Även om det kan vara till hjälp för ett litet företag att bearbeta transaktioner snabbt med ett kraftfullt bokföringsprogram, är det något du vill undvika att betala för att rätta till misstag. Att förstå vilka typer av bokföringsmisstag som ofta görs kan göra skillnad mellan att behöva betala för att åtgärda ett fel och att få det rätt första gången. Här är åtta vanliga redovisningsmisstag som företagare gör och förslag på hur man kan åtgärda dem:
Av misstag registrerar transaktioner under en tidigare period
När du väl har "stängt böckerna" för ett räkenskapsår borde du verkligen inte gå tillbaka för att ändra dem. Ändå tillåter vissa redovisningsapplikationer, som QuickBooks, dig inte att låsa en tidigare periods ekonomi så att du kan lägga upp innevarande års poster i en tidigare period om du inte är försiktig. Andra bokföringsprogram låter dig göra detta misstag om du inte har konfigurerat programvaran för att låsa ekonomi för tidigare perioder.
Granska tidigare periods balansräkning för ändringar
Om du har registrerat transaktioner under en tidigare period kommer balansräkningen att ändras. Därför kan du kontrollera din tidigare periods balansräkning för att säkerställa att den inte har förändrats sedan du senast avslutade dina böcker. Om det ändras måste du undersöka det.
Felaktig saldo i tillgångs- eller skuldsaldo
Tillgångskonton bör ha debetsaldon, medan skuldkonton bör ha kreditsaldon. De vanligaste orsakerna till att ha ett felaktigt saldo på dessa balanskonton är att bokföra poster på det felaktiga kontot, felklassificera konton och duplicera justeringsposter.
Kontrollera din balansräkning för fel
Kontrollera din balansräkning för att säkerställa att tillgångar och skulder har rätt saldon. Om det finns ett konto med ett felaktigt saldo kan du ta fram detaljerna för det kontot för att hitta posterna som orsakade felet. Denna kontroll bör utföras minst en gång i månaden.
Felaktig saldo i inkomst- eller utgiftssaldo
Intäktskonton bör ha kreditsaldon, medan utgiftskonton ska ha debetsaldon. Några orsaker till det här felet är att posta poster till det felaktiga kontot, felklassificera konton och duplicera justeringsposter, vilket är samma anledningar till att ha felaktiga saldon i balansräkningen konton.
Kontrollera din inkomstredovisning för fel
Du kontrollerar din resultaträkning för att se till att intäkter och utgifter har rätt saldon. Om det finns ett konto med ett felaktigt saldo kan du ta fram detaljerna för det kontot för att hitta posterna som orsakade felet. Denna kontroll bör utföras minst en gång i månaden.
Felklassificering av utgifter
Bokföringssystem för småföretag sparar tid eftersom poster kan läggas upp snabbt och enkelt. När information läggs in kan det vara lätt att välja fel utgiftskonto eller utgiftsbeskrivning. Felklassificering av utgifter betyder inte bara att redovisningssystemet kanske inte korrekt återspeglar vad som händer i ditt företag utan kan orsaka verklig huvudvärk om finansiell och skattemässig rapportering inte är korrekt.
Se över dina utgiftsdeklarationer med jämna mellanrum
Tilldela någon att skanna dina utgifter med jämna mellanrum för att se till att uppgifterna verkar rimliga. Till exempel, om en måltidskostnad bokförs på leasingkostnadskontot, kommer den vanligtvis att sticka ut på grund av posternas beskrivning. En annan indikation på att utgifter kan vara felklassificerade är oförklarade budget-till-verkliga skillnader.
Söker inte hjälp när det behövs
Du har hört uttrycket "penny wise and dollar poor" med hänvisning till människor som kommer att spendera några timmar av sin tid för att spara några dollar. Du måste inse att ditt jobb är att driva ditt företag. En entreprenör bygger, en målare målar och en mäklare säljer. Ibland är det helt enkelt inte värt din tid att spendera timmar på timmar med att gå igenom detaljerna i dina räkenskaper eller undersöka hur man rättar till ett fel du har gjort.
Luta dig till en professionell redovisningsexpert
Om du kan tjänar du mer än du spenderar på att ta hand om andra frågor än dina redovisningsfrågor, då bör du överväga att lägga ut problemet på entreprenad till en professionell revisor eller bokförare.
Sparar inte kvitton
Du registrerade noggrant alla dina utgifter i din bokföring. Din utgiftsredovisning är ett konstverk, utan några fel eller utelämnanden. Sedan blir du tillfrågad av IRS; utan kvitton är dina utgiftsredovisningar värdelösa.
Spara dina kvitton
Spara dina kvitton eller gör skannade kopior av dem alla.
Misslyckas med att schemalägga säkerhetskopieringar
Många småföretag är beroende av programvara för att göra bokföringsarbetet åt dem, men tar inte hänsyn till systemkrascher eller fel. Ett enda problem kan radera dina filer.
Schemalägg rutinmässiga säkerhetskopieringar
Schemalägg automatiska säkerhetskopieringar varje vecka med hjälp av molnlagring eller en specifik server som är avsatt för denna uppgift.
Inte utbildningspersonal
Oavsett hur kraftfull din programvara är behöver din personal utbildningen för att vara effektiv. En felaktigt utbildad personal kan förstöra dina poster av misstag, och kasta bort alla dina utgifter och vinstblad.
Utför regelbunden träning
Under introduktionsprocessen, håll omfattande utbildningssessioner och ha kvartalsvisa uppdateringar för att säkerställa att all personal kan ange och köra information korrekt.
