När du planerar en konferens är det ett avgörande beslut att välja hur mycket du ska debitera folk för att delta i. Om priset är för högt riskerar du att missa dina närvarosiffror. Å andra sidan, om du inte klarar tillräckligt efter kostnader, kan även en liten kris förvandla hela satsningen till en förlust.
I slutändan kommer de två viktigaste faktorerna för att bestämma din prisstrategi för konferenser vara de förväntade kostnaderna och uppskattningar av närvaro. Utan dessa prognoser blir det svårt att välja en prismodell som bäst passar din organisation och deltagare. Ge dig själv gott om tid att undersöka dessa två siffror innan du bestämmer din prismodell.
Efter allt det hårda arbete du lagt ner på att sätta ihop ditt evenemang, från att lokalisera din målmarknad till att anpassa din konferens för att möta deras behov är det värt att studera de olika prissättningsstrategierna som beskrivs nedan och välja en som ger den bästa lösningen för din marknad.
Retailmetoden
Den mest grundläggande prissättningsstrategin du kan använda är att beräkna utgifter, lägga till en vinstmarginal och sedan dividera summan med den lägsta beräknade närvarosiffran. Återförsäljare har formulerat prognoser som denna i flera år, men det kräver noggrannhet.
För att skissa en siffra skulle du ta statiska kostnader som lokalhyra och audio/visuella avgifter som inte ändras oavsett hur många som deltar och väger dem med variabler som mat och annat per person utgifter. Det är här dina beräknade minimikrav är viktiga eftersom de i slutändan kommer att täcka dina fasta kostnader.
Marknadsprissättning
När du baserar dina konferensavgifter på marknaden spelar du i princip med en vision om vad folk har råd med. Det är motsatsen till detaljhandelsmetoden eftersom den börjar med att sätta inträdespriset och sedan arbeta bakåt för att bygga konferensen inom den budgeten. En sak att tänka på med marknadsprissättning är att den baseras på upplevt värde. Med andra ord kommer deltagarna inte att lämna över sina pengar bara för att du har ett evenemang. Du måste tillhandahålla exceptionellt värde, annars kommer du att kämpa för att sälja biljetter till vilket pris som helst.
Priser för begränsad åtkomst
Det här är en prissättningsmodell som erbjuder fler funktioner och fördelar för dem som betalar mer. Till exempel kan en grundläggande biljett släppa in någon till huvudsessionen och breakouts. Nästa nivå skulle ge allt detta plus en plats vid keynote-lunchen. VIP-biljetten skulle inkludera föredragna sittplatser vid alla evenemang och tillgång till ett exklusivt pausrum och nätverksfunktion efter evenemanget. Återigen, nyckeln till framgång är att skapa tillräckligt med värde i varje nivå för att generera tillräcklig efterfrågan.
Incitament och straff
Du kan använda incitament och straff för att uppmuntra registrering inom en viss tidsperiod. Du har säkert sett "early bird" registreringserbjudanden vid många av de evenemang du har deltagit på. Målet med dessa kampanjer är att täcka alla dina fasta kostnader tidigt så att du inte kämpar för att samla in pengar mot slutet.
Påföljder eller avgifter för sen registrering är nästan avgörande om du serverar mat eftersom de flesta cateringkontrakt inkluderar tilläggsavgifter för beställningar som görs efter det sista garantidatumet. Se till att förklara detta för sena registranter, eftersom de ofta känner sig manipulerade av påföljder när den extra avgiften i själva verket endast tvingas till för att täcka dina kostnader.
Tillgång efter evenemanget
Att erbjuda onlineåtkomst till en inspelad version av dina konferenssessioner är en populär idé i internetåldern, men var medveten om att denna strategi har potential att påverka dina marknadsföringsinsatser. Det kommer att finnas några potentiella deltagare som inte kommer att känna sig motiverade att delta i liveevenemanget när de upptäcker att sessionerna kommer att spelas in. För att inte tala om, din organisation kommer också att ådra sig kostnader för inspelningsutrustning, webbplatshantering och värdavgifter. Av dessa skäl är det bättre att begränsa online-åtkomsten till endast deltagare eller ta ut en betydande avgift för icke-deltagares åtkomst.
