Anställda spenderar mellan en och tre timmar om dagen på att surfa på webben för personliga affärer på jobbet, beroende på den granskade studien. Eftersom de flesta studier är beroende av anställdas självrapporterade data, kommer denna produktivitetsförlust, i kombination med arbetsgivarnas oro för var deras anställda surfar på nätet på jobbet, får fler arbetsgivare att besluta sig för att övervaka anställdas användning av internet.
Anställda handlar, gör bankärenden, besöker sportsidor, betalar räkningar, chattar på Facebook, twittrar på Twitter och mer. Hos de flesta anställda är det tillfälliga aktiviteter de ägnar sig åt på raster och lunch. Om de tillbringar några minuters arbetstid, kompenserar de förmodligen för att svara på e-post efter att barnen har lagt sig.
Missbruk av Internet på jobbet
En andel av de anställda missbrukar privilegiet att använda internet på jobbet. I ett företag tillbringade en missnöjd arbetsledare 6-7 timmar om dagen med att göra allt från jobbsökande till att leta upp recept, shoppa och ladda ner kuponger.
I en annan ändrade en anställd positionen på sin dator, vilket gjorde det omöjligt att se bildskärmen för någon utom den anställde. Detta väckte misstankar hos IT-personalen, så de tittade på hans internethistorik och upptäckte att den anställde laddade ner och tittade på pornografiska filmer.
Om arbetsgivaren hade förblivit omedveten om att den anställde tittade på porr, kunde arbetsgivaren ha ställts inför en stämningsansökan för sexuella trakasserier eller a fientlig arbetsmiljöanspråk. Ingendera skulle ha välkomnats, så arbetsgivaren släppte den anställde. (Arbetsgivarens policy för internetanvändning preciserade tydligt under vilka villkor de skulle säga upp en anställd.)
Arbetsgivarövervakning av anställda som surfar på webben
Arbetsgivare som blockerar åtkomst till anställda som surfar på webben på jobbet är oroliga för anställda som besöker vuxenwebbplatser med sexuellt, romantiskt eller pornografiskt innehåll samt webbplatser för spel, sociala nätverk, underhållning, shopping/auktioner och sporter. Dessutom använder vissa företag URL-blockeringar för att hindra anställda från att besöka externa bloggar. Andra blockerar åtkomst till sajter som Facebook på jobbet.
Beroende på företaget tar datorövervakning många former: vissa arbetsgivare spårar innehåll, tangenttryckningar och tid vid tangentbordet; andra lagrar och granskar datorfiler. Många företag använder varningar för att övervaka vad som skrivs om företaget av anställda och andra övervaka webbplatser för sociala medier.
När företag övervakar e-post använder vissa tekniska verktyg för att hantera jobbet som letar efter nyckelord och fraser, medan andra ger en anställd att läsa och granska det manuellt.
Varför arbetsgivare övervakar onlinebeteende
Arbetsgivare anser att denna personalövervakning är nödvändig för anställdas produktivitet, juridiska skäl, säkerheten för företagsinformation och för att förhindra en miljö av trakasserier.
Manny Avramidis, president och VD för American Management Association, skriver:
"Det finns främsta skäl till varför arbetsgivare övervakar anställdas internetbeteende på jobbet, beroende på organisationen och dess anställda. De anställdas produktivitet är nyckeln. Vissa företag kommer att säga att affärshemlighetsfrågor är viktiga, inte nödvändigtvis för att anställda avsiktligt delar företag information, men anställda kanske inte inser vikten för konkurrenterna av sådana produkter som nya produktfunktioner och organisation diagram.
"Intranätsajter delar information som arbetsgivare inte vill att utomstående ska veta på grund av konkurrens och behovet av att slå konkurrenter till marknaden. Andra företag är oroade över bedrägerier när det gäller datasäkerhet, och ser till att information inte stjäls.
