangsbudget för tryckkostnader.
Anpassa dina rumsnamn med fastigheten
I denna moderna era av erkännande av sponsring ser du ofta ett breakout-rum uppkallat efter en deltagande sponsor. Det är vettigt eftersom det är ett bra sätt att lyfta fram bidragsgivare till konferensen. En sak du inte vill göra är att åsidosätta din lokals rumsnamn.
Till exempel, om lokalen har definierat ditt allmänna mötesrum som bankettrum 4, måste du inkludera denna information på dina skyltar och program. Att följa detta protokoll hjälper alla, från chefer till vaktmästare, att dirigera förlorade deltagare till rätt plats. Annars kan en förlorad själ som letar efter det kreativt namngivna "Guldrummet" gå vidare till flera personer innan de får rätt information.
Använd kardborre för att lägga till flexibilitet till din skyltning
Det är ett enkelt knep som kommer att spara dig mycket krångel på evenemangsdagen. Skapa några allmänna riktningsskyltar med kardborrepilar som du kan ändra efter behov. Vissa trafikmönster är omöjliga att förutsäga, och att ha flexibiliteten att sätta upp vägvisningsskyltar i ett nafs kan rädda dig från katastrof.
På samma linje kan du också dra nytta av kardborrebandets funktionalitet för att återanvända skyltar för framtida evenemang. Parkerings- och toalettskyltar är till exempel den typ av saker du kan använda för praktiskt taget varje evenemang.
Se till att dina skyltar sticker ut från resten
Ett vanligt klagomål för evenemangsplanerare är bristen på vanliga evenemangsskyltar från hotell och konferenscenter. Det enklaste sättet att komma förbi detta är att ta ansvar för alla skyltbehov. Det är vettigt att inventera de interna alternativen som finns tillgängliga, men glöm inte att du kanske måste dela några av dessa resurser med andra evenemang på evenemangsplatsen. Märkesskyltar som skiljer sig från den subtila lokalskyltningen är mycket mer urskiljbara för dina gäster. Människor tenderar att gå precis förbi husskyltar, så se till att ditt varumärke eller din logotyp visas tydligt för att fånga uppmärksamheten.
Få dina gäster till ytterdörren först
Vänta inte på att deltagarna ska komma in i fastigheten innan du börjar dirigera dem. Entré- och parkeringsskyltar är avgörande för att se till att deltagarna parkerar och går in i byggnaden på rätt plats. Lita på mig; du vill inte vara personen som hälsar på en registrerad som precis har gått en halv mil för att de parkerade på fel sida av byggnaden! En bra skyltningsstrategi börjar från det första stället en gäst landar på fastighetens område.
Underskatta aldrig kraften i mänsklig interaktion
Oavsett hur iögonfallande dina skyltar kan verka för dig, kan de aldrig ersätta värdet av ett vänligt ansikte. Hälsningar, vaktmästare och parkeringsvakter kommer alltid att vara det bästa försvaret mot förlorade och irriterade deltagare. De flesta konferenscenter erbjuder dessa tjänster till ett timpris, eller så kan du värva volontärer inifrån din organisation. En strategiskt placerad registreringstabell kommer att lindra en del av behovet av bemanning, men se till du går igenom lokalens egendom och identifierar platser där dina gäster potentiellt kan komma förlorat.
Det bästa sättet att utveckla en bra strategi för evenemangsskyltar är att kasta alla dina antaganden ut genom fönstret. Varje hotell och konferenscenter har en viss nivå av lagerskyltar på plats, men du bör inte lita på den som den primära källan till vägbeskrivningar för din konferens. I en värld där reklam pressas på oss från alla håll måste effektiv skyltning av evenemang sticka ut och fånga dina deltagares uppmärksamhet. Detta kan vara så enkelt som att inkludera din konferenslogotyp på alla skyltar eller ännu mer försäkran, en utsedd personal som ler och svarar på frågor när gästerna anländer.