"Vissa företag kommer att säga att säkerhet och produktivitet är deras viktigaste problem, vilket kan involvera övervakning av anställdas plats via GPS [global positioneringssatellit], videokameror i produktionsarbetsområden och säkerhetsvakter för att kontrollera ID och innehållet i föremål som tas med till arbete. Och andra arbetsgivare kommer att åberopa potentiellt ansvar eftersom de har blivit brända i domstol. De flesta organisationer har lite kapital att övervaka och det är ganska billigt att göra det. Så det gör de."
Fler arbetsgivares oro för att surfa på webben på jobbet
Utöver oron över vilken typ av webbplatser anställda besöker på jobbet av dessa skäl, motiverar ett antal ytterligare farhågor arbetsgivare att övervaka anställda som surfar på webben på jobbet.
Rättstvister är en allvarlig fråga för arbetsgivare, säger Nancy Flynn, verkställande direktör för The ePolicy Institute och författare till Handboken för ePolicy och andra internetpolicyrelaterade böcker.
Enligt Society for Human Resource Management (SHRM), "I denna tid av digital information, företagschefer, HR-proffs, IT-proffs och jurister måste arbeta nära tillsammans för att utveckla policyer och procedurer relaterade till anställning journalföring. I händelse av anställningsrelaterade tvister kommer en grundlig sökning troligen att göras av en arbetsgivares elektroniska register.
"Elektroniska data inkluderar e-post, webbsidor, ordbehandlingsfiler, datordatabaser och annat information som finns lagrad på en dator och som finns i ett medium som kan lässkyddas genom användning av datorer. Det kan också inkludera elektroniska spår som lämnas kvar, till exempel när en chef lägger till eller tar bort text till en prestationsrecension, de formler som anställda används för att göra kalkylbladsberäkningar eller redigeringar av ett memorandum och annat oavsiktligt lagrat data.
"Elektronisk data blir allt viktigare i rättsprocesser. Samråd med juridiska rådgivare om elektronisk datalagring, lagring och förstörelse är särskilt viktigt eftersom Federala regler för civilprocess—regel 34 ändrades specifikt för att ta itu med upptäcktsregler för elektroniskt lagrade information."
Enligt AMA: s Avramidis är övervakning av anställda oundviklig eftersom tekniken för att göra det blir billigare. Han skriver:
"Där arbetsgivare ofta kommer till korta är att de berättar för anställda att de kommer att övervakas men de beskriver inte exakt vilket beteende som förväntas eller inte förväntas. Att förklara exakt vad deras förväntningar är på policyn är viktigt. Att utbilda de anställda och förklara definitionen av vad som är rättvis och acceptabel internet- och e-postanvändning årligen rekommenderas."
"Oavsett hur du tycker om det kommer arbetsgivare som inte övervakar att bli färre och färre, inte för att spika anställda, men eftersom övervakning blir allt mer affärsmässigt meningsfull." — Manny Avramidis, vd och koncernchef, den amerikanska ledningen Förening
Medan ett ökande antal stater och jurisdiktioner kräver att arbetsgivarna gör det meddela anställda om elektronisk övervakning, gör majoriteten av arbetsgivarna ett bra jobb med att varna anställda när de övervakas.
De flesta arbetsgivare informerar anställda om att företaget övervakar innehåll, tangenttryckningar och tid vid tangentbordet och de flesta låter anställda veta att företaget granskar deras datoranvändning. De flesta uppmärksammar också anställda på e-postövervakning.
Ska du övervaka anställda?
Övervakningen av anställdas tid och användning online är en signal om misstro och inkongruent med en medarbetarorienterad kultur som betraktar anställda som företagets främsta tillgångar.
Om färre än 1% av de anställda, enligt vissa rapporter, missbrukar sin arbetsdag och arbetsgivare förtroende online, varför få 100 % av de anställda att känna sig obekväma och misstrodda? Så utövandet av elektronisk övervakning av anställda på jobbet har starka för- och nackdelar.
Elektronisk övervakning av anställda på jobbet kan ge resultat som är fördelaktiga för arbetsgivaren när det gäller att kontrollera missbruk. De kan skydda en arbetsgivares intressen i en rättegång – eller inte – beroende på situationens karaktär.
Men det finns kraftfulla skäl till varför en arbetsgivare kanske inte vill använda anställdas internetövervakning. Avramidis säger att detta beslut beror på företaget och den arbetsmiljö en arbetsgivare vill skapa:
"Beroende på vilken frihetsnivå som tillåts i ett företag eller typen av arbetsgivare kan det inte vara önskvärt med elektronisk övervakning av anställda. Företag som anställer nya högskolestudenter, som har helt suddiga linjer och är online hela dagen, är ett exempel.
På stora onlineshoppingdagar som Cyber Monday eller Prime Day, stora sporttillfällen som NCAA-mästerskapens March Madness och andra populära evenemang, kan arbetsgivare frestas att överreagera. Anställda kan känna att de behöver smyga och fuska för att göra sina internetaktiviteter. Men en sund balans gynnar alla parter.
Arbetsgivare kanske vill tänka två gånger på att utveckla och implementera policyer som förbjuder all personlig datoranvändning online under arbetsdagen när anställda fortfarande svarar på e-post efter arbetstid.
Anställda måste också utöva rimlig internetanvändning. Få arbetsgivare kommer att tjafsa under några minuter för att lägga en beställning, men många motsätter sig välförtjänt att en anställd jämför priser online under halva arbetsdagen. IT-avdelningar har under tiden legitima farhågor om hur streaming saktar ner företagets system.
Det skulle ankomma på anställda att förstå sin arbetsgivares internet-, e-post- och datorpolicy och förväntningar. Arbetsgivare som har sagt upp arbetare för missbruk av e-post gjorde det av följande skäl:
- Brott mot en företagspolicy
- olämpligt eller stötande språk
- Överdriven personlig användning
- Brott mot företagets sekretessregler
Känn till din arbetsgivares policy om internet och e-postanvändning. Vad du inte vet eller uppmärksammar kan skada din ställning hos din arbetsgivare.
Alternativ till medarbetarövervakning
Här är sätt att skapa en organisatorisk miljö där anställda inte missbrukar sin arbetsgivares förtroende:
- Utveckla en solid internet- och e-postpolicy som ger anställda tydliga förväntningar om arbetsgivarens ställningstagande till personlig tid online på jobbet. Denna policy kan i stort sett förbjuda vissa aktiviteter och webbplatsbesök utan att få anställda att känna sig som kriminella. Policyn kan betona ansvar, tro, professionellt förtroende och tillit.
- Kommunicera policyn med hjälp av många exempel så att anställda inte blir förvirrade över kraven. Kommunicera kontinuerligt dina förväntningar och tilltala anställda individuellt som utnyttjar sin arbetsgivares tid. Om en anställds produktivitet eller bidrag sjunker, kommunicera med den anställde för att avgöra om onlineanvändning påverkar prestandan. Använda sig av progressiv disciplin med anställda som upprepade gånger bryter mot dina förväntningar och förtroende.
- Utbilda dina chefer och arbetsledare om hur du ska fastställa och upprätthålla förväntningarna och policyerna på din arbetsplats. Träna dem att känna igen när en anställd kanske missbrukar internettid eller webbplatser på jobbet.
- Utveckla och upprätthålla en förtroendekultur. Att utveckla en miljö där anställda själv övervakar personlig onlinetid på jobbet är det mest effektiva tillvägagångssättet. Hantera anställda som är över gränsen från fall till fall. Belasta inte majoriteten av dina hårt arbetande anställda med alltför betungande politik på grund av någras handlingar. Bli av med de få.
Övervakning får anställda att slösa energi på att oroa sig för om det de gör är acceptabelt och det uppmuntrar en 9-till-5-mentalitet. En valfri arbetsgivare hittar alternativ till anställdas internetövervakning.
